Nem kell milliókat költenie ahhoz, hogy üzleti folyamatai automatizáltan és papírmentesen működjenek. De mit értünk digitalizáción, miért előnyös cégének és hogyan érdemes belevágni nagy beruházások nélkül? Erről olvashat tanácsokat cikkünkben.
A digitalizáció fogalma
A digitalizáció fogalma az információs technológia fejlődés által a fizikai (analóg) tartalmak digitális formátumba való átalakítását jelenti.
Digitalizálás = megszabadulni a papírtól
Ha a digitalizálásról beszélünk, sokan méregdrága szoftverekre gondolnak. De ez nem törvényszerűség. A digitalizálás alapja a papíralapú ügyintézésről az elektronikus formára való átállás, amely számos előnnyel jár együtt:
- csökken az információ feldolgozásának költsége,
- biztonságosabbá válik az adattárolás,
- gyorsabbá válik az ügyintézés,
- megszűnik az információ helyhez kötöttsége (nem csak ott érhető el az adat, ahol az iratok vannak),
- olcsóbbá válik az adatok megőrzése és archiválása,
- kontrollálhatóvá válik az információ útja, és még sorolhatnánk.
A koronavírus-járvány idején pillanatok alatt váltak elterjedtté az online értekezletek és az olyan kommunikációs eszközök használata, mint a Google Meet, a Zoom vagy a Teams. Sok vállalkozás költöztette adatait helyi szerverekről felhőbe, hogy biztosítani tudja munkavállalói számára az adatokhoz való teljes körű hozzáférést és a csapatmunka lehetőségét akkor is, amikor egymástól távol vannak. Általánosságban elmondható, hogy a home office-nak és a távmunkának köszönhetően a vállalati kommunikáció nagy része továbbra is online zajlik. Ennek köszönhetően sok cég egészen magától értetődően kezdte meg a digitalizálást.
A digitalizáció során a fizikai, analóg dolgokat úgy alakítjuk át, hogy azok a számítógépek számára feldolgozhatóvá váljanak. A folyamat során a technológiai vívmányokat – amik lehetnek szoftverek és eszközök is – a cég szolgálatába állítjuk azért, hogy növeljük a hatékonyságot.
A digitalizáció előnyei, motivációja
Leggyakrabban:
- a belső folyamatok egyszerűsítése,
- a költségcsökkentés, illetve
- az ügyfélélmény javítása.
Egyesek vállalkozások számára a digitális csatornákra való váltás egy új lehetőséget jelent arra, hogy ügyfeleket és megbízásokat szerezzenek. Például, amikor egy kis kerámiabolt webshopot indít, már nem csak a helyi lakók jelentik az ügyfélkörét, hanem az ország egész területén kínálhatja termékeit, sőt, többnyelvű webáruház estén akár határokon átívelő üzleti lehetőségről is beszélhetünk. A versenyképesség növelése ilyen esetekben igen fontos motiváció és hajtóerő lehet.
Mivel érdemes kezdeni a vállalati digitalizációt?
Nincs olyan univerzális terület, amely minden vállalkozás számára követendő példa. Érdemes feltérképezni, hogy mely folyamatokra fordítunk feleslegesen sok időt. A lean menedzsmentben módszertanából több eszközt is segítségül hívhatunk ehhez.
Egyes cégek például kinyomtatják a számlákat és papír alapon archiválnak, majd a számla könyveléséhez és pénzügyi feldolgozásához beszkennelik azokat és elmentik egy számítógépre, vagy a felhőbe. A könyvelők így körülbelül 5 percet töltenek egy számlával. Ugyanakkor nagyon sok olyan (viszonylag kedvező árú) szoftver létezik, amely bármilyen formátumú és típusú dokumentumot képes elektronikusan, teljesen automatikusan, papírok nélkül továbbítani és archiválni is. Ha mondjuk napi 20 számlát dolgoz fel egy könyvelő, akkor két óra munkát takarít meg egy ilyen szoftverrel, amit repetitív feladatok helyett magasabb hozzáadott értékű, nagy szakértelmet igénylő ügyekre fordíthat.
Összpontosítson a cég egy-egy részlegére és a kollégák munkájának hatékonyságára! Egészen kis költségvetéssel is elkezdheti a vállalati digitalizációt.
- Kommunikáció
Mind a belső, mind a külső kommunikációt áthelyezheti online csatornákra. Például Google Meet, Teams vagy Zoom segítségével szervezheti a meetingeket kollégáival és akár ügyfeleivel, beszállítóival is.
