A vállalatoknak biztonságosan és szervezetten kell tárolniuk adminisztratív, adózási, számviteli, kereskedelmi és munkajogi dokumentumaikat. Az iratmegőrzésre vonatkozó kötelezettség néhány hónaptól több évtizedig is terjedhet. Bár a digitalizáció egyre népszerűbb, a fizikai dokumentumok megőrzése továbbra is elengedhetetlen jogi, stratégiai és szervezeti okokból. Az archiválás nem csak a dokumentumok tárolásáról szól, hiszen azoknak szükség esetén hozzáférhetőnek és megsemmisíthetőnek is kell lenniük. Az archiváló dobozok beszerzésekor meg kell felelni ezeknek az igényeknek, miközben figyelembe kell venni a vállalat beszerzési politikáját is (pl. költségek, minőség, vállalati társadalmi felelősségvállalás kritériumai).
Milyen irattári és archiválási kellékekre van szükségük a vállalatoknak?
Az olyan dokumentumok archiválása, amelyekre már nincs szükség a mindennapi munka során, segít helyet felszabadítani az irodákban. Az irattári és archiválási folyamatokhoz ezért két kategóriába tartozó irodaszerekre van szükség: ideiglenes tárolóeszközökre és archiváló kellékekre.
Archiváló mappák, konténerek és tárolódobozok
Az archiváló mappa téglalap alakú, gerincszélessége 5 és 20 cm között változik a benne tárolható dokumentumok mennyiségétől függően. A bővíthető archiváló dobozok esetében a gerincszélesség szükség szerint állítható. Az archiváló konténerek és tárolódobozok az archiváló mappák csoportosítására szolgálnak. Az archiváló tárolódobozok megkönnyítik az ideiglenes helyen (pl. irodában) történő irattározást azáltal, hogy nagy mennyiségű dokumentumot gyűjtenek össze. Kettős védelmet nyújtanak a tárolt tételeknek a jobb biztonság érdekében. Nagy mennyiségű archívum szállítására is használják őket, például ezekben kerülnek az iratok az irattárolási szolgáltatást nyújtó céghez.
Az archiváló mappák és tárolódobozok egy vagy több oldalon indexelő, feliratozó területekkel rendelkeznek a tartalom azonosítására. A dokumentumokkal kapcsolatos információkat általában közvetlenül kézzel írják az archív dobozra vagy a tárolódobozra, de számítógépes eszközökkel is nyomtathat címkéket, majd ezeket ragaszthatja archiváló dobozokra.
Ideiglenes tárolóeszközök
Számos irodaszert használnak a vállalatoknál a dokumentumok feldolgozására és rendezésére. Aláíró mappákat, rendezőket és asztali tálcákat használnak például dokumentumok másik osztályra történő továbbításakor vagy aláírásakor. Ezután gyűrűs mappákba vagy lefűzős mappákba helyezik őket. A függőmappákat síneken helyezik el egy szekrényben vagy fiókban, és fülekkel vagy azonosító címkékkel vannak ellátva.
Milyen kritériumokat kell figyelembe venni az archiváláshoz használt felszerelések kiválasztásakor?
Az archiváló tárolódobozok kiválasztása attól függ, hogy pontosan milyen dokumentumokat kell tárolni, mekkora mennyiségben és azok milyen környezetben lesznek elhelyezve. Mindezek mellett figyelembe kell venni a cég beszerzési stratégiával kapcsolatos követelményeit is.
Anyag
Az első kiválasztási kritérium az archív tárolódoboz anyagára vonatkozik, amely lehet karton vagy polipropilén műanyag. A polipropilén fő előnye, hogy ellenáll a nedvességnek és hosszú élettartamú. Akkor ajánlott, ha az archiváló térben várhatóan ingadozik a páratartalom, vagy ha a dokumentumokat hosszú ideig kívánják tárolni (pl. munkajogi dokumentumok).
A karton archiválódoboz előnye, hogy általában újrahasznosítható. A rendelkezésre álló különböző kartontípusok többé-kevésbé strapabíróak, ezen belül a hullámkarton nagyobb szilárdságot mutat. A doboz anyaga akár tűzálló is lehet (pl. fém), így fokozott védelmet nyújt a váratlan káresemények ellen.
