A világjárvánnyal vált elterjedté, hogy az emberek otthonról dolgoznak. Az Urbanite Advisors felmérése szerint a munkahelyek tényleges kihasználtsága mindössze heti két nap volt Európában. A jelenlegi gazdasági visszaesés közepette a vezetők újragondolják térigényeiket. A cégek lemondanak a nagy alapterületektől, és moduláris, kiváló minőségű tereket, rugalmas irodatervezést alkalmaznak. Milyen változásokat von maga után ez a koncepció? Milyen előnyökkel jár? Cikkünkből megtudhatja, hogyan szervezheti meg hatékonyan a munkát rugalmas irodaterületek alkalmazásával.
Mit jelent a rugalmas iroda?
A rugalmas iroda egy olyan szervezési módszer, amelyben a szakmai tereket a munkavállalók igényei szerint alakítják ki. Nagyobb kényelmet és ergonomikusabb megoldásokat kínál. Ezt a következők révén éri el:
- Nyitott és megosztott munkaterületek, ahol nincsenek dedikált, személyre szóló munkaállomások;
- Együttműködési területek és lefoglalható tárgyalóterek;
- Megbízható internetkapcsolat és modern létesítmények;
- Személyes tárgyak tárolási lehetőségei;
- Hatékony erőforrás-gazdálkodás és a rendelkezésre álló munkaterület optimalizálása.
Milyen előnyei vannak a rugalmas irodatervezésnek?
A rugalmas irodatervezés virágzik, mivel számos előnnyel jár a vállalatok számára.
Termelékenység és jóllét a munkahelyen
Egy rugalmas irodában az alkalmazottak olyan környezetben dolgoznak, amely megfelel az igényeiknek és preferenciáiknak. Kiválaszthatják azokat a munkaállomásokat, amelyek a legjobban megfelelnek az elvégzendő feladatoknak. A munkanap során bármikor válthatnak íróasztalt. Ez a szabadság nemcsak a csapatok munkahelyi jóllétét javítja, hanem termelékenységüket és kreativitásukat is.
Téroptimalizálás és költségcsökkentés
A csapatok felváltva dolgoznak otthonuk és munkahelyük között. A tevékenységi területeket észszerűen újratervezik, és használatukat optimalizálják. A tér mérete csökken, mivel most már a jelenlévő alkalmazottak számához és a használathoz igazodik. Az ilyen hibrid irodáknak köszönhetően a vállalatok jelentősen csökkentik az energiafogyasztást. Hasonlóképpen, a kisebb alapterület alacsonyabb bérleti díjat is jelent, ami további megtakarítási forrás.
Hogyan szervezzünk rugalmas irodai környezetet?
A várt előnyök kihasználásához elengedhetetlen a belső munkaterület megfelelő megszervezése. Íme néhány egyszerű tipp a rugalmas irodai környezet maximális kihasználásához.
1. tipp: Igazítsa a rugalmas iroda kialakítását a vállalati kultúrához
Minden struktúrának megvan a saját kultúrája, saját munkaszokásai és saját kommunikációs módszerei. Az átszervezésnek ezért figyelembe kell vennie a vállalati kultúrát, illetve be kell vonni a folyamatba az alkalmazottakat. Ha az együttműködésre és a kreativitásra helyezik a hangsúlyt, érdemes megfontolni a közös munkavégzésre alkalmas terek szükségességét. Ez ösztönzi a csapatok közötti interakciót. Ha inkább az adatbiztonságra összpontosít, akkor az önálló irodák biztosítják az érzékeny információk bizalmas kezelését.
2. tipp: Vonja be és képezze az alkalmazottakat
A változással kapcsolatos aggodalmak gyakoriak. A munkahely átalakítása felforgatja a régi szokásokat, ami miatt az alkalmazottak nyugtalankodhatnak. Elengedhetetlen, hogy bevonják őket a tervezési folyamatba. A csapatokat tájékoztatni kell a munkahely átalakításának okairól és az általa kínált előnyökről.
