A digitális forradalom alatt álló világban a vállalkozásoknak nincs más választásuk, mint kezdeményezni vagy felgyorsítani digitális átalakulásukat. Ez elengedhetetlen feltétele a hatékonyság növelésének, a versenyképesség megőrzésének és a jövőre való felkészülésnek. Ez a dinamika szükségszerűen magában foglalja a beszerzési folyamatok digitalizálását is, például elektronikus katalógusokkal, amelyek ma már minden szervezet számára nélkülözhetetlenekké váltak.
Mi az elektronikus katalógus?
A vállalati beszerzési folyamatok digitalizálásának részeként az egyik első lépés a beszállítók által javasolt tárgyalásos termékkínálathoz való hozzáférés dematerializálása. Ez egy elektronikus katalógus létrehozását jelenti, amely ma már a legszélesebb körben használt eszköz ennek elérésére.
Az elektronikus katalógusok a vállalatok „Procure-to-Pay” (P2P) rendszerének szerves részét képezik. Ezek azok az integrált megoldások, amelyek a teljes beszerzési folyamatot kezelik, a termék- és/vagy szolgáltatásigényléstől a szállítói számlák kifizetéséig. Ezek közvetlenül elérhetők az adott megoldás keresőjéből.
Gyakorlatilag ezek az eszközök termékleírásokat (ár, méretek, műszaki adatok, gyártók…) és szerződéses feltételeket (kedvezmények, termékkizárások, szállítási költségek…) integrálnak. Ebben az értelemben garantálják a validált, megbízható és személyre szabott termékadatok cseréjét a vállalat és beszállítója között.
Az elektronikus katalógusoknak köszönhetően a rendelés leadása két fő lépésben zajlik. Először is, az ügyfelek kiválaszthatják termékeiket, és létrehozhatnak egy kosarat, amely beszerzési kérelemmé válik. Ezután ez automatikusan beépül a vállalat információs rendszerébe (IS), és követi a beszerzési csapat által előre meghatározott jóváhagyási folyamatot, mielőtt végleges megrendeléssé válik.
Az elektronikus katalógusok két fő típusa
Az elektronikus katalógusoknak két fő típusa létezik a beszerzési világban: a tárolt katalógus, más néven e-cat, és a Punch-Out megoldás.
A tárolt katalógus vagy e-cat
A tárolt katalógus lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy hozzáférjenek egy statikus és meghatározott kínálathoz, biztosítva a kialkudott árak stabilitását. Az adatok archiválva vannak az ügyfél e-beszerzési megoldásában vagy a szolgáltató (piacterek) megoldásában. Ez a katalógustípus különösen alkalmas kis mennyiségű, rendszeresen megrendelt termék kezelésére, a nagyon széles termékkínálat kezelésében azonban eléri határait. E katalógusok statikus jellege különösen bonyolulttá teszi karbantartásukat. Ez különösen igaz, ha több ezer termékre vonatkoznak! Az adatok frissítése azonban elengedhetetlen, mert segít elkerülni a nem elérhető vagy a listáról törölt termékek megrendelését. Az új termékek, a választékbővítések és a dinamikus ajánlatok szintén nincsenek integrálva. Végül az ügyfelek nem férhetnek hozzá a valós idejű készletszintekhez és így a szállítási időkhöz sem.
A Punch-Out megoldás
Jérémie Chauvin, a Manutan európai e-beszerzési projektmenedzsere elmagyarázza: “A Punch-Out egy digitális megoldás, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy dinamikus és valós idejű ajánlatokat érjenek el beszállítójuktól közvetlenül a beszerzési rendszerükből. A Punch-Out megoldásokon keresztül a felhasználók hozzáférhetnek egy dinamikus kínálathoz, amely új termékeket, konfigurátorokat, készletszinteket tartalmaz… mindezt a szerződéses feltételeik szerint az ár és a kizárás tekintetében.” Egyes Punch-Out megoldások hozzáférést biztosítanak a tranzakcióval kapcsolatos összes műszaki dokumentációhoz, például a megrendeléshez, szállítólevélhez, számlához és a különböző szállítási szakaszokhoz (track & trace).
