A mesterséges intelligencia (AI) már több hónapja reflektorfénybe került a generatív mesterséges intelligencia fejlesztésével (GPT-4, ChatGPT, Einstein GPT, DALL-E, hogy csak néhányat említsünk). A mesterséges intelligencia egy hatalmas teljesítményfokozó, amely már számos tevékenységi területen és szakmában (egészségügy, biztosítás, pénzügy, kereskedelem stb.) használható. Ebben az új technológiában még mindig hatalmas fejlődési lehetőségek vannak. Az Accenture jelentése szerint az AI-technológiák 2035-ig mintegy 38%-kal növelhetik a vállalatok jövedelmezőségét. A beszerzési oldalon az első felhasználási esetek körvonalazódnak, és az alkalmazási lehetőségek köre is egyre nyilvánvalóbbá válik. Az adatfeldolgozástól a folyamatfejlesztésig fedezze fel, mire képes a mesterséges intelligencia.
Hogyan működik a mesterséges intelligencia az üzleti életben?
A mesterséges intelligencia egy sor olyan technológiát (gépi tanulás, mély tanulás stb.) foglal magába, amely „okossá” és önállóvá is teszi. A technológián belül az ún. generatív AI múltbeli adatokra támaszkodva hoz létre újat, mégpedig úgy, hogy tanulás közben mintázatokat keres az adatokban, majd ezeket az ismereteket használja fel az új tartalom létrehozásához.
Ezek az eszközök olyan feladatokat végrehajtására is képesek, ahol az információk feldolgozásához az emberre jellemző kognitív képességekre van szükség. Képesek reprodukálni bizonyos viselkedési formákat, mint például észlelést, érvelést, tervezést, tanulást stb.
A mesterséges intelligencia a Big Data-val kombinálva hihetetlen mennyiségű adatot képes feldolgozni, majd azokat megvizsgálva modelleket tervezni és összefüggéseket levonni. A beszerzési osztályokon alkalmazva képes kezelni az összes elérhető adatot akkor is, ha azok különböző forrásokból származnak, például a beszerzési platformból, online katalógusokból, CRM és ERP rendszerekből stb.
Az AI algoritmusa képes feldolgozni és felhasználni ezeket az adatokat, konszolidálni, automatikusan deduplikálni és valós időben indexelni. Ezen technológián alapuló eszközök lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy a beszerzési folyamat minden szakaszában folyamatosan figyeljék és hasznosítsák az információkat. Ez magában foglalja
- a szállító azonosítását,
- a szerződéskötést,
- a megrendelés felvételét és tervezését,
- a szállítást,
- és a számlázás figyelését stb.
A mesterséges intelligencia vállalatokra, és különösen a beszerzési osztályokra gyakorolt hatása valószínűleg meghatározó lesz. Egy nemrégiben készült amerikai tanulmány, amelyet az OpenAI, az Open Research és a Pennsylvaniai Egyetem kutatói közösen készítettek, azt jelzi, hogy a dolgozók körülbelül 80%-ánál a feladatok legalább 10%-át átveheti a generatív mesterséges intelligencia. A dolgozók 19%-ánál az AI által átvett feladatok aránya 50% is lehet.
A nagy ütemben fejlődő folyamatautomatizálási technológia mellett Bill Gates, a Microsoft társalapítója a következőket mondta:
„Tudtam, hogy a grafikus felhasználói felület óta ez a legfontosabb technológiai fejlődés, amit látok.”
AI alkalmazása a beszerzési folyamatok fellendítésére
Az adatok feldolgozásával és elemzésével a vállalatok értéket teremtenek a beszerzési folyamat során. Manapság ezek a technológiák már a gyakorlati felhasználás fázisában vannak.
Beszerzési kategóriák
A mesterséges intelligencia egy meghatározott folyamat követésével strukturálhatja a beszerzést egy bizonyos nómenklatúra és tipológia szerint. Például amikor egy munkatárs benyújt egy beszerzési igényt, az AI képes megmondani, hogy az egy már létező katalógus vagy érvényben lévő beszállítói szerződés hatálya alá tartozik-e, célszerű-e árajánlatot kérni az adatbázisban már szereplő szállítótól, vagy fel kell-e kutatni új beszállítók?
