A beszerzési osztályok létfontosságú szerepet játszanak a vállalatok versenyképességében. Ez aligha meglepő, hiszen a szolgáltató cégeknél a forgalom közel 30%-át, az ipari cégeknél pedig legalább 50%-át a beszerzési osztályok adják.
Költségoptimalizálás: Kulcsfontosságú a beszerzők számára
A PwC legfrissebb tanulmánya szerint ma a költségek csökkentése, optimalizálása és ellenőrzése a legfontosabb prioritás a beszerzési osztályok számára. Ezt az a többválságos környezet okozza, amelyben a vállalkozások jelenleg navigálnak. A folyamat a Covid-19-járvánnyal indult, majd az Ukrajna és Oroszország közötti konfliktussal, közel-keleti zavargásokkal és különféle geopolitikai feszültségekkel folytatódott.
Ezek a kihívások minden ágazatot érintenek. Corinne Loreaux, a Société du Grand Paris beszerzési igazgatója kifejti: „A beszerzési osztályok visszaszerzik központi szerepüket a vállalkozásokon belül, hogy költségoptimalizálási stratégiákat hajtsanak végre a magas infláció idején.”
Ebben az összefüggésben a beszerzési osztályoknak hatékony költségcsökkentési és optimalizálási stratégiákat kell kidolgozniuk a nyereségesség maximalizálása érdekében az általános teljesítmény veszélyeztetése nélkül. Philippe Dulou, az EY Consulting beszerzési és ellátási láncért felelős partnere megjegyzi: „2024-ben kritikus kérdés volt, hogyan lehet jobban kezelni a költségeket a növekvő árrések közepette, mivel az eladások stagnálnak vagy csökkennek. A beszerzési osztályoknak a költségcsökkentést az értékesítési pályákhoz kell igazítaniuk, hogy fenntartsák a jövedelmezőség elfogadható szintjét.”
A beszerzők feladata úgy csökkenteni a költségeket, hogy az ne menjen a minőség rovására. Ennek elérése érdekében a beszerzők a közvetlen költségek, például az áruk és/vagy szolgáltatások beszerzési árának csökkentésére összpontosíthatnak, miközben optimalizálhatják a vállalat működéséhez kapcsolódó közvetett költségeket is.
Melyek a költségoptimalizálás legfontosabb beszerzői eszközei?
Noha számos költségoptimalizálási eszköz áll rendelkezésre, az egyes beszerzési osztályok feladata, hogy aktiválják azokat, amelyek a legmegfelelőbbek a vállalat konkrét helyzetének. Ez lehetőséget ad a vállalat kiadásainak feltérképezésére és a lehetséges költségmegtakarítási területek azonosítására.
Szerződések újratárgyalása
Gyakran ez jelenti az első költségoptimalizálási lehetőséget, amelyet a beszerzési osztályok aktiválnak. Ahhoz, hogy a szerződéses tárgyalás eredményes legyen, a vevőknek jól fel kell készülniük. Világosan meg kell határozniuk céljaikat és az igényeiket alátámasztó érveket. Az árak és a szerződéses feltételek megtárgyalása érdekében például elkötelezhetik magukat nagyobb mennyiségű áru mellett, kedvező fizetési feltételeket biztosíthatnak, vagy kihasználhatják a versenyt. Egy cseh tanulmány szerint minden egyes beszerzési folyamat során bevezetett új versenytárs a beszerzési költségek átlagosan 3,4%-os csökkenéséhez járul hozzá.
Pontosabb igényfelmérés
A beszerzők proaktív megközelítést is alkalmazhat a költségek optimalizálása érdekében. Ez magában foglalja az operatív csapatokkal való szoros együttműködést a funkcionális igények áttekintése, a műszaki specifikációk módosítása és a specifikációs dokumentum kidolgozása érdekében. A cél a belső ügyfelek igényeinek precíz kielégítése, a túlminőség jelenségének minimalizálása mellett. Nevezetesen, a vállalatok hajlamosak a prémium minőséget előnyben részesíteni a hosszú távú kiadások több mint egyharmadában. Ez a minőségi szint azonban nem mindig a legmegfelelőbb a termék tervezett felhasználása szempontjából.
A teljes életút költség (TCO) perspektívája
A beszerzési osztályoknak meg kell határozniuk a teljes életút költséget (TCO) is. Elengedhetetlen, hogy az egységáron túl tekintsünk, és vegyünk figyelembe minden kapcsolódó költséget, beleértve a következőket:
- Szállítási költségek
- A termékhasználathoz szükséges erőforrások
- A pótalkatrészek költsége és a karbantartási költségek
- A termék élettartama végén annak megsemmisítése vagy ártalmatlanítása
Mindezeket a tényezőket figyelembe kell venni a megalapozott, hosszú távú döntések meghozatalához. Ez a stratégiai eszköz segít optimalizálni mind a közvetlen, mind a közvetett költségeket, ezáltal értéket teremt.
Szállítók racionalizálása
Ez különösen hatékony a hosszú távú kiadások esetén, amelyek a beszállítói bázis nagy részét teszik ki. A legtöbb ilyen beszállító alacsony aktivitású, minimális éves rendelési mennyiséggel. A különféle igények kielégítésére elég széles termékskálát kínáló referenciaforgalmazóra cserélve megnyitja az utat a közvetett megtakarításokhoz. Ez a megközelítés csökkenti a tranzakciós költségeket is.
Beszerzési folyamatok digitalizálása
A költségoptimalizálás magában foglalja a beszerzési folyamatok digitalizálását is. A digitális megoldásokkal a beszerzési osztályok automatizálhatják műveleteik jelentős részét, a beszerzéstől a számlafizetésig. Ez növeli a hatékonyságot és közvetett megtakarításokat eredményez.
Az e-procurement eszközök, az e-sourcing és mesterséges intelligenciával kombinált eszközök jó példák erre. Végső soron minden költségcsökkentési és optimalizálási stratégiát hosszú távon kell kezelni. A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI) használatával a beszerzési csapat nyomon követheti az elért megtakarításokat, és az eredmények alapján módosíthatja a cselekvési tervet. Ráadásul ez egy állandó folyamat, amelynek alkalmazkodnia kell a piaci fejleményekhez és a vállalat stratégiai prioritásaihoz.
Összefoglalva, ez a megközelítés nemcsak a kiadásokat csökkenti, hanem javítja a hatékonyságot és az agilitást is. Ez azonban nem mehet a minőség, a biztonság vagy a beszállítói kapcsolatok rovására. Az erős költséggazdálkodás lehetővé teszi bármely vállalkozás számára, hogy hozzájáruljon a fenntartható és nyereséges növekedéshez.
