A rugalmas iroda új térhódítása

A távmunka növekvő népszerűsége elősegíti a rugalmas irodák elterjedését. Bár a múltban gyakran érte őket az a vád, hogy elszemélytelenítik a munkatereket, és bevezetésüket csak az irodaterület csökkentésén keresztüli pénzmegtakarítás motiválja, a rugalmas iroda mostanra újból vonzóvá vált. A kreatív interakciókat és a munkahelyi jólétet elősegítő, barátságos tereket kínálva hozzájárulnak a munka és a vállalati kultúra közötti kapcsolat átalakításához.

---

A rugalmas iroda már jóval a Covid-19 előtt is magára vonta a figyelmet. 2018-ban a Savills and Workthere által készített, a rugalmas irodaterek európai panorámájáról szóló tanulmány arról számolt be, hogy a globális vállalati ingatlankereslethez képest jelentősen megnőtt a rugalmas irodák iránti igények aránya. Ez az arány már elérte a megkeresések 9,9%-át, azaz a 3 évvel korábbi adat háromszorosát, 830 000 m² irodaterületet foglalva el Európa-szerte. Bár ez előreláthatóan leginkább az olyan nagyvárosokat érinti, mint Párizs, London és Berlin, más "másodlagos" európai városokban is jelentős lelkesedés tapasztalható az újfajta szervezési mód iránt. Ennek következtében Stockholmban vagy Brüsszelben a megkeresések közel 25%-a már közösségi munkahelyekre irányul.

Hogyan is működik a rugalmas iroda a gyakorlatban?

A rugalmas iroda jelentheti azt, hogy a hét napjaitól függően két, párban dolgozó alkalmazott osztozik egy irodán. Lehet egy teljesen szabad tér is, ahol nincs kijelölt munkaállomás.

Lehetőség van egy olyan félmegoldásra is, ahol nyitott terek szolgálnak munkavégzésre, kijelölt állomások nélkül, de megkülönböztetve a vállalat külön részlegeinek szánt teret, lehetővé téve mind a referenciapontok megőrzését, mind a konstruktív interakciót a szakterületek számára.

A munkateret és a pihenőhelyeket ötvöző hibrid megoldások is a dolgozók rendelkezésére bocsáthatók a csapatkohézió fenntartása érdekében. Végül pedig más terek is tervezhetők a csapatok koncentrációjának optimalizálására, ha a differenciálatlan nyílt tér túlságosan kényelmetlenné válna. Ez a helyzet a következő esetekben:

• "telefonfülkés terek" (telefonhívásokra fenntartott helyiségek);
• "Meeting-boxok", ahol az alkalmazottak optimális akusztikai feltételek mellett tarthatnak megbeszéléseket;
• Fókuszszobák", amelyek privátabb környezetet biztosítanak, ha az alkalmazottaknak maximális koncentrációra van szükségük.

A tér újradefiniálása az Ön szakterülete által kínált rugalmas lehetőségektől és az Ön céljaitól függ, valamint hogy mennyire képes a csapata alkalmazkodni a kevésbé helyhez kötött munkatérhez.

Kisebb költségek a vállalkozások számára

A vállalkozások számára a rugalmas iroda fő előnye gyakran az irodahelyiségekkel kapcsolatos költségek csökkentésében rejlik. Kevesebb kijelölt iroda kevesebb helyigényt jelent. Bár a nomádizmusra és a távmunkára támaszkodik, a rugalmas iroda is egy hosszú távú fejlődés része. A nagyvállalatokban rendelkezésre álló egyéni tér nagysága így az 1980-as 40 m²-ről napjainkra kb. 15 m²-re csökkent .

A Covid-19 előtt végzett számos tanulmány szerint a munkavállalók legalább 50%-a azt mondta, hogy nincs szüksége személyes irodára, feltéve, hogy minden szükséges eszközzel rendelkeznek a hatékony munkavégzéshez.

