A leltározás elvégzése minden vállalat számára elengedhetetlen, mind a jogi kötelezettségek teljesítése, mind a hatékony készletgazdálkodás biztosítása érdekében. Legyen szó éves, folyamatos vagy időszakos leltározásról, a leltározás lehetővé teszi az áruk értékének meghatározását, az eltérések azonosítását és a raktári bevételezések és kiadások szervezésének optimalizálását. Bevált módszerekkel, megfelelő eszközökkel és megfelelő előkészítéssel megbízható leltározást lehet végezni, miközben növeljük a termelékenységet.
Többféle leltározás, más-más módszerek
A leltározás elvégzése előtt elengedhetetlen a kereskedelmi tevékenységéhez igazított módszer kiválasztása. Minden leltár meghatározott célokra reagál, és integrálódik egy globális készletgazdálkodási stratégiába.
Éves leltározás: Kötelező az elvégzése, az időpontja általában kötött
Az éves leltározás kétségtelenül a leggyakoribb a vállalatoknál. Ez magában foglalja az összes készlet fizikai leltározását egy adott zárónapon, gyakran a számviteli év végén. Ez a leltározás lehetővé teszi a raktárban lévő áruk értékének meghatározását, legyen szó nyersanyagokról, késztermékekről vagy különféle kellékekről. Jogi kötelezettségek szabályozzák, kötelező az éves beszámolók elkészítéséhez és a számviteli előírásokkal való összhang biztosításához.
A vállalatoknak rögzíteniük kell:
- Bevételezéseket;
- Kiadásokat;
- Minden egyes tétel beszerzési vagy előállítási költségét.
Az éves leltározás lefolytatása szigorú tervezést, módszeres számlálást és gyakran a menedzsment szoftverek támogatását igényli a megbízhatóság és a nyomon követhetőség biztosítása érdekében.
Időszakos leltározás: Rugalmasság és rendszeresség
A hagyományos éves leltározás alternatívájaként az időszakos leltározás egy rugalmasabb módszeren alapul: a készlet leltározása rendszeres időközönként az év során, pl. havonta vagy negyedévente. Ez a módszer biztosítja az eltérések jobb nyomon követését. Adott időszakon belül a a vállalat jobban tudja kezelni az anomáliákat és gyorsabban tudja korrigálni a hibákat. Az időszakos leltár javítja a reagálóképességet és csökkenti a hibalehetőséget.
Folyamatos leltározás: A legpontosabb módszer
A folyamatos leltározás a készletgazdálkodási szoftverek folyamatos frissítésén alapul. Minden mozgás – bejövő, kimenő, visszaküldött vagy módosított – valós időben rögzítésre kerül, lehetővé téve az azonnali készletértékelést.
Ez a módszer szigorú számviteli ismereteket és a digitális eszközök ismeretét igényli. Különösen alkalmas azoknak a vállalatoknak, amelyek jelentős mennyiségű késztermékkel vagy alapanyaggal rendelkeznek, ahol a pontosság kiemelkedő fontosságú. A monitorozás automatizálásával ez a módszer optimalizálja a készletgazdálkodást és megkönnyíti a döntéshozatalt, különösen a beszerzéssel és a termeléssel kapcsolatban.
Hogyan kell megfelelően előkészíteni és lefolytatni egy fizikai leltározást?
Ahhoz, hogy egy leltározás megbízható legyen, minden lépést gondosan előre kell látni. A tervezéstől a számláláson át az eltérések elemzéséig a szervezettség a sikeres leltározás kulcsa.
Felkészülés a leltározásra: Tervezés és eszközök
A leltározás elvégzése előtt először meg kell határozni a célokat:
- Év végi zárás;
- Készletértékelés;
- Adatfrissítés;
- Minőségellenőrzés stb.
Ez az előkészítési szakasz segít korlátozni a hibákat, strukturálni a csapatokat és elkerülni a raktárban lévő rendezetlenséget.
Elengedhetetlen egy erre a célra kijelölt számlálóterület kialakítása, valamint az áruk tisztítása, rendszerezése és címkézése. Ez megkönnyíti az azonosítást és csökkenti az összetévesztés kockázatát. A jó gazdálkodás magában foglalja a megfelelő berendezések kiválasztását is:
- Tárolóládák;
- Az árukhoz igazított polcrendszer;
- Raklapemelők, targoncák és egyéb emelőeszközök;
- Raklapkocsik;
- Görgős konténerek stb.
Ezek a megoldások lehetővé teszik a készlet jobb rendszerezését, a termékekhez való biztonságos hozzáférést és a készlethibákkal kapcsolatos költségek csökkentését.
