A minőségirányítás definíciója
Az ISO 90001 nemzetközi minőségirányítási szabvány szerint a minőség úgy definiálható, mint „az a képesség, hogy folyamatosan olyan termékeket és szolgáltatásokat nyújtsunk, amelyek megfelelnek a vevői és a szabályozási követelményeknek”. Más szóval, a vállalatok esetében ez általában a vevői igények és a vevői igények közötti összhangot jelenti egy termék (vagy szolgáltatás) költsége, a teljesítmény és a szállítási idők tekintetében A minőségirányítás tehát magában foglalja a szervezet tevékenységeinek összehangolását, hogy megfeleljen ezeknek a követelményeknek.
A következő hét alapelv alkotja a minőségirányítás alapját:
- Vevőközpontúság: A minőségirányítás célja, hogy megfeleljen a vevői elvárásoknak és ha lehet, akár még az elvárásaikon túl is (többet nyújt, mint amit elvárnak).
- Vezetés: A vezetők kulcsszerepet játszanak a stratégiák, irányelvek, erőforrások és folyamatok összehangolásában, hogy elérjék vállalatuk minőségi céljait.
- A munkatársak bevonása: Alapvető fontosságú, hogy az alkalmazottak mobilizáljanak, hogy értéket teremtsenek cégük számára. A rendszeres képzésekkel segíthetjük őket ennek elérésében.
- Folyamatszemlélet: Minden minőségirányítási rendszer kölcsönhatásban álló folyamatokra támaszkodik.
- Fejlesztés: A vállalat általános teljesítménye elkerülhetetlenül a folyamatos fejlesztési megközelítésen alapul.
- Bizonyítékokon alapuló döntéshozatal: A minőségirányítás magában foglalja a megbízható, szilárd adatok elemzését, amely a döntések indikátora is egyben.
- Kapcsolattartás az érintettekkel: A fenntartható teljesítmény az összes érdekelt féllel, különösen a beszállítókkal való kapcsolatok kezelésétől is függ.
Long tail kiadások: a folyamatminőség-menedzsment jelentősége
A beszerzési osztályok feladata a beszállítói minőségi szint mérése, nyomon követése és kezelése, ezzel is támogatva az általános teljesítményt. A termékek és szolgáltatások minőségét gyakran minőségi auditok, tanúsítványok, minőségi szabványok stb. ellenőrzik. Ez azonban nem mindig igaz az üzleti folyamatok esetében, különösen, ha a long tail kiadásokról van szó, amely szenved a strukturálatlan irányítástól.
A beszerzési osztályoknak nagyon gyakran nincs erőforrása ennek a beszerzési kategóriának az ellenőrzésére, vagy tévesen tekintik azt nem stratégiainak, ami könnyen eredményezhet hibás folyamatokat. A lean menedzsment nyelvén ezt „pazarlásnak” nevezik. Minden olyan tevékenységet pazarlónak kell tekinteni, amely erőforrásokat fogyaszt, de nem ad értéket a végtermékhez.
A minőségi problémák jelentős következményekkel járnak a beszerzés teljesítményére nézve:
• Elpazarolt idő és hatékonyság;
• Rejtett költségek;
• A környezetre gyakorolt hatás;
• Az érintettek elégedetlensége stb.
Ezért alapvető fontosságú, hogy minőséget szem előtt tartva optimalizáljuk a long tail kiadásokat.
A fő teljesítménymutató a beszerzéseknél: a reklamáció
Számos kulcsfontosságú teljesítménymutató létezik a minőség-ellenőrzéshez a szállítói szolgáltatás kontextusában:
• Késedelmes szállítási arány;
• Belső ügyfél-elégedettségi ráta;
• Szállítói rendelés feldolgozási ideje stb.
Van azonban egy kulcsfontosságú mutató, amely mérni tudja az általános teljesítményt, ez pedig a reklamációk aránya. Ez a rögzített reklamációk számát jelenti az összes leadott rendelés számához viszonyítva.
A Manutannál öt fő reklamáció-típust azonosítunk:
• Megrendelés: A megrendelés módosításának vagy ellenőrzésének kérése;
• Előkészítés: Hiba a termék mennyiségében vagy típusában;
• Szállítás: Sérült vagy kézbesítetlen csomag;
• Átvétel: Hiányzó kézbesítési igazolás vagy késedelmes átvétel;
• Számlázás: Árképzési vagy számlázási hibák.
Reklamáció esetén a partnerek elemezhetik a diszfunkció kiváltó okát, ami egyben lehetőséget nyújt arra, is, hogy megoldhatják azt és a jövőben ne forduljon elő az adott hiba.
Folyamatok fejlesztése hatékony minőségirányítással
A long tail kiadások minőségének javítása érdekében a szervezeteknek el kell kötelezniük magukat a lean management megközelítés mellett. Minden azonosított pazarlást alaposan elemezni kell, mind a beszerzési osztályoknak, mind a beszállítóiknak.
Amikor a reklamációk az áruk előkészítésére és szállítására irányulnak, a beszállítóknak kell megerősíteniük minőségirányítási rendszereiket. De amikor a rendelés tartalmáról, áruátvételről vagy számlázásról van szó, a vállalatoknak és beszállítóiknak együtt kell működniük a minőség javítása érdekében.
A rendelkezésükre álló technikai, pénzügyi és emberi erőforrásoktól függően a partnerek megindíthatják a szükséges korrekciós intézkedéseket. Ez magában foglalhat e-beszerzési megoldás (web vagy Punch-Out) megvalósítását, esetleg EDI-folyamatokkal, vagy egy átfogó felülvizsgálatot is.
Tapasztalataink szerint a digitalizáció (e-beszerzés, e-rendelés, e-számlázás) terén legfejlettebb szervezetek rendelkeznek a legjobb reklamációs igényekkel is. A digitalizálási arány 10 pontos növekedése megfelel a reklamációk 0,6 pontos csökkenésének1.
A minőségirányítás ezért elengedhetetlen a beszállítói teljesítmény nyomon követéséhez és irányításához. Kifejezetten a long tail kiadások esetében fontos a kulcsfontosságú folyamatok javítása minőségjavító módszerek, például a lean filozóia alkalmazásával.
Ezeken az ad hoc korrekciós intézkedéseken kívül a beszerzési osztályoknak is érdekükben áll egy átfogó optimalizálási stratégia megvalósítása. Egy dedikált módszer segítségével felmérhetik a long tail kiadásaik kezelésének érettségükét, amelynek segítségével azonosítani tudják a jövőbeli optimalizálás kulcsfontosságú területeit: beszállítók számának racionalizálása, tranzakciók digitalizálása, keretmegállapodások bevezetése stb.
Töltse le a lean beszerzésről szóló tanulmányunkat!
1 Manutan Group, belső adat
