Az 5S módszertanban gyakran alkalmazzák a színkódolás koncepcióját, ami messze nem csak az esztétikus megjelenésről szól. A padló színes vonalakkal való jelölése, illetve a színes tárolódobozok használata vizuálisan is jelzi egy adott tér vagy termék funkcióját, így a munkahely vagy a raktár elrendezése világossá és érthetővé tehető. A színkódolás egyszerűen strukturál, megkönnyítve az alkalmazottak számára, hogy megtalálják, amire szükségük van, de azt is, hogy mindig a helyükre tegyék vissza a használt tárgyakat.
Miért érdemes színkódot használni a munkahelyen?
A színkódolás használata lehetővé tesz számos üzleti kérdésre való reagálást, például javíthatja az alkalmazottak teljesítményét, jólétét és biztonságát.
A csapat termelékenységének optimalizálása
A színek használata modularitást és rugalmasságot biztosít a munkaterületeknek anélkül, hogy kiterjedt munkát igényelne. Megkönnyíti a helyiségen belüli közlekedést is, különösen egy egyértelműen jelzett útvonalon keresztül, ami különösen hasznos egy új alkalmazott munkába állásakor. A színek kiválóan alkalmasak az anyagok és eszközök kategorizálására felhasználásuk, kockázati fokuk vagy készletszintjük szerint (pl. piros vagy zöld színnel jelölve az egyes készletszinteket). Jelezhetik egy termék minőségét vagy a gyártási folyamat előrehaladási állapotát is. A színkódok használata javítja a munkakörülményeket.
Mivel minden elemhez egy szín vagy egy rögzített hely tartozik, az anyagmozgatás is egyszerűbb, a munkatempó pedig optimalizált. A meghatározott színkóddal való munka megakadályozza a pazarlást, a felesleges utakat, valamint a polcokon lévő rossz eszközök és termékek használatát.
Irodai környezetben a színek használatának informálisabb funkciója van, de hatással lehet az alkalmazottak teljesítményére. Lehetővé teszi a munkazónák elkülönítését a hozzájuk rendelni kívánt funkciók szerint.
Bizonyos meleg színek jobban elősegítik a termelékenység javítását. Serkentik az alkalmazottak kognitív képességeit és javítják a koncentrációjukat. Ez különösen igaz a vörös árnyalataira, amelyek az agy bal féltekéjét aktiválják. Ezzel szemben a kék árnyalatok használata az agy jobb féltekéjét aktiválja, ami serkenti a kreativitást. A kék ezért különösen jól illik olyan munkakörökhöz, mint a grafikusművészek, tervezők, építészek, és általánosabban a kommunikációs, szórakoztatóipari vagy reklámszakmák.
A munkahelyi biztonság erősítése
A színek jelzőtáblaként is használhatók a munkahely azon területeinek kiemelésére, ahol kockázatok vannak a munkavállalók egészségére és biztonságára nézve. Valójában bizonyos, azonnal felismerhető színek figyelmeztető zónaként működnek az alkalmazottak számára.
Ez különösen igaz a pirosra, ami általában azt jelenti, hogy bizonyos veszélyes területekre tilos a belépés. A sárga vagy a narancssárga biztonsági figyelmeztetésként használható, különösen olyan tárolóhely esetén, ahol óvatosan kell kezelni az anyagokat. A zöld ezzel szemben gyakran olyan területet jelöl, amely nem jelent különösebb veszélyt, de gyakran használják elsősegélynyújtási eljárások jelzésére is (pl. elsősegély, vészkijárat). A kék szimbólumokkal ellátott táblák gyakran egyértelmű szabályokat jelentenek az alkalmazottak számára egy adott területen belül (tisztán tartandó hely, szükséges felszerelés, betartandó biztonsági távolság stb.).
A színes jelölések, például nyilak, közvetlenül a talajra helyezhetők a maximális láthatóság és a könnyű mozgás biztosítása érdekében. Diszkrétebbek is lehetnek, például piktogramok, címkék vagy matricák formájában a falakon, ajtókon vagy akár a padlón.
