Általánosságban a vállalkozások strukturálták „head” (fő) és „mid-tail” (közepes ) kiadásaikat, amelyek csaknem az összes kiadásukat kiteszik. A „long tail” (sok kicsi) kiadások a fentiektől meglehetősen különböznek és gyakran (helytelenül) nem stratégiai kiadásnak tekintik azt. Ez a beszerzési kategória elenyésző részt tesz ki ugyan a beszerzési költségvetésben, a legtöbb rejtett költséget azonban ez tartalmazza. A Manutan segít felmérni az ilyen jellegű költséget egy optimalizálási terv meghatározása érdekében. Ismerje meg módszerünket Emma, egy nagyvállalat beszerzési vezető esetén keresztül.
Miért kell optimalizálni a long tail kiadásokat?
Még akkor is, ha kis összegekről van szó, a „long tail” kiadások gyakran rejtett, jelentéktelennek messze nem nevezhető költségekkel járnak és elkerülhetetlenül növelik a teljes életút költségét (TCO), sőt, néha még meg is haladják azt. Ezek a kiadások önmagukban kitehetik a rendelésmennyiség 60%-át, miközben a beszállítók 75%-át és a termékmennyiség 85%-át érintik. Ezek olyan, a vállalkozás működéséhez szükséges egyszerű áru- és/vagy szolgáltatásvásárlások (iroda- vagy műhelybútor, higiéniai termékek, szerszámok stb.), melyek akkor válnak kritikussá, amikor ezekhez bonyolult hozzájutni, ahogy például az egyéni védőeszközök (EVE) esetében történt a pandémia alatt.
A „long tail” kiadások jellegüknél fogva két fő kihívást jelentenek:
- A rejtett költségek, azaz az adminisztratív és logisztikai költségek csökkentése.
- Ezeknek a termékeknek a biztonságossága, melyeket – a „head” és a „mid tail” kiadásoktól eltérően – főleg a dolgozók használnak.
Ezekre a megállapításokra alapozva a Manutan kidolgozott egy módszert, amely segít a vállalatoknak abban, hogy ezt a beszerzési kategóriát ellenőrzésük alá vonják.
A Manutan módszer lényege
A módszert beszerzők fejlesztették ki beszerzők számára és célja a „long tail” kiadások kezelésének optimalizálása. Adatelemzés, a lean szemlélet és egy agilis keretrendszer segítéségével ez a módszer lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy javítsák gazdasági, környezetvédelmi és társadalmi teljesítményüket, valamint növeljék versenyképességüket.
Módszerünket már nagy, tőzsdén jegyzett vállalatok is kipróbálták és letesztelték. A módszer azonosítja a long tail kiadások rejtett költségeit, és megtakarítási tervet készít hat versenyképességi szempont alapján:
- A beszállítói portfólió racionalizálása: törekvés arra, hogy inkább egy nagyobb és jobb teljesítményt nyújtó beszállítóval szerződjünk több kicsi helyett.
- A termékválaszték optimalizálása, mely lehetővé teszi Ön számára annak biztosítását, hogy a vásárolt termékek a felhasználók funkcionális igényeihez legyenek igazítva.
- A tranzakciók digitalizálása, melynek célja a teljes Procure-to-Pay (szerződéstől a kifizetésig) folyamat dematerializálása.
- A logisztika optimalizálása, melynek célja az ellátási folyamat javítása és a termékek biztosítása a felhasználók számára.
- A módszer kiterjesztése minden telephelyre (roll-out), mely biztosítja, hogy a szerződésben rögzített előnyöket a vállalkozás összes telephelye élvezhesse.
- A minőségirányítás, melynek célja a megállapított működési hibák kiváltó okainak megoldása a szolgáltatás színvonalának javítása érdekében.
A felmérés eredménye lehetővé teszi az Ön számára, hogy az aktuális helyzetről átfogó képet kapjon, majd egy mérhető cselekvési tervet dolgozhasson ki minden egyes tényezőre vonatkozóan. Ez követően pontosan meg lehet becsülni, milyen mértékű megtakarítás érhető el a „long tail” kiadásokon, figyelembe véve a folyamatos javítás elvét is.
Az intézkedési tervet ezt követően kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-ok) segítségével és előre kitűzött célokon keresztül figyelemmel kell kísérni. Ezzel a monitoring rendszerrel agilis módon el lehet indítani a szükséges korrekciós intézkedéseket.
Emma, egy nagyvállalat beszerzési vezetőjének esete
A példánkban szereplő vállalkozás esetében a diagnózis három optimalizálási tényezőre helyezte a hangsúlyt:
- A beszállító portfóliójának racionalizálása.
- A tranzakciók digitalizálása.
- A logisztika optimalizálása.
Emma, a vállalat beszerzési vezetője először is úgy dönt, hogy az első két tényezővel foglalkozik. Észrevette, hogy a beszerzések jelentős része sok beszállító között oszlanak meg, akik potenciálisan lecserélhetők, mert a Manutan ajánlata minden igényének képes megfelelni.
Ráadásul ezeknél a tranzakcióknál alacsony arányú a digitalizáció, mivel Emma nem alkalmazta az e-procurement megoldást minden beszállítónál. William, a Manutan egyik szakértője segítségével Emma megvalósította arra irányuló akciótervét, hogy fokozatosan lecserélje meglévő beszállítóit a Manutanra, amellyel már be is vezetett egy e-procurement megoldást.
Beszállítói portfóliójának racionalizálásán felül Emma felgyorsította beszerzési folyamatainak digitalizálását is. Ez lehetővé tette számára, hogy csökkentse a beszállító-kezeléssel és a tranzakciókkal kapcsolatos közvetett költségeit, nem is szólva a környezeti hatás csökkentéséről és munkatársainak mindennapi életének javításáról.
Hat hónappal később Emma és William ismét találkoztak, hogy értékeljék a fejleményeket. Azt figyelték meg, hogy 20%-os megtakarítást értek el Emma vállalatának „long tail” kiadásaiban! Emma most már a harmadik, az előzőekben megállapított tényezőre, az ellátási lánc logisztikájának optimalizálására tudja helyezni a hangsúlyt.
Mint látható a módszer segít a vállalkozásoknak csökkenteni „long tail” kiadásaik teljes életút költségét (total cost of ownership – TCO). Ez minden szervezet esetében a versenyképesség javítását és a hatékonyság növelését jelenti, miközben elősegíti a CSR (vállalati társadalmi felelősségvállalási) stratégiát is.