A rugalmas iroda elválaszthatatlan a távmunkától

A Covid-19 válságot követő távmunka sikere most felgyorsítja a dolgokat. Mivel a munkavállalók túlnyomó többsége (81%) továbbra is heti egy vagy több napot szeretne távmunkában dolgozni, ez valóban felveti a kérdést a személyes munkaállomás céges helyiségekben való fenntartásával kapcsolatban. Miért kellene mindenkinek személyes munkaállomást fenntartani, ha az az idő egy részében üresen marad?

A munkavállalók általi támogatás alapvető szükségessége

A rugalmas irodát gyakran kritizálják amiatt, hogy a tér elszemélytelenedését okoza, vagy akár további stresszhez is vezethet az ezzel járó napi szokások elvesztése. A távmunka által lehetővé tett rugalmasság azonban megakadályozza, hogy ebbe a csapdába essünk. Mi lehetne személyesebb és rutinszerűbb, mint a saját otthonunk? Amint lehetővé válik, hogy rendszeresen ott dolgozzunk, és könnyedén váltogassuk a távmunkát és a jelenléti munkavégzést, mindenki képes lesz megtartani szokásait, valódi életminőséget ápolni a munkahelyén, és megőrizni azt az érzést, hogy saját maga alakítja a munkakörnyezetét.

Egyesek az irodai szocializációt kedvelik, mások a távmunka nyugalmát; a legtöbben pedig értékelik, hogy egyikről a másikra válthatnak. A munkahely megválasztásának szabadsága kétségtelenül az autonómia erőteljes tényezője. Emellett nagyon erős kontrollérzetet is ad. És ahogy Gaëtan de Lavilléon, az idegtudományok doktora hangsúlyozza, a kontrollérzet "általában véve nagyobb munkahelyi elégedettséggel és végső soron jobb teljesítménnyel jár együtt".

Az összes munkavállaló támogatásának elnyerése érdekében ezért alapvető fontosságú, hogy a rugalmas iroda ne menjen szembe ezzel az kontrolligénnyel. Ellenkező esetben akár ön is otthon maradhat! Ezért is lehet bölcs dolog a munkavállalókat is bevonni a munkaterek kialakításába. Emellett döntött például az Airbnb az amerikai Portlandben található központja esetében.

Végül, hogy elkerüljük a saját iroda elvesztésével járó frusztrációk felerősödését, fontos, hogy mindenki úgy érezze, hogy a rugalmas iroda új lehetőséget kínál a vállalaton belüli kapcsolatteremtésre. Ebből a szempontból a rugalmas irodateret nem csak munkaterületnek kell tekinteni, hanem egy kreatív interakciókat elősegítő, barátságos helynek, ahová mindenki szívesen jár és szívesen találkozik másokkal.

Tegye együttműködési központtá a rugalmas irodát

Ezt a modellt támogatja például a Peugeot is. A francia autógyártó tavaly tavasszal bejelentette, hogy a jelenléti munkavégzés ezentúl csak... heti 1,5 napon lesz kötelező. Ez világszerte 40 ezer alkalmazottat érintett. A kihívás itt az volt, hogy minden egyes személyes találkozást gazdag és produktív pillanattá tegyenek. "HRD-ként, ha munkaértekezletet tartok a csapataim fizikai jelenlétében, megkérem őket, hogy ne nyissák ki a laptopjukat, és ne nézzék meg a telefonjukat. Lényeges, hogy az együtt eltöltött időt csak a kreativitásnak, az interakciónak és a döntéshozatalnak tudjuk szentelni" – mondja ezzel kapcsolatban Xavier Chéreau, PSA HRD. Ily módon a rugalmas iroda koncepciója az irodatereket együttműködési központokká alakítja át, amelyek inkább megbeszélésekre és konzultációkra, mintsem munkavégzésre szolgálnak. Ezzel szemben az egyéni munkát csendben és távolról, otthon, egy másik helyen vagy egy közösségi munkahelyen végzik.

Rugalmasság, új vállalati kultúra

A rugalmas iroda tehát a jelenléti munkavégzés végnapjait jelzi. Már nem az irodában való jelenléti idő betartása a fontos, hanem a határidőké. Ezután mindenki úgy szervezheti meg a saját munkarendjét, ahogyan csak akarja, feltéve, hogy ez nem veszélyezteti a csapatmunkát, és nem rontja a végeredmény minőségét.

