A long tail kiadások eleve sokféle beszerzést jelentenek. Ez minden iparágban bizonyos fokú irányítási bonyolultságot jelent. Jelentős kihívásokat vet fel, különösen a működési hatékonyság és a versenyképesség tekintetében. Ebben az összefüggésben a mesterséges intelligencia (AI) – különösen a generatív AI – valódi változást hozhat a beszerzési osztályok termelékenységének növelésével.
Long tail: Definíció és kihívások
A Pareto-elv, más néven 80-20 szabály szerint a long tail kiadása a beszerzési költségvetések elenyésző részét (5%) teszi ki, de a termékkategóriák többsége (50%) ebből áll. Ez általában ritka beszerzéseket jelent, amelyek az árucikkek rendkívül széles körét fedik le. Ezek a beszerzések, bármilyen változatosak is, nélkülözhetetlenek minden vállalat zökkenőmentes működéséhez és versenyképességéhez. Amint a beszerzési osztályok ellenőrzésük alá vonták stratégiai beszerzéseiket, jobban oda kell figyelniük a long tail kiadásokra, amely általában rosszul strukturált gazdálkodástól szenved, amit két fő jelenség jellemez.
Hibás beszerzési folyamatok
A long tail kiadások az általa képviselt termékek mennyisége és sokfélesége miatt jelentős adminisztratív terhet jelentenek. A beszerzési osztályok azonban nehezen tudják kezelni és optimalizálni ezeket a beszerzéseket az erőforrások hiánya miatt. Valójában a beszerzési és/vagy beszerzési folyamatok néha bonyolultnak, időigényesnek vagy akár hiányosnak bizonyulhatnak.
Több beszállító
Ezek a beszerzések hihetetlen mennyiségű termékkategóriát és cikkszámot képviselnek. Racionalizálási munka nélkül ezen beszerzési kategóriánál a beszállítók száma megsokszorozódik. A vállalatok végül rendkívül nagy beszállítói portfólióval, valamint tranzakciók, szállítások és készletek sokaságával rendelkeznek. Nem beszélve arról, hogy milyen mennyiségű adat keletkezik anélkül, hogy azokat mindig megfelelően hasznosítanák.
Long tail kiadásokra jellemző, hogy
- a beszállítóknak a 75%-a,
- a szállításoknak a 70%-a,
- a rendeléseknek pedig a 60%-a
esik ebbe a beszerzési kategóriába.
Mesterséges intelligencia, amely támogatja a long tail kiadásokat
A beszerzések világában a mesterséges intelligencia (AI) kiemelkedő eszközzé vált, különösen a generatív mesterséges intelligencia területén. Az ilyen típusú mesterséges intelligencia az adatok önálló létrehozására összpontosít, és interakcióba léphet a felhasználókkal. Ez segíti a beszerzési csapatokat az operatív beszerzéskezelésben, az optimalizálási lehetőségek azonosításában és a stratégiai döntéshozatalban.
Alex Saric, az Ivalua marketing igazgatója kifejti: “A mesterséges intelligencia a beszerzések átalakításának katalizátora lehet, világos felhasználási esetekkel az adatfeldolgozáshoz, automatizáláshoz, gyakorlati betekintések létrehozásához, valamint a beszerzési és ellátási lánc műveleteinek megerősítéséhez vezető stratégiákat kínál.”
Ez különösen igaz a long tail kiadásokra, amelyek jelentős munkaterhelést jelentenek, hatalmas mennyiségű adatot generálnak, és az érdekelt felek széles körét érintik, legyenek azok beszállítók vagy felhasználók. Pontosan ezekre a beszerzésekre kell összpontosítanunk a legidőigényesebb manuális feladatok automatizálását, mint például a termékkeresés, a dokumentumkészítés és -elemzés, vagy a lehetséges költségmegtakarítások azonosítása.
A Sapio Research által az Ivalua megbízásából készített legújabb tanulmány szerint a beszerzési vezetők 63%-a már bevezetett mesterséges intelligencia vagy gépi tanulási technológiát, vagy tervezi ezt.
