A cégeknek ösztönözniük kell a folyamatos fejlődést, hogy versenyképesek maradjanak. Ehhez egy hatékony eszköz, ha a szervezetek rendszeresen adnak olyan visszajelzéseket, amelyek rávilágítanak a fejlesztendő területekre és elismerik az egyéni képességeket. Bármennyire fontos és hasznos ez a vezetési gyakorlat, sokszor mégis kényes téma a vállalaton belüli megvalósítása. Az alábbi lépéseket követve bármelyik cég hatékony és tartós feedback kultúrát alakíthat ki.
A visszajelzés jelentősége az üzleti életben
A feedback kultúra azt jelenti, hogy a vállalat alkalmazottai és vezetői rendszeresen adnak és kapnak konstruktív visszajelzést a múltbeli cselekedetekről a teljesítmény javítása érdekében. Ez jóval túlmutat a meghatározott időpontokban végzett éves teljesítményértékeléseken, mivel az a teljes gazdálkodási ciklusra vonatkozik. A cél egy olyan gondolkodásmód kialakítása, amely az információk mindenkori megosztásán alapul (kérdések, ajánlások, tanácsok, építő kritika stb.). Legyen szó pozitív visszajelzésről, vagy a fejlesztendő területeket kiemelő visszajelzésről, annak mindig jóindulatú cselekedetnek kell lennie, amely mindenkinek lehetőséget ad a fejlődésre.
A visszajelzés adására és fogadására vonatkozó kultúra kialakítása számos előnnyel jár. Mindenekelőtt elősegíti a csapatszellem fejlesztését és az egyes alkalmazottak teljesítményének javítását a vállalat sikere érdekében. Mivel ez a rendszer elismeri az egyének munkáját és erőfeszítéseit, erősíti a motivációt és a közös célok iránti elkötelezettséget. Tágabb értelemben a hatékony feedback kultúra
- elősegítheti a nyitott kommunikációt,
- fejleszti az érzelmi intelligenciát,
- lehetőséget ad a folyamatos tanulásra, illetve
- erősíti a bizalmat és az alkalmazkodóképességet.
Röviden: egy sikeres visszajelzési rendszer valódi hozzáadott értéket jelent a szervezet minden szintjén.
Amit a feedback jelentőségéről érdemes tudni:*
- Az alkalmazottak 98%-a a vezetők visszajelzése nélkül kilép az adott munkahelyről.
- Közel 15%-kal csökken a fluktuáció azoknál a cégeknél, amelyek rendszeres visszajelzési rendszert vezetnek be alkalmazottaiknak.
- A rendkívül motivált munkavállalók 43%-a legalább hetente kap visszajelzést.
Forrás: Officevibe, Statistics on the importance of employee feedback, 2022
A feedback kultúra bevezetésének lépései az üzleti életben
A munkahelyi visszajelzés kultúrájának megteremtése valódi változásmenedzsmentet jelent, amelyet gyakran a HR-vezetők hajtanak végre. Ideális esetben ennek a projektmenedzsmentnek hét fő lépést kell követnie.
1. lépés: Az alapok lefektetése
Az első lépés a feedback kultúra jövőképének, kereteinek és célkitűzéseinek meghatározása. Ehhez fontos elmagyarázni, hogyan működik, és milyen előnyökkel jár a folyamatos visszajelzés minden alkalmazott számára. Ez megtehető az egyes osztályok számára tartott tréningeken vagy referenciadokumentumok, például egy ún. feedback charta közzétételével.
Az alapok lefektetésekor az is fontos, hogy megosszuk a jó visszajelzés pontos meghatározását. Minden vállalatnak megvan a maga jövőképe, amihez ajánlott a tényszerű, kontextuális, jóindulatú és konstruktív visszajelzés elősegítése.