A munkavállalók kényelmének és jólétének javítása
A termelékenység optimalizálása mellett a színek használata pozitív hatással van a munkahelyi jólétre is, amely egyre fontosabb elemévé válik a vállalati életnek. A váltakozó hideg és meleg színzónák segíthetnek összeegyeztetni a csoport szakmai igényeit az egyének személyes fejlődésével. Ezek a munkavállalók számára mércét jelentenek, ösztönzik az együttműködést, a tudásmegosztást, a kollegialitást és a csapatszellemet. Az egyre rugalmasabb munkakörnyezetben (közös munkaterek, nyitott terek, Flex Office), és ahol a személyes és a szakmai élet közötti határok elmosódnak, a színek hozzájárulnak a terek diverzifikálásához.
Az alapterület így optimalizálható az együttműködésre alkalmas munkaterületekkel (piros vagy kék), az izolációs és koncentrációs zónákkal (zöld), a tárgyalókkal (sárga vagy narancssárga a döntéshozatalhoz), a pihenő- vagy étkezési helyekkel.
A színek tehát multifunkcionális zónákat határoznak meg. A munkavállalók tetszésük szerint és az elvégzendő feladatoknak megfelelően válthatnak egyikről a másikra. Az irodai kényelem iránti igényt kielégítve a színoptimalizálás fenntartja az alkalmazottak figyelmét és segít a társadalmi kapcsolatok kialakításában. Végső soron ez pozitív hatással van a vállalat termelékenységére.
8 tipp a munkateljesítmény javításához színkódolással
1. A piros és a zöld általában azt jelzi, hogy egy termék működőképes/biztonságos vagy nem. A piros gyakran veszélyes anyagot, eldobandó vagy kidobandó tárgyat jelöl.
2. A zavar elkerülése érdekében a vállalat egészében alkalmazza ugyanazt a színkódot. Választhat például sárgát szerszámokhoz, de egy adott részleghez vagy alegységhez is.
3. Válasszon „érthető” és könnyen felismerhető színeket, például pirosat, kéket, sárgát és zöldet. A túl hasonló színek használata zavart okozhat, és ügyetlenséghez vezethet, ami veszélyes lehet az alkalmazottak biztonságára nézve.
4. Alaposan gondolja át az egyes termékek megfelelő helyét. Milyen gyakran használják az adott tárgyat? Melyik alkalmazott kezeli a legtöbb terméket? Ezek mind befolyásolják egy termék vagy szerszám ideális helyét.
5. Határozza meg, hogy egy adott tárgyból hány darabot kell az alkalmazottak rendelkezésére bocsátani. Több alkalmazottnak is szüksége van ugyanarra a termékre vagy szerszámra? Egyezzen meg egyértelmű szabályokban a használatukra vonatkozóan, például abban, hogy egy tárgy mennyi ideig használható maximálisan. Ez elkerüli a nem produktív állásidőt és az ebből eredő frusztrációt!
6. Ragasszon táblákat és/vagy piktogramokat a falra vagy a padlóra a termékek vagy szerszámok helyének jelzésére. Ezek segítségével egy pillantással megtudhatja, hol találja meg az adott elemet.
7. Használjon színkódot az egyes szerszámok, gépek vagy alkatrészek csoportjának jelzésére. Ez különösen hasznos lesz egy új alkalmazott munkába állásakor. Pl. piros dobozban csavarok, kék dobozban alátétek, zöld dobozban anyák.
8. Nagyon fontos, hogy önkéntesek segítségével ellenőrizze, hogy az új elrendezés és az új módszer egyértelmű-e. Tesztelje a jelölési elemeket, és győződjön meg arról, hogy jól értik őket, beleértve a belső képzést is, hogy maximalizálják hatékonyságukat és elkerüljék a félreértések kockázatát.
Míg a terek különböző módon feloszthatók és elrendezhetők, a színkód lehetővé teszi a folyamatok szabványosítását és fejlesztését. Ez a praktikus és szervezett munkavégzési mód nemcsak a termelékenységet növeli, hanem javítja a munkahelyi közérzetet és fokozza az alkalmazottak elkötelezettségét is.