- Könyvelés
Az online számlázó programok, mint például a Billingo vagy a Számlázz.hu segítenek abban, hogy a szállítólevelek, a proforma számlák és számlák teljesen digitálisan (online számla és online archiválás), sőt, akár automatizáltan (pl. webshop rendelés estén) készüljenek el. Ha mindezt kiegészítjük online fizetési megoldással (pl. Simple Pay, Barion) is, akkor a könyvelés igazán értékes munkaórákat takaríthat meg, hiszen ezekből a rendszerekből az adatok szinte egy gombnyomásra kinyerhetők olyan struktúrában, amely a könyvelő szoftverek számára átadható, importálható.
- Logisztika
A raktárkezelés automatizálásával is rengeteg időt spórolhat. A legtöbb ERP rendszer rendelkezik raktárkezelő modullal (pl. Kulcs-Soft), amely nemcsak a beszerzést, a gyártást vagy az ügyfélkiszolgálást könnyíti meg, hanem a leltározás, a készletnyilvántartás és a könyvelés folyamatát is.
- Üzleti- és ügyfélkapcsolatok
A felhőalapú CRM-ekben minden rögzíthető, ami az üzleti és ügyfélkapcsolat-kezeléssel kapcsolatos (innen a CRM – Customer Relationship Management mozaikszó). Magyarországon elterjed például a Mini CRM vagy a Salesforce.
- Termékek értékesítése
Néhány napon belül elindíthat egy webshopot úgynevezett dobozos megoldással, ilyen például a Shoprenter és az Unas. Viszonylag olcsón készíthet weboldalt a nyílt forráskódú, világszinten is nagyon népszerű WordPress tartalomkezelő rendszerben .
- Időpontok foglalása
Rengeteg foglalási rendszer létezik, és ezeket gyakran könnyen beépítheti saját weboldalába is. Ha például Office 365 szolgáltatást használ, akkor a Microsoft foglalási appját használhatja, amit 100%-ban cége arculatára tud szabni.
- Beszerzések
Beszerzési folyamatait e-procurement megoldással automatizálhatja. A Manutannál például háromféle módon is össze tudjuk kapcsolni az Ön beszerzési folyamatát a Manutan webshopjának kínálatával (megosztott katalógus, XML és punchout). A digitalizációnak köszönhetően mind a megrendelések, mind pedig a számlák 100%-ban elektronikus úton kerülnek továbbításra és feldolgozásra.
TIPP: Ha kollégái munkaidejük nagy részét számítógép mellett töltik, biztosítson számukra minőségi berendezéseket.
A csuklótámaszos egérpadok a kéztőalagút megelőzésére szolgálnak.
A kellően megvilágított munkahely alapvető követelmény. Szerezzen be energiatakarékos asztali LED-lámpákat!
A legfontosabb az ergonomikus irodai székek. Segítünk kiválasztani a megfelelőt, sőt, próbaszéket is igényelhet!
Vállalati digitalizáció segítséggel
Ha nincs korábbi tapasztalata, kulcsfontosságú, hogy találjon valakit, aki szakképzett tanácsot tud adni a digitalizációval kapcsolatban. Ez lehet az egyik hozzáértő munkavállalója vagy egy független külső tanácsadó is. Tanácsot kérhet az adott szoftver (pl. könyvelőprogram) értékesítési képviselőjétől is, de ügyelj arra, hogy javaslatai tárgyilagosak legyenek, és ne próbálja mindenáron cégére erőltetni az adott megoldást.
A megfelelő partner:
- kiszámítja a megtérülést,
- alternatívákat mutat be,
- segít más vállalati rendszerekbe való bevezetésben,
- személyre szabja a megoldást vállalkozása számára (ismernie kell iparágát),
- felvázolja a jövőre vonatkozó terveket (közelgő frissítések, piaci változások).
Digitalizálási tipp: Helyi szerver helyett felhő
A felhőalapú szoftverek általában olcsóbbak, ráadásul így megspórolhatja a szerverek beszerzésének és üzemeltetésének a költségét is. A felhőalapú megoldások mellett szól az is, hogy így a kollégái biztonságosan elérik az adatokat akkor is, ha home office-ban vagy távmunkában dolgoznak. Előnyként szokták még kiemelni a biztonságot is. A felhőalapú rendszereknél a kétfaktoros hitelesítés, a közel 100%-os rendelkezésre állási idő és az adatvesztés nélküli működés ma már alapvető minőségi követelmény.