A költséggazdálkodás elengedhetetlen a jövedelmezőség és a versenyképesség megőrzéséhez bármely vállalatnál. Ez magában foglalja a beszerzések és a beszállítók szervezeten belüli irányítását azzal a céllal, hogy minden elköltött forint után maximalizálja a befektetés megtérülését. Napjainkban a hatékony költséggazdálkodás alapozza meg a kiadásokkal kapcsolatos összes tevékenység integrációját és automatizálását, a beszállítókkal való szerződéskötéstől a kifizetésig.
Miért fontos a költséggazdálkodás?
A költséggazdálkodás, vagyis az üzleti kiadások kezelése a szervezeten belüli kiadások folyamatos nyomon követését és optimalizálását jelenti. Ez az üzleti kiadásokkal kapcsolatos összes tevékenység és folyamat monitorozására, elemzésére és automatizálására kiterjed. Ez a megközelítés mindent lefed, ami a vállalat nevében történő pénzköltés előtt, közben és után történik, nevezetesen:
- Szerződési feltételek megtárgyalása;
- Beszerzések;
- Számlák feldolgozása;
- Szállító- és készletkezelés;
- Termékfejlesztés.
Egy robusztus költséggazdálkodás bevezetésével a vállalatok átfogó és részletes áttekintést kapnak az erőforrások felhasználásáról, valamint a mögöttes okokról. Míg a kiadások kezelését gyakran a pénzügyi és beszerzési osztályok végzik, addig az átfogó szemlélettel működő vállalatok az érdekelt feleket is bevonják a költségvetés tervezésébe, a költséggazdálkodásba és a nyereségesség-tervezésbe, vagyis a számvitel, a menedzsment, a kontrolling és az ellátási lánc is részese a folyamatnak.
Tony Tiscornia, egy költséggazdálkodási platform, a Coupa pénzügyi igazgatója kifejti:
„Az üzleti kiadások kezelése egy sor adminisztrációs folyamatot harmonizál, hogy azok együtt több értéket és hatékonyságot biztosítsanak, mint amennyire egyedül képesek lennének. A folyamat a technológia felhasználásával kezdődik az egységes rendszer elérése érdekében, és részletes képet ad a vállalat összes kiadásáról, lehetővé téve a beszerzési és pénzügyi csapatok számára, hogy gyorsan hozzanak döntéseket és cselekedjenek, csökkentsék a kockázatokat és hatékonyabb ellátási láncokat hozzanak létre.”
Az üzleti kiadások két típusa:
- Fix költségek, azaz minden olyan kiadás, amely nem változik a termelési mennyiségtől (helyiségbérlet, fenntartási költségek, alkalmazottak fizetése, adók stb.).
- Változó költségek, azaz minden olyan kiadás, amely közvetlenül kapcsolódik a vállalat tevékenységi volumenéhez (alapanyag, logisztikai költségek, munkaerő-kölcsönzés, szolgáltatók stb.).
Költséggazdálkodás: Tippek az optimalizáláshoz
A hatékony költséggazdálkodás megvalósításához minden vállalatnak három alapvető elemre kell támaszkodnia: mélyreható elemzésekre, strukturált kiadáskezelési folyamatokra és megfelelő eszközökre.
Mélyreható elemzés
A kiadások optimalizálása előtt a vállalatoknak meg kell érteniük, mire megy el a pénzük. Alapos elemzéssel azonosíthatják a lehetséges költségmegtakarítási forrásokat és az általános hatékonyság javításának lehetőségeit.
Ennek keretében átfogó költségelemzést végeznek, amit dokumentálnak is a következő célokkal:
- Átfogó beszerzési térkép készítése;
- A kiadások nyomon követésének javítása;
- A fejlesztendő területek meghatározása.
Strukturált folyamatok
A költséggazdálkodás a szervezeten belül mindenki által ismert, világos folyamatokon alapul.
Ez kiterjed:
- A kötelezettségvállalásokra vonatkozó engedélyekre és eljárásokra
- Számlák befogadására vonatkozó folyamatokra
- A fizetés előtti számlajóváhagyási folyamatokra
- A beszállítókra és a partnerekre alkalmazott fizetési politikára stb.
A cél a belső kontroll megerősítése, a költségek jobb menedzselése, és ezáltal a tőkegazdálkodás optimalizálása.
Megfelelő eszközök a kiadások kezeléséhez
A vállalatok számára is előnyös, ha a teljes beszerzési folyamatot lefedő megfelelő kiadáskezelő szoftverrel látják el magukat. Ez lehetővé teszi az ismétlődő feladatok automatizálását, a kézi hibák csökkentését és az együttműködési folyamatok megvalósítását. Egyben azt is támogatja, hogy a kollégák egyetlen digitális platformról tudjanak jelentéseket készíteni, illetve a költségvetést valós időben tudják nyomon követni.
A költséggazdálkodás előnyei
Az üzleti kiadások menedzselése lehetővé teszi a vezetők számára, hogy megalapozottabb döntéseket hozzanak a pontos költési adatok alapján. Ezek az előnyök a költségcsökkentésre, a jobb termelékenységre, a kockázatcsökkentésre és a pénzügyi tervezésre vonatkoznak.
Költségek csökkentése
Megfelelő költséggazdálkodás mellett a vállalatok pontosan tudják, mit, mikor, kitől és milyen áron vásárolnak. Az adatokat központosítják, kategorizálják és elemzik a megtakarítási lehetőségek azonosítása érdekében. Ez rávilágíthat a szállítóval kötött megállapodás újratárgyalásának fontosságára, hogy kedvezőbb árakat és/vagy jobb szerződési feltételeket érjen el.
A termelékenység növelése
A kiadáskezelő eszközök elősegítik a folyamatok optimalizálását, különösen a manuális folyamatok automatizálását. Ez lehetővé teszi a munkavállalók számára a hatékonyság növelését, miközben csökkenti a hibák számát. Ez kritikus, mivel időt és erőforrásokat szabadít fel a magasabb hozzáadott értékű tevékenységekhez.
Jobb kockázatkezelés
Az átfogó költséggazdálkodási megoldás lehetővé teszi a kockázati tényezők jobb azonosítását, de ami a legfontosabb, azok előrejelzését egy szilárd cselekvési terv felépítésével. Ez különösen elősegíti a szabályok betartását, az értékelést és a beszállítói panel ellenőrzését, valamint a csalás megelőzését.
Pénzügyi tervezés fejlesztése
Azok a vállalatok, amelyek a kiadásaik kezelésére összpontosítanak, jobb rálátást kapnak minden típusú kiadásra, beleértve a jóváhagyott számlákat, a közelgő kifizetéseket és a teljes pénzáramlást. Ez segít nekik ellenőrizni a kiadásokat, miközben megakadályozzák a költségvetés túllépését.
Tudta?
A Coupa szerint a pénzügyi részlegek 46%-a érzi úgy, hogy nem látja át teljes mértékben a szervezetén belül zajló tranzakciókat. Stratégiai költséggazdálkodással 2,0-6,6%-os pénzügyi megtakarítást lehet elérni.
A költséggazdálkodás az üzleti menedzsment alapvető eleme a fenntartható növekedés biztosításához. A kiadások gondos elemzésével és a folyamatok optimalizálásával, valamint egy erre a célra szolgáló szoftverrel a vállalatok maximalizálhatják a működési hatékonyságot, miközben javíthatják a jövedelmezőséget is.