Számlálás: Szigorúság és módszeresség szükséges
A fizikai számlálás során elengedhetetlen a szigor. A kettős ellenőrzés érdekében ajánlott olyan párokat kialakítani, akiknek az egyik tagja egy raktárban dolgozó operátor, a másik tagja pedig a számviteli vagy pénzügyi osztályon dolgozó munkavállaló.
A megfelelő ipari raktári polcrendszer használata lehetővé teszi az áruk jobb rendszerezését, ami egyben csökkenti az árucikkek összetévesztésének kockázatát is. Ez különösen fontos azokban a raktárakban, ahol sok, egymáshoz nagyon hasonló árut tárolnak (pl. élelmiszerek, alkatrészek).
A bevételezéseket és a kiadásokat össze kell hasonlítani a kezelőszoftver adataival, és minden készletsort manuálisan ellenőrizni kell.
A mértékegységeket, valamint a termékek állapotát ellenőrizni kell. Az anomáliákat azonnal jelenteni kell:
- Mennyiségi eltérések;
- Hiányzó árucikk;
- Sérült termékek
Eltéréselemzés és számviteli feladatok
Miután a fizikai leltározás befejeződött, össze kell hasonlítani a gyűjtött adatokat a szoftver adataival. Az eltérések számviteli hibákat, veszteségeket vagy vezetési hibákat fedezhetnek fel. Egy részletes elemzés azonosítja az okokat:
- Nyomon követési hiba;
- Helytelenül rögzített beszerzési költség;
- Nem megfelelő kivezetési eljárás.
Ezek a kiigazítások kulcsfontosságúak az éves beszámolók megbízhatósága és a jövőbeli készletgazdálkodás optimalizálása szempontjából.
Az optimalizált leltározás: Eszközök és automatizálás
A leltározás megbízhatóbbá, gyorsabbá és gazdaságosabbá tételéhez az automatizálás elengedhetetlen eszközzé vált. A hatékony eszközök ma már lehetővé teszik, hogy minden egyes készletmozgást pontosan nyomon kövessen.
A raktárkezelő szoftverre támaszkodás
A kezelőszoftver használata elengedhetetlen a teljes leltározási folyamat elsajátításához. Lehetővé teszi a raktárban lévő áruk be- és kimeneteinek, valamint mozgásának valós idejű nyomon követését, miközben biztosítja a teljes nyomon követhetőséget. Ez a fajta megoldás automatikusan kiszámítja a készlet értékét, beszerzési költségét vagy akár a késztermékek előállítási költségét a tranzakciós előzmények és a meghatározott kezelési szabályok alapján.
Az adatok központosítása világos képet ad a könyvelési és logisztikai osztályokon dolgozóknak az adott évről. Megkönnyíti a zárást, valamint az éves beszámolók elkészítését, és teljesíti a számvitelre vonatkozó jogi kötelezettségeket. Értékes szövetséges a megfelelő, gyors és releváns leltározás elvégzésében.
Feladatok automatizálása és a megbízható darabszámlevétel biztosítása
A fizikai darabszámlevétel megbízhatóságának növelése érdekében olyan technológiák integrálhatók a leltározási módszerbe, mint a vonalkódolvasók, a csatlakoztatott mérlegek vagy a digitális táblagépek. Ezek az eszközök korlátozzák az adatbeviteli hibákat és felgyorsítják a terepi adatgyűjtést.
Stratégiai kérdés az ellátási lánc számára
Az eszközök automatizálása, a darabszámlevétel szigorúsága és a hatékony menedzsment szoftverek integrációja nemcsak a hatékonyság növelői: sokkal szélesebb körű stratégiai kérdésekre reagálnak. Valójában a készletgazdálkodás közvetlenül hatással van az ellátási láncra, a tárolási kapacitástól a termékelosztásig.
Ezt hangsúlyozza Grégoire Koudrine, a Manutan ellátási lánc igazgatója, emlékeztetve minket arra, hogy a leltározást a vállalati logisztika központi pillérének kell tekinteni:
„A készletgazdálkodás, a tárolási kapacitásunk és a raktáraink kialakításának kérdése kulcsfontosságú a termékeink forgalmazása szempontjából.”
A megbízható leltározás sokkal több, mint kötelezettség: stratégiai eszköz a készlethiány előrejelzésére, a készletek racionalizálására és a kereskedelmi tevékenység optimalizálására. A modern készletgazdálkodás lehetővé teszi a reagálóképesség és a pontosság növelését, és ezáltal a prioritások jobb megválasztását az egyre igényesebb logisztikai környezetben.
