Milyen egy igazán trendi, modern iroda? Mitől lesz az vonzó a munkavállalók számára és hogyan teszi hatékonyabbá a munkát egy jól szervezett tér? Olvassa el a modern iroda kialakítására vonatkozó tippjeinket!
Megváltozott világ, megváltozott munkakörnyezet
Amikor a kis, zárt irodák voltak a jellemzők
Magyarországon a rendszerváltás előtti időkig az irodaházakban kisebb helyiségek kerültek kialakításra, ahol 2-3 fős csoportok dolgoztak egy légtérben, de az egyfős irodák sem voltak szokatlanok. Később kezdtek elterjedni a nagyobb irodák, ahol már 5-10 fős osztályok is dolgoztak egy helyiségben. Ezek még mindig elszeparált, falakkal tagolt és ajtókkal zárt irodák voltak, de már lehetőség volt arra, hogy az azonos munkakörben vagy az egy projekten dolgozó munkavállalók közvetlenül kommunikáljanak egymással, hiszen korábban volt idő – ez a fiatal pályakezdők számára már ismeretlen fogalom –, amikor a közvetlen kollégák asztali vezetékes telefonon egyeztettek egymással a személyes megbeszélések helyett.
Az egy légterű, modern irodák térhódítása
A munkakörök és a munkamódszerek átalakulásával szükségessé vált ezeknek a fizikai falaknak a lebontása, mert a szakemberek megfigyelték, hogy ha a munkavállalóknak lehetőséget biztosítanak a kollaborációra, a kreatív ötletek megosztására, a gyors egyeztetésekre, akkor hatékonyabb a munkavégzés is. Érdekesség, hogy az USA-ban az egy légterű irodák már az 1950-es években megjelentek, míg nálunk csak a 2000-es évektől vált elterjedté. Az éllovasok a nemzetközi multinacionális cégek voltak, akik az anyavállalatnál alkalmazott munkamódszereket honosították meg idehaza is.
A koronavírus hatása az irodahasználatra
A koronavírus előtti években több olyan tanulmány is megjelent, ami az egy légterű irodák létjogosultságát bírálta, mondván, hogy a munkavállalóknak nincs személyes terük, túl nagy a zajterhelés és az elmélyült munkának sem kedvez, ha sokan dolgoznak egy helyiségben. Aztán a járvány berobbanásával és a kényszerű home office-szal újabb változás indult el. A munkavállalók hosszú időre elmagányosodtak, sokan kifejezetten szenvedtek a szociális kapcsolatok hiányától, vagy éppen attól, hogy otthoni körülmények között nem tudtak a munkára fókuszálni és elmosódtak a határok a munka-magánélet között. Bár az otthoni munkavégzésre való áttérés sok szempontból sikeres volt, cégek és munkavállalók tömegei várták az „újranyitást”, amikor végre újra be lehetett járni az irodába és személyesen lehetett találkozni a kollégákkal.
Napjainkban már jellemző, hogy a szellemi munkát igénylő munkakörökben a cégek felkínálják az otthoni munkavégzés lehetőségét heti 2-3 napban és csak a fennmaradó időt töltik az alkalmazottak az irodában. Ezzel együtt a munkaszervezés is átalakult. A home office napok idején a munkavállalók jellemzően az önálló, elmélyült munkát igénylő feladatokat látják el, az irodai napok idején pedig csapatmeetingeket, kooperációt, ötletelést igénylő megbeszéléseken vesznek részt.
Éppen ezért a cégek megpróbálják az irodákat munkavállaló baráttá tenni azzal, hogy olyan tereket alakítanak ki, amelyek az önálló munkavégzést, a csapatban együttgondolkodást és a munkavállalók közötti szociális kapcsolatok erősítését is lehetővé teszik. Sőt, egyre több modern irodában kap helyet egy-egy rekreációs sarok vagy sportolásra alkalmas tér is, hiszen az ülő munka és a mentális fáradság negatív hatásait remekül lehet ellensúlyozni azzal, ha az alkalmazottak munka közben nyújthatnak, jógázhatnak, vagy épp csocsózhatnak pár percet.
Mi jellemzi a mai modern irodákat?
A színek használatára jellemző, hogy általában egy domináns színt választanak, amiben sokszor visszaköszön a céges arculatból egy karakteres árnyalat. A falak színe többnyire fehér és domináns szín inkább a kiegészítőkben jelenik meg.
