Néhány évvel ezelőtt a beszerzési osztályok gyakran szigetszerűen működtek a vállalaton belül, aztán jött a COVID és az ellátási láncok drámai széthullása, majd újrarendeződése. Ekkor egyértelművé vált, hogy a beszerzési folyamatokat muszáj stratégiai szintre emelni, ha egy cég biztosítani szeretné a stabil és kiszámítható működését. 2020-ban és 2021-ben olyan rugalmasságról és alkalmazkodókészségről tettek tanúbizonyságot a beszerzők, aminek a pozitív hatásait nem lehet elégszer hangsúlyozni.
Mára az is egyértelművé vált, hogy a beszerzési osztályoknak bizony nemcsak a gazdasági, hanem a technológiai és a társadalmi folyamatokra is reagálniuk kell. Nagy szavak, vagy épp ellenkezőleg, üres frázisok ezek? Cseppet sem. Ha megpróbáljuk hétköznapi, kézzel fogható dolgokra lefordítani ezeket a hatásokat, akkor könnyű belátni, hogy az infláció, a ChatGPT, társadalmi felelősségvállalás vagy a hulladékcsökkentés mind-mind olyan témák, amelyek mellett nem mehetnek el szó nélkül a beszerzési osztályok sem.
Ezt támasztja alá a Deloitte 2023-as felmérése is, amelyben 40 ország közel 350 beszerzési vezetőjének (CPO) meglátásait összegezték. Ebben a beszerzők által említett legfontosabb üzleti prioritások a működési hatékonyság növelése (74%), amit holtversenyben követ a digitális átalakulás és az ESG/CSR fokozása (72-72%-kal), illetve dobogós helyen végzett idén az árrések javítása is (71%), amit költségcsökkentéssel kívánnak elérni.
Az eredmény igazán meglepő, ha figyelembe vesszük, hogy 2021-ben az ESG (Environmental, social and governance) fontosságát még csak a hetedik helyen említették. Az inflációból eredő költségnyomást talán magyarázni sem kell, ezt minden vállalkozás a saját pénztárcáján is érzi.
AI a beszerzésben: fontos, de van fontosabb is?
Habár a csapból is az folyik, hogyan alakítja majd át a Chat GPT az üzleti folyamatokat, úgy tűnik, hogy ez mégsem jelenik meg elsöprő fölénnyel a beszerzési osztályok prioritási listáján. Sőt, a digitális átalakulás némileg kevesebb hangsúlyt kapott idén. Míg 2021-ben még a CPO-k 76%-a említette, 2023-ban csak 72%-uk helyezte fókuszba. A szakértők szerint a visszaesés oka az lehet, hogy a beszerzési osztályok egyébként is számos kihívást kezelnek, így az erőforrásokon és a figyelmen is osztozni kell. Ugyanakkor nem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy a visszaesés ellenére a dobogó második helyén végzett a digitális átalakulás és a beszerzési vezetők 55%-a a legjobb stratégiák között említik.
Bár a beszerzési osztályok nagy utat tettek meg az elmúlt években a digitalizáció terén, az AI fejlődésének sebessége olyan módon fogja felkavarni az életünket, amit ma még el sem tudunk képzelni. A beszerzés folyamata egész biztosan másképp fog kinézni a jövőben, ha általánosan elterjedté válnak az olyan AI alapú technológiák, mint a mintafelismerés, a kognitív elemzés, a természetes nyelvi feldolgozás vagy az automatizálás.
Ezek mindegyike megérne egy-egy külön tanulmányt, ezért inkább csak néhány kézzel fogható példát említünk arra, hogy mi mindenre alkalmas az AI a beszerzési folyamatokban:
1. Számlaadatok kinyerése
2. Költségek osztályozása
3. Szerződéskötés
4. Kockázatértékelés
5. Automatizált compliance menedzsment
6. Automatizált rendelés
7. Globális beszerzési források feltérképezése
Maga a digitális átalakulás persze nem az AI bevezetését takarja, hanem számos egyéb technológia beépítését jelentheti, amelyek a beszerzők munkáját támogatja és fokozza a beszerzési osztály hatékonyságát. Így például a robotizált folyamatautomatizálás (RPA), az üzleti intelligencia (BI), a a mesterséges intelligencián (AI) és gépi tanuláson (ML), valamint a prediktív elemző szoftverek meghonosítása egy-egy mérföldkövet jelenthet a vállalatok beszerzési osztályai számára. Ahogy az egyre népszerűbb e-procurement megoldások is komoly mérföldkövet jelentenek. A cél pedig egyértelmű: valamit hatékonyabban, gyorsabban, pontosabban elvégezni, miközben időt szabadítunk fel a magas hozzáadott értékű munkafolyamatok számára.
