A technológiai forradalom hulláma magával ragadja a vállalatokat, amelynek hatására egyre inkább digitalizálódnak. Ez alól a beszerzési funkció sem kivétel. Az e-procurement elrterjedése Európában folyamatosan növekszik, amint azt a PwC által 2024-ben végzett ötödik digitális beszerzési felmérés is megerősítette. De merüljünk el mélyebben az automatizálásokra épülő beszerzésben.
Milyen az e-procurement helyzete Európában?
Az „elektronikus beszerzés” vagy „beszerzési digitalizáció” néven is ismert e-procurement egyre inkább fejlődik a B2B világban. Hol áll Európa ebben az átmenetben? Mik az európai vállalatok céljai?
Kedvező környezet az e-procurement számára globális szinten
Minden kontinensen megkezdődött az átállást az e-procurement rendszerekre. Európa a dobogó legfelső fokán áll a digitalizált folyamatok 41%-ával, ezt követi Ázsia-Óceánia (39%) és Amerika (38%).
A közelmúltbeli válságok (gazdasági, geopolitikai, környezeti) rávilágítottak a beszerzési funkció stratégiai szerepére a vállalatok fenntarthatósága szempontjából. Ebben az összefüggésben az e-procurement használata komoly teljesítménynövelő erőnek bizonyul.
Digitális rendszereiken keresztül a beszerzési osztályok kézzelfogható előnyöket szeretnének elérni, legyen szó a jelentéstételről, a működési hatékonyságról vagy a szabályozási megfelelésről. Ebben az összefüggésben az e-procurement integrációja az elmúlt években jelentősen felgyorsult.
Az e-procurement helyzete Európában
Az európai vállalatok célja, hogy a jelenlegi digitalizált folyamatok arányát 2027-re 41%-ról 69%-ra növeljék. Napjainkban a beszerzéstől a fizetésig (P2P) és a forrástól a szerződésig (S2P) megoldások a szervezetek normájává váltak. A vállalatok 96%-a, illetve 92%-a rendelkezik ezekkel. A többség piaci megoldásokat alkalmaz, nem pedig belsőleg fejlesztetteket. Jelenleg a vállalatoknak mindössze 5%-a nem használ semmilyen szoftvermegoldást, és ragaszkodik a hagyományos beszerzéshez. Ez a szám 2022-höz képest a felére csökkent, minden vállalattípusnál egységesen.
A jelentésben a PwC digitális beszerzési transzformációs igazgatója hangsúlyozza:
„A magasabb szintű digitalizáció eléréséhez a vállalatoknak a következő területekre kell összpontosítaniuk: a digitalizációs projektek telepítésének és befejezésének száma, az automatizálás szintje a megoldások és folyamatok fejlesztésével, valamint az adaptáció aránya a megoldások használatának optimalizálásával és elősegítésével.”
Beszerzések digitalizációja Európában: a prioritások
A beszerzési osztályok átmenetileg háttérbe szorítják az innovációt és a tehetségmenedzsmentet a rövid távú stratégiai prioritások javára. Íme egy áttekintés az európai vállalatok öt fő motivációjáról az e-procurement kihívásainak leküzdésére.
1. Pénzügyi teljesítmény
Mivel Európa globális áremelkedéssel néz szembe, a költségek csökkentésének szándéka magától értetődőnek tűnik. Nem meglepő, hogy ez a célkitűzés 2019 óta továbbra is az első számú prioritás. Az inflációval kapcsolatos nehézségek mellett bizonyos ágazatokban a csökkenő aktivitás és a munkaerőhiány is problémát jelent. Ezek mind további érvek a vállalatok költségcsökkentési stratégiája mellett.
2. Digitális átalakulás
Míg a digitális átalakulás korábban főként a nagyvállalatokat érintette, a kis- és középvállalkozások most felgyorsítják az átállást, és sokkal nagyobb beruházásokat terveznek a digitalizáció sikeres megvalósításához. Így rövid, közép- és hosszú távon pozitív megtérülés (ROI) alakul ki számukra. Ahhoz, hogy ezt az átalakulást fenntartható módon indítsák el, és azonnali hatékonyságot érezzenek, célszerű a legkevésbé összetett beszerzési folyamatokra összpontosítani.
3. Beszállítók felkutatása
A beszállítók felkutatása az európai vállalatoknál mindössze 12%-ban jelenik meg a prioritási listában, de még mindig a harmadik helyen áll a pénzügyi teljesítmény és a digitális átalakulás mögött. A fenntartható fejlődés, az átláthatóság és a versenytársaktól való megkülönböztetés iránti vágyukkal a beszerzési osztályok becsületbeli feladatuknak tekintik, hogy olyan minőségi beszállítókat válasszanak, akik osztoznak az elkötelezettségeikben. A beszállítók stratégiai felkutatása az ajánlatok elektronikus kezelésén keresztül a beszerzési funkció egyik pillére, amely többek között lehetővé teszi a haszonkulcsok növelését és a kockázatok csökkentését.
4. Vállalati társadalmi felelősségvállalás
A negyedik prioritás a beszerzési funkció tekintetében is egyre fontosabb téma: a vállalati társadalmi felelősségvállalás. Ez azt mutatja, hogy a beszerzők kulcsszereplőként pozicionálják magukat az Európai Bizottság (CSRD, CS3D) által kiváltott, a beszállítókat érintő növekvő üzleti és szabályozási kihívások kezelésében. A beszerzési osztályok ütemtervükben kiemelten integrálták az üvegházhatású gázok kibocsátásának nyomon követését, a beszerzések nyomon követhetőségét és az adatok átláthatóságát.
5. Beszállítói kapcsolatok kezelése
Végül, az ötödik helyen a beszállítói kapcsolatkezelés áll. A vállalatok az SRM (Beszállítói Kapcsolatkezelés) megoldások segítségével szeretnék egyszerűsíteni a beszállítói kapcsolataikat. A cél az, hogy láthatóbbá tegyék partnereik teljesítményét és a kockázatkezelést, miközben javítják az együttműködést olyan kulcsfontosságú kérdésekben, mint az ellátás folytonossága, vagy a CSR-szabályozás.
Beszerzési digitalizáció: a jövő átalakulásai
A jövőben várhatóan szinte minden beszerzése digitalizált formában valósul majd meg, ami számos előnnyel jár, és lehetővé teszi a beszerzők számára, hogy még hatékonyabbak legyenek.
Folyamatos beruházások
2020 óta minden vállalattípus azonos beruházási szintet tartott fenn. A kkv-k és a középvállalkozások viszont továbbra is felgyorsítják beruházásaikat. Bár felhasználónként többet kell befektetniük, méretük lehetővé teszi számukra, hogy a beruházásokat gyorsan üzleti értékké alakítsák. Másrészt a nagy és multinacionális vállalatok általában stabilizálják beruházásaikat. A magasabb szintű digitalizációval a felhasználónkénti beruházások szintjén méretgazdaságosságból profitálnak.
A következő három évre vonatkozó ütemterv
A beszerzéstől a fizetésig terjedő megoldások bevezetése továbbra is fontos, de mértékük meredeken visszaesik, mivel a legtöbb vállalat már rendelkezik P2P eszközökkel. Ezzel szemben két területen figyelünk meg jelentős fejlődést: a kockázatkezelés és -megelőzés, valamint a CO2-kibocsátások monitorozása, különösen a 3. körbe tartozó területeken.
Végül, új felhasználási esetek jelennek meg: a szerződéskezelés, a számlák dematerializálására vonatkozó szigorúbb szabályozás az Európai Unióban és másutt, valamint a generatív mesterséges intelligencia használata.