Új szolgáltatások jelennek meg, amelyek támogatják a vállalatokat ebben a kulturális változásban. Ilyen például a Moffi alkalmazás, amely minden felhasználó számára jelzi, hogy melyik munkaterület szabad, és melyik foglalt. A felhasználók napi rendszerességgel jelezhetik azt is, hogy a cég telephelyén vagy távmunkában kívánnak-e dolgozni. Szükség esetén lehetőség van a közeli közösségi munkahelyek geolokációjára is. A vezetők egy kattintással láthatják, hogy hányan dolgoznak távmunkában, és hányan vannak jelen a vállalat telephelyén.

A rugalmas iroda a vezetők szerepét is újraértelmezi. Igazi facilitátorként még inkább azzá a személlyé válnak, aki képes a csapatokat egy közös cél körül egyesíteni, világos távlatokat és pontos határidőket szabni, valamint a csoport kohéziójának életben tartásához szükséges társas kötődést ápolni, és a tagok közötti bizalmat ösztönözni. Röviden, karizmájuknak a rugalmasság alapkövévé kell tennie őket.

A rugalmas iroda az egészségügyi válság idején

Végezetül, a rugalmas irodának, számos előnyön túl, még mindig szembe kell néznie az egészségügyi válság kihívásával. A beosztás nélküli forgalommal és a közösen használt munkaállomásokkal az emberek keveredése tömegesen zajlik a vállalatokon belül, ami még inkább növeli a fertőzés kockázatát. Ezért fontos a szigorú protokollok betartása, többek között:

• A megelőző intézkedések szigorú betartása és a közösségi távolságtartás;
• Napi vagy félnapos helyfoglalási rendszer alkalmazása a keveredés korlátozása érdekében;
• Személyes, nem közös használatú eszközök (billentyűzet, egér, laptop, fejhallgató) használata;
• A munkaterület takarítása használat előtt és után.

Mindezek az eljárások, valamint a munkavállalók fokozatos megismertetése ezzel a koncepcióval, együtt fényes jövőt biztosítanak a rugalmas irodának, amely hosszú időre újraértelmezi a munkakörnyezethez való hozzáállást.

GYIK

Melyek a rugalmas iroda fő előnyei?

Mindenekelőtt lehetővé teszi a munkaterületek optimalizálását a vállalatok számára, és így elkerülhető, hogy túl sokat fizessenek olyan helyiségekért, amelyek az idő nagy részében üresen állnak.

Emellett nagyobb szabadságot biztosít a munkavállalóknak, és így elkerülhető a mindennapi monotonitás akár az irodában, akár otthon, ami hatással lehet a termelékenységre.

Végül pedig némi versenyt biztosít a barátságos munkaterek érdekében, amelyek szerepet játszanak a vállalati kultúra kialakításában.

Milyen hátrányai vannak a rugalmas irodának?

A rugalmas irodatér egy jelentős hátránnyal bír, mégpedig, hogy egyes, a személyes munkahelyük kényelméhez szokott alkalmazottak számára a referenciapontok esetlegesen (és nagyon gyakran átmenetileg) elvesznek. A vállalatok számára a kihívás ekkor abban áll, hogy a lehető legjobban felszereljék őket, nehogy felboruljon a stabilitásérzésük, különösen azáltal, hogy bevonják a munkavállalókat a terek átalakításába.

Hogyan tegye a rugalmas irodateret együttműködési központtá?

A rugalmas irodára való átállás fokozatosan kell, hogy történjen, és lépésről lépésre kell végrehajtani, hogy ne zavarja meg teljesen a csapatait. Az alkalmazottaikkal folytatott konzultáció eredménye kell, hogy legyen, hogy előre meg lehessen határozni a megfelelő tempót és a módszereket (felszerelés, terek elosztása), ami végső soron lehetővé teszi a termelékenység optimalizálását mind otthon, mind a munkahelyen.