Nem véletlen tehát, hogy a Deloitte tanulmányában is a digitális átalakulás az egyik legtöbbet idézett vállalati probléma. Beszédes adat, hogy az igazán professzionális módon működő beszerzési osztályok, akiket a tanulmány „Orchestrator of Value”, azaz az értékteremtés karmestereiként említ, háromszor nagyobb valószínűséggel vesznek részt digitális fejlesztésekben, mint a korlátozottabb erőforrásokkal rendelkező versenytársaik („Followers”). Míg előbbiekből a technológiában élenjárók, addig utóbbiakból óhatatlanul is sereghajtók lesznek, ha nem tesznek erőfeszítéseket a felzárkózásra.
Miben más a profik működése?
A beskatulyázást rossz szájízzel fogadjuk, ezért érdemes tisztázni, hogy mi jellemzi a professzionálisan működő beszerzési osztályokat. Mitől lesz egy beszerző az értékteremtés karmestere? A tanulmány szerint ezeknek a cégeknek a beszerzési osztályai olyan képességekkel vannak felvértezve, mint például:
- Képesek dinamikusan összehangolni az érdekelt felek céljait és azokhoz mérőszámokat rendelni.
- A piaci adatokat nemcsak egyszerűen birtokolják, hanem azokat elemezve előrejelzéseket is gyártanak.
- Az ellátási láncban és a beszerzésben is meglehetősen rugalmasak (pl. hibrid beszerzési modellek alkalmazása).
- Nagy hangsúlyt fektetnek a kockázatkezelésre és a compliance folyamatokra.
- A gyors döntéshozatalt fejlett technológiák alkalmazásával segítik.
- Agilitás jellemzi őket az IT-ben, a beszerzésben és az üzleti életben is.
- Nyomon követik és monitorozzák a beszerzési folyamatok ESG (környezetvédelmi, társadalmi és szabályozási környezet) hatásait is.
- A tehetséggondozásra és a tehetség megtartására önálló programokat dolgoznak ki.
És hogy mindez miért fontos? Mert az így működő beszerzési osztályok a tapasztalatok szerint gyakrabban vesznek részt az üzleti prioritásokkal kapcsolatos döntéshozatali folyamatokban és jobban képesek bemutatni, hogy a beszerzés milyen hatással lesz az üzleti folyamatra. Egyszóval a stratégiára tudnak összpontosítani az operatív feladatok helyett. A felmérés szerint az „értékteremtés karmesterei” az idejük 39%-át stratégiai feladatokra fordítják, míg a „followers” csoport ez csupán 25%.
Hol vannak a tehetségek?
A képzett és tapasztalattal is rendelkező beszerzők megtalálása egyre nehezebb. Míg egyes munkakörökben attól rettegnek, hogy a robotok elveszik a munkát, addig a beszerzők körében az is elképzelhető, hogy robotizálással kénytelenek a cégek enyhíteni a munkaerőhiányt.
A Deloitte tanulmányában a beszerzési vezetők a tehetségszerzést és -megtartás nevezték meg a legnagyobb belső kockázatként. A vizsgálatban résztvevő CPO-k több mint 70%-a nyilatkozott úgy, hogy nehezen talált tehetséges munkavállalót az elmúlt 12 hónapban. Ráadásul igen erős kontraszt figyelhető meg az élenjárók és a sereghajtók között. Míg az előbbiek 90%-a úgy gondolja, hogy a beszerzési csapatuk teljes mértékben, vagy nagyrészt rendelkezik a cég beszerzési stratégiájának megvalósításához szükséges készségekkel, addig a „followers” táborban kevesebb, mint a cégek 50%-a gondolja úgy, hogy a humán tőkéjük megfelelő a céljaik megvalósításához.
A tehetségek bevonzásához és megtartásához a professzionálisan működő cégek kifinomult tehetségprogramokat dolgoznak ki és a tehetségfejlesztési technikák sokkal szélesebb körét alkalmazzák, mint például a mentorálás, a személyes coaching, a 360 fokos visszajelzés, képzési programok, vállalaton belüli karrierutak stb. Ennek tudatában aligha meglepő, hogy könnyebben vonzzák és tartják meg a legjobb tehetségeket!