Dokumentumméret
Az archív tárolódobozok leggyakoribb formátumai az A4 és az A4+. Az A4 21×29,7 cm-es méretnek felel meg, amelyre a legtöbb adminisztratív dokumentumot nyomtatják. Az A4+ egy valamivel nagyobb formátum (24×32 cm). Ez megegyezik a gyűrűs mappákban használt elválasztók és perforált zsebek által elfoglalt többlethellyel.
A gyűrűs mappákban és az archiváló dobozokban elválasztókat és műanyag zsebeket használhat, amely segít átláthatóvá és kereshetővé tenni dokumentumokat.
Néhány speciális archiváló doboz A3-as dokumentumokhoz vagy akár műszaki rajzokhoz, plakátokhoz, tervekhez stb. készült.
Helytakarékosság és összeállítás
Az archiváló dobozokat kétféle kivitelben gyártják: lapos („lapra szerelt”), vagy használatra kész verzióban. A lapos kivitel a szállítás és tárolás során a lehető legkevesebb helyet foglalja. Használat előtt néhány egyszerű hajtással a lapos csomagokból doboz készíthető.
A használatra kész verziók nem igényelnek hajtogatást, viszont több helyet foglalnak, amíg a dobozok üresek.
Tárolási hely
Amint azt korábban láttuk, a tárolási környezet befolyásolja az anyagválasztást. Ezért a műanyagot részesítik előnyben nedves helyeken, de a karton a legszélesebb körben használt anyag, tudván, hogy a gyártási módszer többé-kevésbé ellenálló tulajdonságokat kölcsönöz neki.
Tárolás típusa
Archiváló dobozok és konténerek kiválasztásakor figyelembe kell venni a befogadóképességüket, de azt is, hogy azok hol lesznek elhelyezve: polcokon, szekrényekben, raktári állványokon, egymásra rakásolva? A dobozok tárolása után az indexelő területeknek olvashatónak kell lenniük, és a leggyakrabban használt dobozoknak könnyen hozzáférhetőnek kell lenniük. Ha az archivált dokumentumokat rendszeresen elő kell venni, akkor a fülekkel vagy fogantyúkkal ellátott dobozok megkönnyítik a rakodást és ezáltal a kezelést.
Költségvetés
A kiadások korlátozása érdekében nemcsak a beszerzési költséget, hanem az archív tárolódobozok tartósságát is figyelembe kell venni. Ezenkívül egyes dobozok és tárolódobozok kedvező áron, készletben is kaphatók.
CSR
A vállalati társadalmi felelősségvállalás ma már kiterjed a beszerzési politikára is. A gyártók tisztában vannak ezzel az elvárással, ami arra készteti őket, hogy egyre több környezetbarát kartonból készült archív dobozt és tárolódobozt kínáljanak.
A környezetbarát archiváló doboz újrahasznosítható kartonból készülhet. A karton FSC vagy PEFC tanúsítvánnyal is rendelkezhet, ha felelősségteljesen kezelt erdőkből származó fából származik. A csomagolás tulajdonságait is figyelembe kell venni.
Végül a termékek eredete fontos a fenntartható beszerzés szempontjából, mivel befolyásolja a szállítással kapcsolatos szénlábnyomot.
Hogyan archiváljunk hatékonyan?
Sherazade Toukali, a Manutan Group termékmenedzsere megjegyzi:
„Az archiválás során három fő célra kell összpontosítani:
- Az adatarchiválás megszervezése a vállalat részlegei számára.
- A jogszabályok és a belső szabályzatok betartása, különösen a GDPR-ra, amely korlátozza a tárolási időt.
- Az archív dokumentumok oly módon történő tárolása, hogy később a keresett információkhoz való hozzáférés könnyű legyen.”
A vállalat szakmai dokumentumainak – legyenek azok papíralapúak vagy digitálisak – archiválásakor fontos ismerni a jogszabályban előírt iratmegőrzési időt. Erről ebben a cikkünkben olvashat részleteket. Ezenkívül a vállalatok által gyűjtött személyes adatokat a GDPR (adatvédelmi rendelet) szabályozza. A papíralapú dokumentumok archiválásakor gondoskodni kell a megfelelő tárolási hely kiválasztásáról. Előnyben kell részesíteni a száraz, szellőző, fénytől védett helyeket.
