A külső erőforrások menedzsereként a beszerzési osztályok kulcsszerepet játszanak szervezeteik ellenálló képességében és versenyképességében. Szerepük a jelenlegi feszült és bizonytalan nemzetközi környezetben még lényegesebbé vált. A kihívásoknak való megfelelés érdekében a beszerzési osztályoknak leginkább a működési hatékonyságra és a költségcsökkentésre kell összpontosítaniuk, mégpedig úgy, a végtermékek és szolgáltatások minősége ne lássa ennek kárát.
Két jól bevált megoldás támogatja ezt a stratégiát: a lean beszerzés és az agilis módszertan. Ez a két, egymást kiegészítő szemlélet az értékteremtés egyedi megközelítésében ötvöződik.
Lean beszerzés és agilis módszertan: két egymást kiegészítő eszköz
A lean beszerzés és az agilis módszertan két gyökeresen különböző eszköz. A vállalatok azonban egyre gyakrabban kombinálják ezeket a Lean-Agile megközelítéssel.
Lean beszerzés
A lean beszerzés célja, hogy felszámolja a pazarlást (olyan feladatokat, amelyek nem termelnek hozzáadott értéket) az egész vállalaton belül, miközben az alkalmazottakat bevonja a folyamatos fejlesztési folyamatba. Ezt a filozófiát a működési kiválóságra és az ügyfelek elégedettségére tervezték.
Ennek a megközelítésnek hatalmas jelentősége van a beszerzési osztályokon, mert a tisztán tranzakciós vagy operatív tevékenységek még mindig a beszerzők idejének csaknem háromnegyedét teszik ki1. A lean menedzsment révén fokozatosan megszabadulhatnak az alacsony hozzáadott értékű és időigényes feladatoktól, és jobban összpontosíthatnak az értékteremtésre.
Az agilis megközelítés
A koncepció mögött projektmenedzsment módszerek és gyakorlatok egész sora áll, amelyek mindegyike együttműködésen és iteráción alapul. Más szóval, egy csapat szakaszokra bontja projektjét, és a prioritások szerint osztja fel azokat, mindig az ügyfelet tartva a döntések középpontjában. Ez a módszer kiváló a termelékenység javítására és az ötletelés elősegítésére
És végül: Lean-Agile
A „Lean-Agile” vagy összevonva „Leagile” néven ismert megközelítés e két szemlélet legjobb módszereti kombinálja. Ez a pazarlás megszüntetését jelenti egy fejlődő módszertani keret elfogadásával. A „Lean-Agile” egy holisztikus megközelítés, amely megköveteli az egyes vállalatok igényeinek megfelelő módszerek és legjobb gyakorlatok kiválasztását. Ezzel a módszerrel a beszerzési osztályok reagálóképessége nő, és az ügyfél hangja még magasabb szintre emelkedik.
„Lean-Agile” beszerzési módszer a hosszú távú kiadások optimalizálására
A long tail kiadások csökkentése ideális terep a lean menedzsment alkalmazására. Ezek a kiadások noha a beszerzési költségvetésnek csak egy kis részét teszi ki, a rejtett költségek akár 70%-át itt találhatjuk2! Ez még inkább rávilágít a beszerzési folyamat fő kihívására: a teljes életút költség (TCO) optimalizálását.
Emlékeztetőül: A teljes életút költség (TCO) egy áru vagy szolgáltatás teljes életciklusa során felmerülő költségét jelenti. Ez a vételáron kívül tartalmazza a birtoklás költségeit, a karbantartást, a minőségi hibákat, a szolgáltatásból való kivonást, a hulladékként történő ártalmatlanítást stb. is.
Ezt szem előtt tartva a Manutan megalkotta saját módszertanát, amely nyomon követi a beszerzésekből származó összes pazarlást. Az adatelemzés, a lean beszerzés és az agilis megközelítés alapján ez a módszer segít a beszerzési osztályoknak azonosítani azokat a területeket, ahol optimalizálni tudják a beszerzést, majd megfelelő cselekvési terveket és eszközöket állíthatnak fel.
A módszertan három fő lépésből áll
Audit
Minden az adott vállalaton belüli beszerzési folyamatok áttekintésével kezdődik. Ennek segítségével a pazarlás azonosítható, illetve feltérképezhető, hogy mely területeken lehet javítani a hatékonyságot.
Akcióterv
Tanácsokat kap az optimalizálásra, ütemterv felállítására és a fő teljesítménymutatók (KPI-ok) meghatározására vonatkozóan.
Teljesítményfigyelés
A partnerek a folyamatos fejlesztés elve alapján rendszeresen figyelemmel kísérik a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat, a hatékonyság alakulását és az elért megtakarításokat.
Ezzel a módszertannal a beszerzési osztály növelheti gazdasági, környezetvédelmi és vállalati teljesítményét az egész értékláncban, hiszen minden pazarlásnak többdimenziós hatása van! A munkatársak termelékenysége is növekszik, lehetővé téve számukra, hogy prioritásaikat olyan stratégiai kérdésekre összpontosítsák, mint az innováció, a pénzügyi stabilitás vagy a belső vevői elégedettség stb. Ez a beszerzések új korszakának kezdete, amelyet a beszerzések nagyobb stratégiai elismerése jellemez.
TIPP: Töltse le a „A LEAN BESZERZÉS ADAPTÁLÁSA A „LONG TAIL, AZAZ KIS ÖSSZEGŰ KIADÁSOKNÁL” című ingyenes tanulmányunkat.
1 Deloitte, Agility: The antidote to complexity, 2021
2 Manutan Group, saját felmérés