Miután a rugalmas iroda létrejött, kérjen az alkalmazottaktól visszajelzést, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az átszervezés megfelel az igényeiknek és preferenciáiknak. Az aktív hallgatás ebben a szakaszban elengedhetetlen ahhoz, hogy megértsük az elvárásaikat és leküzdjük a kezdeti vonakodást. Végül, hogy könnyebben alkalmazkodjanak az új szakmai környezetükhöz, képzéseket is tarthat. Ezek az újratervezett terek használatára vagy a hozzájuk kapcsolódó új digitális eszközökre összpontosíthatnak. A csapatokkal való konzultáció és támogatás a legjobb módja annak, hogy biztosítsa támogatásukat az új szervezetben.
3. tipp: Tervezzen az egyes tevékenységtípusokhoz megfelelő tereket
Rugalmas irodaterület tervezésekor mindig figyelembe kell vennie az alkalmazottak különféle tevékenységeit ebben a térben. A legjobb munkakörülmények biztosítása érdekében különféle térlehetőségeket kell kínálnia. Ez azt jelenti, hogy a legmegfelelőbb kialakítást és környezetet (hangszigetelés, berendezések stb.) kell alkalmaznia.
Ennek az új szervezetnek olyan területeket kell tartalmaznia, amelyek megfelelnek a különböző típusú feladatoknak az optimális termelékenység garantálása érdekében:
- Tárgyalótermek összejövetelekhez és prezentációkhoz;
- Egyedi irodák koncentrációt igénylő tevékenységekhez;
- Relaxációs szobák szünetekhez, hogy az alkalmazottak feltöltődhessenek;
- Közös munkavégzésre alkalmas terek közös feladatokhoz.
A kiválasztott bútoroknak minden munkaállomáshoz megfelelőnek kell lenniük: fehér táblák a tárgyalókban, kényelmes kanapé a pihenőhelyiségben stb. Egy jól átgondolt, rugalmas irodatervezés pontosan a megfelelő teret biztosítja a csapatok produktív munkavégzéséhez.
4. tipp: Ösztönözze a kommunikációt és az együttműködést
Az együttműködés az üzleti siker elengedhetetlen összetevője. És ahogy a neve is sugallja, a rugalmas irodatervezés nagyfokú rugalmasságot jelent az együttműködés és a kommunikáció tekintetében. Annak érdekében, hogy ez az elrendezés még hatékonyabb legyen, ajánlott modern kommunikációs eszközöket beépíteni, amelyek elősegítik az interakciót:
- Azonnali üzenetküldés;
- Videokonferencia-szoftver;
- Együttműködési dashboardok;
- Interaktív képernyők;
- Megosztott napirendek stb.
Ezenkívül dönthet úgy is, hogy együttműködési tereket hoz létre (például ötletelő szobákat). Ezek a környezetek ösztönzik a csapatok közötti megbeszéléseket.
5. tipp: Tartsa karban és tegye kényelmessé az irodát
A rugalmas irodatervezés rendszeres karbantartást igényel annak érdekében, hogy egészséges és kellemes környezet maradjon. Ezért ajánlott szabályokat megállapítani a munkaterületek használatára vonatkozóan (például rendet tenni egy megbeszélés végén), és takarítási tervet készíteni a felületekre, berendezésekre és létesítményekre. Végül a rendszeres ellenőrzések segítenek azonosítani a biztonsági problémákat.
A kényelmes és vonzó tér érdekében a jelenlegi trend a helyiség dekorációjának és általános hangulatának gondos megtervezése. A bútorok és kiegészítők kiválasztásakor mindig olyasmit kell választani, ami egyszerre praktikus és esztétikus is egy iroda számára.
A tágabb környezetet (pl. külső terek) sem szabad elhanyagolni, mivel a zöldterülethez való hozzáférés hozzájárul a munkahelyi jólléthez és javítja az alkalmazottak közérzetét. Érdemes lehet asztalokat és székeket elhelyezni a helyiségen kívül, hogy a csapatok például kellemes időben élvezhessék az ebédszünetet. A vállalat ingyenes internetkapcsolattal is felszerelheti a kültéri területeket a munkavállalók számára.
A munkamódszerek hibriddé váltak. A vállalatoknál az alkalmazottak egy agilis, minőségi munkahelyet szeretnének, ahová szívesen jönnek és találkoznak kollégáikkal.
Rugalmas irodatervezési projektet tervez? Keresse bizalommal a Manutan értékesítési képviselőit, akik segítenek kiválasztani a megfelelő irodabútorokat és egyéb felszereléseket.