Ez az eszköz alkalmasabb nagy mennyiségű, szórványosan megrendelt termék kezelésére. Ez különösen igaz az indirekt beszerzésekre.
Ez a típusú katalógus a cég Procure-to-Pay megoldása és a beszállító információs rendszere közötti interfészen keresztül érhető el. Ez pontos rálátást biztosít a fogyasztásra. A beszerzési osztályok képesek valós időben nyomon követni a kiadások változását.
Mindegyik megoldásnak megvannak a maga előnyei és hátrányai, az érintett beszerzési kategóriáktól függően. A beszerzési osztályok feladata, hogy kiválasszák az igényeiknek és működési módjuknak leginkább megfelelő eszközt.
Azok a cégek, amelyek nem rendelkeznek e-beszerzési megoldásokkal, támaszkodhatnak beszállítóik webáruházára. Ez a lehetőség könnyen és gyorsan megvalósítható, a szervezetek számára költség nélkül. Egy személyre szabott fiókon keresztül a felhasználók kedvezményes terméklistához férhetnek hozzá, egyeztetett feltételek szerint. Ez számos szolgáltatást is magában foglal, például a jóváhagyási munkafolyamatok konfigurálását, az árajánlatok, a rendelések és a szállítások nyomon követését, valamint az árak, a termékek elérhetősége és a rendelési előzmények valós idejű ellenőrzése.
Mik az előnyök a beszerzési osztályok számára?
Az elektronikus katalógusok bevezetése a vállalaton belül számos előnnyel jár, ami segít megerősíteni a beszerzési osztályok stratégiai pozícióját.
Hatékonyság javítása
Először is, a beszerzési osztályok, valamint a belső ügyfelek (kollégák) jelentős időt takarítanak meg azzal, hogy tárgyalásos feltételek mellett hozzáférnek a listán szereplő szállítók által biztosított és jóváhagyott termékek listájához. Ez a továbbfejlesztett adminisztratív menedzsment mindig közvetett költségmegtakarítást eredményez. Ezután minden érdekelt fél a lényegre összpontosíthat és pontosabban követhetik nyomon a beszerezni kívánt termékeket és szolgáltatásokat a beszerzési kritériumaikon keresztül.
Jobb megfelelés biztosítása
Az elektronikus katalógus a kialakult beszerzési politika betartását is elősegíti, és így elkerülhetőek a pazarló költekezések. A cég munkavállalói mindenhez hozzáférnek, ami a beszerzésekhez szükséges és mindezt meghatározott folyamatok szerint maguk intézhetik. Ez azonban azt jelenti, hogy a megfelelő elektronikus katalógust kell kiválasztani és mindenki figyelmét fel kell hívni annak használatára.
A digitalizáció elindítása
Végül az elektronikus katalógus bevezetése az első lépés a beszerzés digitalizálása felé. Ez megnyitja az utat a megrendelések és számlák dematerializálása előtt. Ettől kezdve a lépések egész sora automatizálódik:
- Beszerzési igények integrálása;
- Jóváhagyási folyamat;
- Megrendelések küldése;
- Megrendelések és számlák egyeztetése…
Legyen szó Punch-Out megoldásról vagy tárolt katalógusról, az elektronikus katalógusok lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy hozzáférjenek az igényeiknek megfelelő termékajánlathoz, amelyet a listán szereplő beszállítók javasoltak tárgyalásos szerződéses feltételek mellett.
Ezért alapvető eszközt jelentenek a vállalatok beszerzési potenciáljának maximalizálásához. Egy ilyen beszerzési szoftvermegoldás bevezetésével javíthatják működési hatékonyságukat, nagyobb súlyt adva beszerzési politikájuknak, növelhetik az értékesítést és kezdeményezhetik a beszerzési funkció digitalizálását.
