Az UNSPSC meghatározása
Az UNSPSC, vagyis a United Nations Standard Products and Services Code egy nyílt, több ágazatot átfogó és globális osztályozási rendszer, amit minden árura és szolgáltatásra lehet használni. A kód maga egy nyolcjegyű számként kódolt, négyszintű hierarchia, ami opcionálisan egy ötödik szint további két számjegyével bővíthető.
Az Egyesült Nemzetek Standard Termék- és Szolgáltatási Kódexét (UNSPSC) eredetileg az Egyesült Nemzetek Fejlesztési Programja (UNDP) és a Dun & Bradstreet Corporation (D&B) hozta létre 1998-ban. 2003 óta ezt az osztályozási szabványt a GS1 US®, egy információszabványosítási non-profit szervezet kezeli.
Az UNSPSC tehát egy nemzetközi szabvány, amely pontosan és hatékonyan osztályozza a vásárolt és/vagy eladott termékeket és szolgáltatásokat. Ez a szegmentálás egy logikus sorrendet követ, amely tükrözi, hogy a termékek hogyan mozognak az ellátási vagy értékláncon keresztül.
Összesen 57 szegmenst tartalmaz, amelyek lefedik a következőket:
- Nyersanyagok
- Ipari berendezések
- Berendezés alkatrészek és kellékek
- Gyártott termékek
- Szolgáltatások
Hogyan működik az UNSPSC?
Az UNSPSC 8 számjegyű strukturált numerikus kódrendszert használ. Ez a kód négyszintű hierarchikus struktúrát tartalmaz:
- szegmens,
- család,
- osztály és
- áru.
Egy opcionális ötödik szint (amely két további számjegyből áll) az üzleti funkciót jelzi: bérlet vagy lízing, karbantartás vagy javítás, gyártó, nagykereskedelem és kiskereskedelem. Minden termék csak egy kategóriában jelenik meg, és hozzájuk tartozik egy cím és egy leírás.
Vegyünk egy példát egy tipikus termékre, például egy nyomtatóba szánt festékpatronra (44103103):
• 44. szegmens: Irodaszerek, berendezések és tartozékok
• 10-es család: Irodai gépek és kellékeik, illetve tartozékaik
• 31. osztály: Kellékek nyomtatókhoz, faxgépekhez és fénymásolókhoz;
• 03-as áru: Toner
Ez a folyamatosan frissülő kódrendszer immár tizenöt nyelven érhető el, köztük magyarul is: német, arab, angol, kínai, koreai, dán, spanyol, finn, francia, magyar, olasz, japán, holland, norvég, portugál és svéd.
Mindenki hozzáférhet ehhez a kódrendszerhez, meghatározott keretek között. Az alaphasználatért sem jogdíjat, sem licencdíjat nem kell fizetni. A kódok kereskedelmi partnerekkel való megosztására sincs korlátozás. Fizetős előfizetések azonban elérhetőek azon szervezetek számára, amelyek szélesebb körben szeretnék használni (módosítási kérések, több felhasználó, speciális keresések stb.).
Az UNSPSC szabványosított osztályozás előnyei
Az UNSPSC célja, hogy világszerte segítse a szervezeteket termelékenységük növelésében, költségeik csökkentésében és hatékonyságuk növelésében.
Ennek a szabványosított besorolásnak a rendszereibe való bevezetésével a vállalkozások automatizálhatják a kiadásokhoz kapcsolódó feldolgozást és adatgyűjtést, egészen a beszerzési rendelésektől, beszállítói számláktól kezdve. Így teljes áttekintést kapnak a kiadásaikról a különböző részlegek és leányvállalataik tekintetében. Ezekből az adatokból fejleszthetik beszerzési menedzsmentjüket és optimalizálhatják beszerzési osztályaik működését, mint például:
- Racionalizálhatják beszállítói portfóliójukat.
- Szabványosíthatják beszerzéseiket.
- Egyszerűen összegezhetik az egy terméktípusra vonatkozó rendelési mennyiségeket, amit az ártárgyalások során használhatnak stb.
Egyik tanulmányában az Ernst & Young tanácsadó cég így fogalmazott:
„Becsléseink szerint a szervezetek legalább 10–15%-os költségmegtakarítást érhetnek el jelenlegi kiadásaikhoz képest, ha a beszerzéseik során kihasználják a taktikai lehetőségeket és integrált költségkezelési megközelítést alkalmaznak.”
Ezen túlmenően ennek a közös osztályozási rendszernek az alkalmazása is hozzájárul az üzleti partnerekkel való együttműködés gördülékenyebbé tételéhez. Ha mindenki ugyanazt a nyelvet használja, az minden kétértelműséget kiküszöböl.
Fokozott hatékonyság long tail kiadások esetén
A Pareto-elv, más néven 80-20 szabály szerint a long tail kiadása a költségek 5%-át és a beszerzési alkategóriák körülbelül 50%-át teszi ki. Egy ilyen besorolási rendszer alkalmazása ezért tökéletesen alkalmas az ilyen típusú beszerzésekre. A long tail kiadást gyakran helytelenül nem stratégiai jellegűnek tekintik, és a kevésbé strukturált menedzsmenttől, valamint a beszállítók és a megvásárolt termékek csekélyebb ellenőrzésétől szenved.
A long tail kiadások kezeléséhez elengedhetetlennek tűnik egy digitális megoldás, például a Punch Out megvalósítása, ami az UNSPSC besorolással kombinálva lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy minden olyan adat láthatóvá váljon, amely az ilyen típusú beszerzési kategória optimalizálásához szükséges.
A kategória mennyiségétől és fontosságától függően a vevők dönthetnek úgy, hogy racionalizálják beszállítói portfóliójukat, például bizonyos kategóriákat meghatározott beszállítókra korlátozva. Választhatnak olyan általános beszállítót is, amely több kategóriát lefed, így csökkentve a beszállítói adatbázis-kezelési költségeket és egyben javítva a felhasználói élményt. Ezekkel a beszállítókkal ezután keretmegállapodások köthetők. A beszerzési osztályok számíthatnak rájuk abban, hogy a beszerzési irányelveknek megfelelően a lehető legjobb ár-érték arányú termékeket kínálják, ezzel hozzájárulva a long tail kiadások csökkentéséhez.
A termékek és szolgáltatások közös kódrendszeren keresztüli osztályozása világszerte megkönnyíti a beszerzési osztályok és a szállítók közötti kereskedelmet. Azt is fontos megjegyezni, hogy a besorolások egész sora létezik: az UNSPSC-n kívül létezik például ECLASS vagy ETIM is a műszaki termékekhez. A választott lehetőségtől függetlenül a folyamat és az előnyök ugyanazok maradnak.
Töltse le A lean beszerzés adaptálása a „long tail”, azaz kis összegű kiadásoknál című tanulmányunkat!