Növekvő kockázatok, ami miatt résen kell lenni
A Deloitte felmérésében a CPO-k több mint 70%-a nyilatkozott úgy, hogy a beszerzéssel kapcsolatos kockázatok növekedtek az elmúlt 12 hónapban, méghozzá igen jelentős mértékben. Míg 2021-ben a beszerzési vezetők 20%-a említette a beszerzések általános kockázatát, addig idén ez már 43%. A két legfontosabb kockázati tényező az infláció és a kínálat hiánya. Az inflációs kockázat várhatóan velünk marad az elkövetkező 12 hónapban is.
Tipp
A Manutan Group Európa szinten 700 000 darabos termékkínálattal támogatja az indirekt beszerzési osztályok munkáját, sőt igény szerint egyedi megoldásokban is segítő kezet nyújt. A megrendeléseket európai raktárkészletről, rövid határidővel teljesíti.
Fentebb már írtunk a munkaerő-hiányról, így nem meglepő, hogy a beszerzési vezetők 46%-a magas vagy közepes kockázatként értékeli a kritikus tehetségek elvesztését.
Amikor KPI-okat vagy stratégiai célokat határozunk meg, jó, ha tudjuk, hogy a felmérés szerint a cégeknek csupán a 25%-a képes időben azonosítani és előre jelezni az ellátási zavarokat. 63% nyilatkozott úgy, hogy erre csak bizonyos mértékben képes.
Ami viszont nagyszerű hír, hogy számos beszerzési osztály éppen ezen kockázatok kezelésére indított el fejlesztéseket.
Környezetvédelmi, társadalmi és szabályozási környezet (ESG) a beszerzési osztályok életében
Bár elsőre azt gondolhatnánk, hogy az ESG-támogatás egy púp a beszerzési vezetők hátán, valójában egyre többen vannak, akik megpróbálják ezt előnyükre fordítani. A beszállítókkal való együttműködés, illetve az együttműködések megújítása során a költségek és a rugalmasság mellett már az ESG (vagy CSR) szempontokat is mérlegelik.
A beszerzések során a fő hangsúlyt általában a CO2 kibocsátás mérséklésére és a hulladékcsökkentésre helyezik. A beszerzési vezetők 72%-a támogatja a hulladékcsökkentést és a körforgásos gazdaságot, amelyek egyben a költségcsökkentést is elősegítik.
Ugyanakkor fontos megemlíteni, hogy mind az ESG, mind a CSR olyan terület, hol az eredmények mérése még gyerekcipőben jár. A szervezetek többsége ma még nem tűz ki releváns célokat és nem is méri azok fenntarthatóságra gyakorolt hatását. Ebben segíthetnek például azok az ISO szabványok, amelyek kifejezetten környezetvédelmi célokat szolgálnak.
Mit jelent a Manutan számára a környezetvédelem és a fenntarthatóság?
A Manutan az első, aki az Európai Bizottság által a termékek környezeti teljesítményének mérésére létrehozott PEF (Product Environmental Footprint) szabványt a B2B piacon is alkalmazza. Erre a PEIS (Product Environmental Impact Score) mérőszám szolgál, mellyel termékeink környezeti hatását szabványosított módon és holisztikusan címkézzük. Akár 16 környezetvédelmi kritériumot is mérlegelünk a termék teljes életciklusa során. Ilyen például a vízfogyasztás és a szennyezés, a nyersanyagok és a fosszilis tüzelőanyagok használata, a toxicitás mértéke, valamint a CO2-, nitrogén- és részecske-kibocsátás. A Manutan által forgalmazott felelős termékeket itt találja.
Ne keseregjünk, a jövőbe tekintsünk!
Az AI-eszközök segíthetnek a beszerzési szakembereknek azonosítani azokat a trendeket és mintákat, amelyeket egyébként lehetetlen megjósolni, ezáltal megalapozottabb döntéseket hozhatnak a szállító kiválasztásától a szerződéstárgyalásokig. A mesterséges intelligencia segítségével a beszerzési szakemberek proaktívan azonosíthatják és mérsékelhetik a potenciális kockázatokat a beszállítókról, a rendelésekről, a készletekről, a szerződési feltételekről és mennyiségi engedményekről szóló valós idejű frissítések révén.
Az AI automatizálhatja a munkafolyamatokat is repetitív tevékenységeknél, mint például a rendelésfeldolgozás, a számlázás és a szerződéskezelés. Ez gyorsabbá teheti a válaszidőt és javíthatja a feldolgozás minőségét, illetve pontosságát is. Összességében a beszerzés gyorsabbá, hatékonyabbá és adatközpontúbbá válhat.
Ne feledjük, a beszerzési vezetők 72%-a szerint ez az egyik legfontosabb üzleti prioritás!
