Napjainkban sok vállalkozás megkezdte folyamatainak digitalizálását és automatizálását. A beszerzési folyamatok – amelyek leginkább időigényesek, ismétlődő jellegűek, és nélkülözik a valódi hozzáadott értéket – ideálisak a digitalizált fejlesztések bevezetésére.
Ennek érdekében a vállalkozások e-procurement (e-beszerzés) megoldásokat kezdenek bevezetni, melyek lehetővé teszik a számukra, hogy a beszállítói rendeléseiket átalakítsák, és ezáltal optimalizálják Procure-to-Pay (P2P – szerződéstől a kifizetésig) folyamatukat. Az elérhető megtakarítások és az általános eredményesség javítása érdekében széles körben fejlesztették ezen megoldásokat az elmúlt években. Első látásra az e-procurement folyamat túlságosan bonyolultnak tűnhet, de segítséget szeretnénk nyújtani Önnek a fejlesztés megvalósításában azzal, hogy részletesen bemutatjuk Önnek az e-procurement legfontosabb szakaszait és azok fő előnyeit.
A beszerzési folyamat átalakításának három főszakasza
A beszerzési folyamat automatizálása érdekében a vállalkozásoknak három lényeges szakaszt kell megvalósítaniuk.
1. szakasz: Termékkínálat elérése
Először is igényeknek megfelelő termékválasztékhoz kell hozzáférést biztosítani a felhasználók számára , melyet a kiválasztott beszállítók biztosítanak a megrendelő beszerzési osztályával egyeztetett szerződéses feltételek szerint (engedmények, termékkizárások, szállítási költségek stb.).
Ehhez a következő eszközöket vehetik igénybe:
- A beszállítóik által működtetett webáruház: gyorsan és könnyen elérhető, ez a megoldás nem jár többletköltséggel a beszerzési osztályok számára.
- E-katagólus: bár jelentősebb erőforrást és befektetést igényel, az e-katalógus alkalmazása lehetővé teszi az Ön számára, hogy fejlődést érjen el a teljes Procure-to-Pay folyamat átalakulásában és automatizálásában (ideértve a rendelések elküldését és a számlák befogadását).
Az e-katalógusok két fő kategóriába sorolhatók:
- “Punch-Out”: ezzel a „dinamikus” e-katalógussal a vállalkozások hozzáférhetnek egy valós időben frissített ajánlathoz (ár, készlet elérhetősége és szállítási idő). Az ilyen típusú katalógus különösen alkalmas hosszú terméklisták esetében, így elkerülhető, hogy a listán nem szereplő termékekből történjen beszerzés.
- A megosztott (hosted) katalógus: ez a „statikus” e-katalógus hozzáférést biztosít a vállalkozások számára egy meghatározott ajánlathoz, garantálva a megtárgyalt árak stabilitását. Ez a megoldás inkább a szűkített terméklistákhoz alkalmas.
A felhasználók ezt követően online kiválaszthatják a termékeket, és létrehozhatják bevásárló kosarukat, mely vásárlási kérelemmé alakul át. Ezután a kérelem automatikusan bekerül az informatikai rendszerbe, és az előre meghatározott jóváhagyási folyamatba, hogy átalakuljon megrendeléssé. A tömeges rendelések és a szállítások optimalizálása érdekében érdemes rendelésenként egy minimális mennyiségi korlát megadása.
2. szakasz: A rendelés
A jóváhagyást követően a rendelés elektronikus dokumentum formájában, EDI révén továbbításra kerül a beszállítónak. Emlékeztetőül, az EDI szabványos elektronikus dokumentumok cseréjét jelenti két értékesítési partner számítógépei között. Ez a rendszer közvetlen kapcsolattal vagy P2P megoldással működhet.
Ez a szakasz – melyre e-rendelésként hivatkozunk – lehetővé teszi az Ön számára, hogy közvetlenül integrálja rendelését a partnerek informatikai rendszereibe, felgyorsítva ezáltal a feldolgozást és javítva annak pontosságát. Az online megrendelt termékeket ezután a beszállító előkészíti, és kiszállítja a vállalkozásnak.
3. szakasz: A számla
Miután az áru leszállításra került, a vállalkozás megkapja a számlát a beszállítótól. A kiállított számla (EDI-vel továbbított) elektronikus dokumentum vagy megbízható harmadik fél által hitelesített PDF fájl formájában jelenik meg. EDI esetében a számla automatikusan, emberi beavatkozás nélkül összekapcsolásra kerül a megrendeléssel. A vállalkozás ezután egyszerűbben teljesítheti a fizetést a beszállítónak.
A beszerzési folyamat átalakításának előnyei
A tranzakció átalakítása a beszerzési osztályok előtt álló versenyképességi kihívások fényében válik lényegessé.
Az e-beszerzés elsősorban optimalizálja a vállalkozások által vásárolt áruk és/vagy szolgáltatások összköltségét. Az ilyen típusú megközelítés nemcsak az egyes tranzakciók költségét csökkenti, hanem elősegíti a rendelések tömegessé válását is. Mindezzel akár 80%-os megtakarítás érhető el 1!
Az ilyen digitalizációs projekten keresztül a beszerzési osztályok célja a termelékenység javítása, hozzájárulva ezzel a belföldi vevők elégedettségéhez. A folyamat átalakulása és (bizonyos mértékű) automatizálása több érintett számára lehetővé teszi, hogy értékes időt nyerjen:
- A beszerzés mindennapos kezelése egyszerűbbé válik.
- A beszállító számláinak és igényeinek feldolgozása minimális feladatot jelent a könyvelés számára.
- Könnyebbé válik a termékbeszerzés a felhasználók számára.
Az e-beszerzési megoldásnak köszönhetően a beszerzési és a pénzügyi szakemberek tiszta képet kapnak az üzleti költésekről is. Ez lehetővé teszi számukra, hogy a költségeket ellenőrzésük alá vonják monitorozzák és optimalizálják.
Végezetül az e-procurement folyamat a környezetvédelmi szemlélet részét képezi. A digitalizált tranzakciós folyamatok kevesebb üvegházhatású gázt bocsátanak ki a hagyományos folyamatokhoz képest, melyek papírfogyasztással, postai levélküldéssel stb. járnak.
Mint látható, a tranzakciók átalakulása az első lépés a beszerzési osztályok digitális átalakulása felé. Ezzel kapcsolatban ismét meg kell jegyeznünk, hogy egy ilyen jellegű projekt tényleges változáskezelést von maga után! Az ilyen projekt sikeréhez a belső érintettek támogatása és a beszállítók bevonása egyaránt fontos.
Olvassa el arról szóló cikkünket is, hogyan támogatja az innováció a beszerzési osztályokat!
1 Manutan Csoport, belső adatok
