A növekedés és az optimális teljesítmény biztosítása érdekében a vállalkozásoknak folyamatosan fejleszteniük kell folyamataikat. A cél az, hogy hogy rugalmasabbá, robusztusabbá, gyorsabbá és megbízhatóbbá váljanak. Ehhez ki kell küszöböljék az eredmények minőségének javítása érdekében azokat a folyamatokat, amelyek csekély értéket adnak az ügyfelek számára, vagy hulladékforrást jelentenek.
1. lépés: A diagnózis felállítása
Az első lépés a jelenlegi helyzet felméréséből áll. Megköveteli a meglévő folyamatok vizsgálatát, elemzését, értékelését. A cél a gyengeségek, működési zavarok, szűk keresztmetszetek, ismétlődések azonosítása. Vagyis meg kell vizsgálni minden olyan problémát, amely hatással lehet a beszerzési osztály termelékenységére, minőségére vagy általános hatékonyságára. Ennek az elemzésnek ki kell terjednie az ellátási lánc minden aspektusára: a beszállító kiválasztásától a szerződéskezelésig és a rendelésfelvételig. Mindezt úgy, hogy a folyamatok jól illeszkednek a vállalati stratégiákhoz.
Ezt a munkát közvetlen megfigyelésekkel, a meglévő dokumentációk tanulmányozásával és az alkalmazottakkal folytatott interjúk segítségével érdemes elvégezni, mert így képet kap a kollégái tapasztalatairól is. Fontos megérteni az érdekelt felek igényeit, fájdalompontjait és elvárásait. Ez José Gramdi, kutató és szerző meggyőződése is:
„A folyamatos fejlesztési folyamat egyik fő alapja, hogy az embereket helyezzük a rendszer középpontjába. A menedzsereknek, igazgatóknak és részvényeseknek bízniuk kell csapataik intelligenciájában és a problémák megoldásában.”
Ez átfogó képet ad a vállalkozás vagy részleg működéséről.
Innentől kezdve ismerjük a folyamatok különböző szakaszait, az érintetteket és a fejlesztési lehetőségeket. Ez elvezet ahhoz, hogy kiválasszuk, mely folyamatokat optimalizáljuk, majd célokat tűzünk ki: tranzakciós költségek csökkentése, beszállítói teljesítmény javítása, beszállítói szerződéskezelés optimalizálása stb. Minden célnak SMART-nak kell lennie: Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound. Ez végső soron lehetővé teszi a projektcsapat számára, hogy meghatározza fő teljesítménymutatóit. A legjobb beszerzési KPI-ok közé tartozik például a beszerzési funkció ROI-ja (befektetés megtérülése), az átlagos tranzakció-végrehajtási idő, vagy a szerződésen kívüli beszerzések aránya.
2. lépés: A folyamatok újragondolása
Miután a vállalat befejezte a diagnózist, újra kell építenie folyamatait, hogy még hatékonyabbá és a céljaihoz igazodóvá tegyük őket. Előfordulhat, hogy egyes lépéseket meg kell szüntetni, másokat össze kell vonni, újakat kell hozzáadni, megváltoztatni a feladatok sorrendjét, szabványosítani az eljárásokat.
Ennek érdekében a teljes csapat támaszkodhat különféle bevált és strukturált folyamatfejlesztési módszerekre: Six Sigma, Just-in-Time Management, Kaizen, Lean stb. A piacvezető Ivalua a lean filozófia sokrétű erényét magyarázza:
„A lean menedzsment szerint a beszerzések javításának egyik módja lehet a beszerzési folyamatok és a költségek csökkentése, a szolgáltatások minőségének felülvizsgálata, a munkafolyamatok csökkentése. Mindez javítja a beszállítói teljesítményt és a reagálókészséget, így a beszerzési osztályok a tranzakciók helyett jobban összpontosíthatnak a vállalat számára hozzáadott értéket jelentő stratégiai kérdésekre.”
Az automatizálás az üzleti folyamatok fejlesztésének is kulcseleme. Ne habozzon kihasználni a technológiát az ismétlődő és/vagy manuális feladatok automatizálására. A McKinsey tanácsadó cég tanulmánya kimutatta, hogy a feladatok 50-70%-a potenciálisan automatizálható a beszerzési osztályokon belül. Mára a legtöbb beszerzési osztály megkezdte a P2P (Procure-to-Pay) folyamatának automatizálását e-procurement digitális megoldásokon keresztül. Ez az üzleti folyamat menedzsment szoftver számos feladatot képes átvenni, mint pl. megrendelések feladása, a megrendelés és a számla egyeztetése. A jövőben a beszerzési osztályok a Robotic Process Automation vagy az Intelligens Folyamatautomatizálás segítségével még tovább léphetnek a folyamatfejlesztési erőfeszítésekben.
Ezt a munkát azután be kell mutatni a fő érdekelt feleknek, azaz a beszerzési osztálynak, de más részlegeken dolgozó kollégáknak is. Ez egy olyan lehetőség, amely rávilágít arra, hogyan működnének a folyamatok a kidolgozott változtatásokkal. Kreatív és részvételen alapuló folyamatfejlesztési technikák alkalmazhatók, hogy bevonják őket a közös munkába és összegyűjtsék visszajelzéseiket, illetve megkérdőjelezzék a tervezett módosításokat. Ezt követően elengedhetetlen az új folyamatok érvényesítése. Ez magában foglalja mind a valós körülmények között végzett szimulációkat, mind a csapatokkal folytatott eszmecserét, hogy biztosítsák az alkalmazottak változás iránti elkötelezettségét.
3. lépés: A változtatás végrehajtása
A harmadik lépés az új validált folyamatok bevezetése. Ez átgondolt és jól megtervezett élesítést jelent. A folyamatfejlesztés elkerülhetetlenül együtt jár egy tájékoztatóval, vagy akár képzéssel a különböző érintettek számára. Ha ezek a változtatások egy új digitális megoldás használatát foglalják magukban, ez tartalmazhat például egy oktatóanyagot.
A változtatások végrehajtása után elengedhetetlen a teljesítmény nyomon követése és mérése. Dashboardok segítségével a csapatok valós időben követhetik nyomon az üzleti folyamatokat, azonosíthatják a problémákat vagy a hatékonyság hiányát, és így gyorsan reagálhatnak. A projektcsapat kombinálhatja ezeket az adatokat az érdekelt felek visszajelzéseivel. Így minden szükséges beállítás elvégezhető a folyamatok folyamatos fejlesztéséhez.
Az üzleti folyamatok fejlesztése egy igazi átalakulási a vállalaton belül. Ahhoz, hogy ez a projekt sikeres legyen, adaptált eszközökre, folyamatos kommunikációra és a folyamatfejlesztés szilárd kultúrájára kell támaszkodni. A folyamatok racionalizálására irányuló együttműködéssel a szervezet csökkenti a hibákat és a következetlenségeket. Ez hosszú távon a működési hatékonyság optimalizálását, a költségek csökkentését és a vevői elégedettség javítását jelenti.