Számlázás
A beszerzési osztályok mesterséges intelligencia alkalmazásának első területe gyakran a Procure-to-Pay folyamat, különösen tekintettel a számlázásra. Ezek ugyanis rendkívül fontos, ugyanakkor nagyon időigényes folyamatok, amelyek – a fontosságuk ellenére – nem hoznak létre különösebb értéket. Ma már egyes számlakezelő rendszerek a számlák közel 50%-ának feldolgozását automatizálni tudják. Az AI kinyeri a releváns információkat, egyezteti a megrendeléssel, és emberi közreműködés nélkül generálja a számlát, illetve a fizetést.
Árajánlatok bekérése
A konkrét árajánlatok bekérése előtt az AI feltérképezheti a piacot, és előminősítheti a beszállítókat. Egyes megoldások erre már képesek, sőt, a kicsi, erősen specializálódott potenciális beszállítókat is képesek azonosítani, ha a termékük vagy szolgáltatásuk megfelel a beszerzési specifikációnak.
Egy másik példa: Az AI alapú chatbot képes elemezni a szállítók specifikációra (RFI) adott válaszait is, és javaslatokat tesznek rá.
Szerződések
A mesterséges intelligencia azt is tudja biztosítani, hogy a szerződések rendben legyenek és megfeleljenek minden szükséges előírásnak. Egy bankcsoport ezt ténylegesen tesztelte, amikor elemezniük kellett szerződéshivatkozási adatbázisukat, hogy megfeleljenek a GDPR-nak (General Data Protection Regulation). A vállalat mesterséges intelligencia segítségével azonosította a személyes adatokat tartalmazó szerződéseket, és gondoskodott arról, hogy azok tartalmazzák a szükséges kikötéseket. A beszerzési osztályuk becslése szerint ez a stratégia hatszorosára csökkenti a feldolgozási időt!
Szállítói kapcsolatok
A mesterséges intelligencia a beszállítói kapcsolatok több területét is átveheti, beleértve a kockázat- és incidenskezelést. Ez a technológia például egyszerűen a szerződéses információk nyomon követésével jelezheti az alapértelmezett szerződési feltételeket, a vállalati irányelveknek való nem megfelelőséget, vagy a szerződésben foglaltaktól való eltérést a teljesítés során. Például ha egy szállító nem szállít a vállalt határidőn belül, az AI riaszthatja az érintett beszerzőt, és alternatívákat javasolhat, hogy ez ne befolyásolja a termelést.
Teljesítménymenedzsment
Végül, de nem utolsósorban, a mesterséges intelligencia egy olyan technológia, amely segítheti a vállalatokat a beszerzési teljesítményük javításában. Segít nekik nyomon követni, hogyan alakulnak a kiadásaik, és megjósolhatják a jövőbeli költségeket stb. A beszerzési osztály munkatársai inkább proaktívvá válnak, mintsem reaktívvá.
Az AI a valós idejű adatokon alapuló releváns elemzésekkel is segítheti a vállalkozásokat a döntéshozatal felgyorsításában. A beszerzési osztályok így gyorsabban tudnak megalapozott döntéseket hozni. Lehetővé teszi számukra, hogy előre jelezzék a kockázatokat, és megtegyék a szükséges lépéseket a vállalat üzleti tevékenységének védelme érdekében.
A mesterséges intelligencia az üzleti életben számos előnnyel jár a beszerzési osztályok számára, beleértve a jobb információval való ellátottságot, a termelékenység növelését, a megtakarításokat és a biztonságot, hogy csak néhányat említsünk. A digitális átalakulásnak és az új technológiák (beleértve az AI-t is) használatának köszönhetően a beszerzők végül a magasabb hozzáadott értékű feladatokra összpontosíthatnak, mint például a beszállítóikkal való kapcsolatok kialakítása vagy a CSR-stratégiához (Corporate Social Responsibility) való hozzájárulás.
A mesterséges intelligenciát alkalmazó cégek jelentős előnnyel rendelkeznek, hiszen ez a versenyképesség, az innováció és az értékteremtés forrása. Ebben hiszünk a Manutannál is, ezért az AI-ban rejlő lehetőségek feltérképezésére megalakult a Manutan Groupon belül az AI-squad, melynek nagy örömünkre egy magyar kollégánk is a tagja.