2. lépés: Vegye figyelembe a vállalati kultúrát
Annak érdekében, hogy minden alkalmazott elfogadja, természetesen figyelembe kell venni a vállalati struktúrát és a már kialakult kultúrát is. Nem ugyanazokkal a kihívásokkal szembesül egy induló vállalkozás, egy családi vállalkozás és egy multinacionális cég. Egyes cégeknek rendszeres eszmecserét kell megvalósítaniuk, mélyrehatóbb magyarázatot kell adniuk a várható visszajelzés típusáról, meg kell osztaniuk a vezetői vagy HR-es tapasztalatokat stb.
3. lépés: Válassza ki a megfelelő eszközöket
A feedback kultúra megvalósításának megkönnyítése érdekében fontos a megfelelő eszközök kiválasztása. A legtöbb vállalat olyan online eszközt választ, amely már része az alkalmazottak informatikai környezetének. Vannak, akik szívesebben kommunikálnak verbálisan, vagy a személyes megbeszélésekre összpontosítanak. Függetlenül attól, hogy a valós idejű visszajelzést választja-e vagy sem, továbbra is lehetséges több visszajelzési csatorna alkalmazása, például javaslat- vagy kérdésdoboz, rendszeres találkozók, felmérések, kötetlenebb beszélgetések stb.
4. lépés: A bevezetési stratégia kidolgozása
Ahhoz, hogy a visszajelzés valódi kultúrává váljon és az egyes részlegek mindennapi életének szerves részévé váljon, fontos egy világos bevezetési stratégia megvalósítása. Ennek hangsúlyoznia kell a mennyiségi szempontokat (visszacsatolás gyakorisága), valamint a minőségi szempontokat (visszajelzés tartalma) egyaránt. Kezdetben minden részleg felelősségre vonható például pusztán a mennyiségi megközelítésért.
5. lépés: Képezze a vezetőket
A menedzserek döntő szerepet játszanak az egészséges feedback kultúra kialakításában, ezért nekik példát kell mutatniuk a szervezeten belül. Fontos, hogy a vezetők releváns tudással bírjanak a visszajelzések adásáról és fogadásáról is. Ezenkívül az őszinte visszajelzéshez ösztönözniük kell a nyílt kommunikációt, és fogékonynak kell lenniük a kollégáik és/vagy csapataik visszajelzéseire is.
6. lépés: Visszajelzés ösztönzése
Ahhoz, hogy a feedback kultúra hosszú távon fennmaradjon, annak idővel ösztönössé kell válnia, be kell rögzülnie. Ennek eléréséhez fontos jutalmazni azokat az alkalmazottakat, akik aktívan részt vesznek ebben a dinamikában. Ez történhet elismerési programokon vagy a javasolt hozzájárulásokon és/vagy elvégzett fejlesztéseken alapuló jutalmazási rendszeren keresztül.
7. lépés: Mérje és kövesse nyomon az előrehaladást
A hatékony és tartós feedback kultúra megvalósításához elengedhetetlen az előrehaladás mérése és nyomon követése. Ez a visszajelzésekhez kapcsolódó kulcsfontosságú teljesítménymutatók bevezetésével és a témával kapcsolatos munkavállalói tapasztalatok gyűjtésével valósítható meg. Ez egy jó módja annak biztosítására, hogy a visszajelzési rendszer hatékonyan valósuljon meg a gyakorlatban, miközben azonosítja a trendeket és a fejlesztési lehetőségeket is.
Összefoglalva, a feedback kultúra hatékony fejlesztési és menedzsment eszköz a vállalatok számára. E kulcsfontosságú lépések követésével olyan környezetet teremthetnek, amely elősegíti a folyamatos tanulást, az innovációt, a munkavállalói elkötelezettséget és a folyamatok fejlesztését, ami a Lean Management és a teljesítménymenedzsment filozófiáját tükrözi.
Hosszú távon az erős feedback kultúra is pozitív hatással van minden érintettre. A szervezeti teljesítménnyel és versenyképességgel való kapcsolaton túlmenően a munkavállalói elégedettség erős hajtóereje és a munkáltatói márkaépítés kulcsfontosságú eleme is.