Long tail kiadások: 3 fő mesterséges intelligencia felhasználási eset
Manapság a beszerzési osztályokon belüli mesterséges intelligencia-alkalmazások sokfélék és változatosak. A Source-to-Pay folyamatok középpontjába integrálva egyes AI-megoldások virtuális asszisztensek formájában is megjelennek, amelyek a generatív mesterséges intelligenciát és a nagy nyelvi modelleket (LLM), például a ChatGPT-t, a Google Geminit vagy a Copilotot kombinálják, hogy felhasználóbarát interfészt kínáljanak a felhasználóknak komplex adatkezelő és költéselemző rendszerekkel. Mindezt azzal a céllal, hogy segítsék a beszerzőket a mindennapi működésben, ezáltal megsokszorozzák termelékenységüket.
Termékkeresés
A beszerzők és a cég egyéb munkatársai is használhatják az AI-t, hogy hasznot húzzanak az e-katalógusukban található fejlett termék- és/vagy szolgáltatáskeresésből. Egyszerűen be kell írniuk egy kulcsszót (akár hibásan is), vagy le kell írniuk a kívánt funkciót, hogy releváns eredményeket kapjanak. Ez akár vásárlási szokásaikat vagy más, az egyénre jellemző paramétereket is figyelembe vehet. Sőt, a mesterséges intelligencia felveheti egy beszélgetőpartner vagy chatbot formáját is, amely elkíséri ezeket a munkatársakat a termékkeresés és információgyűjtés terén.
Dokumentumkészítés és -elemzés
A beszerzési osztályokat hatékony mesterséges intelligencia-eszközök segíthetik a tartalomgyártásban, nevezetesen az ajánlatkérések megtervezése vagy a beszállítóik felé küldött közlemények megfogalmazása és elküldése. Az AI segíthet nekik ezen dokumentumok elemzésében, összefoglalásában, vagy akár a releváns információk azonosításában (mindkét fél kötelezettségei, szállítói kockázat…). A beszélgetőpartnerek segítségével a vásárlók konkrét kérdéseket is feltehetnek a dokumentumokkal kapcsolatban, és azonnali válaszokat kaphatnak. Ez a digitális megoldás értékes támogatást nyújt a megfelelőségi problémák felderítéséhez vagy a szállítói tárgyalások előkészítéséhez.
A lehetséges megtakarítások azonosítása
Az AI-nak köszönhetően a beszerzési osztályok automatizálhatják folyamataikat, valós idejű és részletes információkat nyerhetnek ki kiadási adataikból, így költségmegtakarítást érhetnek el. Ez magában foglalja az adatok automatikus összesítését, tisztítását, osztályozását és jelentését a vállalaton belül. A beszerzők így hozzáférhetnek a fogyasztási jelentésekhez, beazonosíthatják az áremeléseket stb. Mindezt azzal a céllal, hogy megalapozott döntéseket hozzanak és megtakarításokat érjenek el.
Szembesülve azokkal a fő kihívásokkal, amelyeket a vállalatokon belül jelentenek a long tail kiadások, a manuális feladatok automatizálása révén a mesterséges intelligencia (AI) jelentős eszköznek bizonyul a folyamatok optimalizálása, a működési hatékonyság és mindenekelőtt a beszerzési osztályok általános teljesítménye szempontjából.
Végső soron az AI integrálása a beszerzésbe kétségtelenül lehetővé teszi az általános hatékonyság javítását és a költségek csökkentését a beszerzési folyamatok során: a kategóriaelemzéstől a beszállítói menedzsmentig, beleértve a kockázatkezelést is. A hatalmas időmegtakarítás mellett lehetővé teszi számukra, hogy erősítsék kapcsolataikat a vállalat egyéb részlegeivel és beszállítókkal, pontosan irányítsák beszerzési stratégiájukat és ezáltal erős hozzáadott értéket teremtsenek.