A modern irodákban egy-egy falszakaszt előszeretettel burkolnak különleges anyagokkal, például fával vagy akár élő növényekkel.
A terek szellősek, tágasak és letisztultak. A tágasság érzéséhez a szokásostól nagyobb belmagasság és az esztétikus, egységes bútorok is hozzájárulnak. Az előszeretettel használt üvegfalak szintén hozzájárulnak a szellősséghez. A modern irodákban a tárgyalók, a meeting szobák és akár az étkezők fala is üvegből készül.
A modern irodatrendekben megjelenő megoldások nem öncélúak és messze nem csak az esztétikumról szólnak. Kutatások támasztják alá például, hogy a természetközeliség érzése vagy a természetes fényforrás hogyan befolyásolják a munkavállalók teljesítményét. Ezen tapasztalatokat veszik figyelembe az építészek és a lakberendezők, amikor nagy ablakokat, hatalmas szobanövényeket és élő növényfalakat javasolnak a modern irodákba.
A nagy, egy légterű irodák egyáltalán nem lesznek zajosak, ha megfelelő akusztikai elemeket alkalmaznak. A zöld növények, a térelválasztó paravánok, a textillel vagy fával burkolt falak és a szigetszerűen kialakított munkaállomások mind-mind jó megoldást kínálnak erre. Egy-egy sziget 4-8 íróasztalból állhat. Ezek között hagyjuk elegendő szabad teret a közlekedésre, térelválasztóként pedig helyezzünk el könyvespolcot, dicsőségfalat, zöld növényeket, vagy ha van elég helyünk, akkor akár egy kanapéval vagy függőhintával is színesíthetjük a teret.
A munkaállomások ergonómiájának fontosságát ne becsüljük alá. Ha az iroda desk sharing rendszerben működik, válasszunk motorosan állítható magasságú íróasztalokat, így minden munkavállaló a saját testmagasságához tudja állítani az asztalt munkakezdéskor. Az irodaszékek legyenek ergonomikus kialakításúak, mert csak ezek alkalmasak 6-8, vagy akár azt meghaladó ülőmunkára. A munkaállomások kerüljenek a természetes fényforrás, vagyis az ablakok közelébe, a pihenésre, rekreációra szánt sarkok komfortját viszont éppen azzal fokozhatjuk, ha azok megvilágítása finomabb és akár az árnyékolásra vagy elsötétítésre is lehetőség van.
Munkavállaló barát iroda, ahol jó lenni, ahol jó dolgozni
Sokan időpazarlásnak vagy egyszerűen csak amerikai divathóbortnak tekintik, hogy játékszoba, mászófal, babzsák, hinta vagy futópad kerüljön az irodába, pedig azok a cégek, akik úgy alakították ki modern irodájukat, hogy ilyen felszerelések is helyet kaphattak bennük, arról számolnak be, hogy a munkavállalók nemcsak, hogy örömmel használják ezeket, hanem a munkateljesítményükre is pozitívan hat, ha 10-15 percet pihenhetnek, vagy játszhatnak a kollégákkal. Az ilyen apróságoktól lehet egy modern iroda olyan hely, ahova szívesen járnak be a munkavállalók.
Sportolási lehetőség az irodán belül?
A modern irodákra jellemző trend, hogy a rekreációra és a sportolásra is lehetőséget nyújt. Néhány jógaszőnyeg és fitneszlabda egy kisebb sarokban is elfér. Ha mindezt el tudjuk szeparálni például egy függönnyel, máris megteremtettünk egy olyan helyet, ahol az alkalmazottak nyújthatnak, meditálhatnak vagy elvégezhetnek néhány jógagyakorlatot feltöltődésként. Ha ezen túl nagyobb tér is rendelkezésünkre áll, akkor akár egy mászófalat is kialakíthatunk, szobabiciklit, futópadot vagy egyéb sporteszközt szerezhetünk be. Ezekkel rendszeres sportolásra ösztönözhetjük a munkavállalókat, illetve kifejezhetjük azt is, hogy fontos számunkra az egészségük és a jó közérzetük. Ha aktív sportolásra alkalmas gépek kerülnek az irodába, gondoskodjunk megfelelő számú zuhanyzóról illetve zárható öltözőszekrényről is, hogy a mozgás igazán komfortos lehessen.
Olvassa el a munkahelyi pihenők kialakításáról szóló cikkünket is!