Egy olyan környezetben, ahol a beszerzési osztályoknak az agilitást, a teljesítményt és a megfelelést kell ötvözniük, az intelligens dokumentumfeldolgozás (IDP) jelentős változásokat hoz Az automatizálásnak és a mesterséges intelligenciának (AI) köszönhetően ez a technológia újraértelmezi a dokumentumkezelést az emberi hibák kiküszöbölésével, a munkafolyamatok egyszerűsítésével és az adatok értékének növelésével. Az e-procurementtől az e-számlázásig az IDP erősíti a folyamatok megbízhatóságát, miközben időt szabadít fel a stratégiai feladatokra. Nézzünk meg közelebbről is ezt a digitális eszközt, amely a beszerzési teljesítményt szolgálja.
Mi az intelligens dokumentumfeldolgozás, és miért érdemes integrálni a beszerzésbe?
A vállalatok digitális átalakulásának korában az intelligens dokumentumfeldolgozás (IDP) a beszerzési teljesítmény pillérévé válik, amelynek célja, hogy jobban támogassa a reagálóképesség, a megfelelés és a versenyképesség kihívásait.
A Manutan szakértőjének nézőpontja
„Digitalizáció nélkül lehetetlen optimalizálni a folyamatainkat. A digitalizáció lehetővé teszi számunkra, hogy a vállalattal együtt növekedjünk, és támogassuk annak fejlesztési igényeit. A digitalizált funkció robusztusabbnak, megbízhatóbbnak és gyorsabbnak bizonyul.”
– Évelyne Mercier, pénzügyi igazgató, Manutan France1
Az intelligens dokumentumfeldolgozás (IDP) meghatározása
Az intelligens dokumentumfeldolgozás fejlett technológiák halmazára utal, amelyek feldolgozzák, osztályozzák és kinyerik az adatokat a dokumentumokból, legyenek azok strukturáltak (számlák, megrendelések) vagy strukturálatlanok (e-mailek, szerződések). Az optikai karakterfelismerés (OCR), a gépi tanulás (ML), a deep learning (DL, mély tanulás) és a mesterséges intelligencia (MI) ötvözésével az IDP kiemelkedik azzal a képességével, hogy a dokumentumok tartalmát az egyszerű formájukon túl részleteiben is megérti.
A klasszikus dokumentumfeldolgozási megoldásokkal ellentétben ez a technológia messze túlmutat a szkennelésen: hasznos információkat olvas, ért és szolgáltat, amelyek készen állnak az ERP2 rendszerekbe vagy üzleti szoftverekbe való integrálásra. Az automatizálás révén leegyszerűsíti és felgyorsítja a nagy dokumentummennyiségek feldolgozását, megbízható, gyors és biztonságos adatkinyeréssel. A beszerzési osztályokon ez az automatizált intelligencia azonnal alkalmazásra talál: a gyakran manuális és időigényes munkafolyamatokat gördülékeny és prediktív üzleti folyamatokká alakítja.
Stratégiai eszköz a beszerzési osztályok számára
Az intelligens dokumentumfeldolgozás nem korlátozódik pusztán a technikai alkalmazásra, hiszen az a beszerzési folyamatok optimalizálására irányuló valódi stratégiai eszközzé válik. Az olyan feladatok automatizálásával, mint a számlafeldolgozás (e-számlázás), a megrendelésfeldolgozás vagy a szerződéskezelés, az IDP mentesíti a beszerzési osztályokat az alacsony hozzáadott értékű feladatoktól.
Az eredmény: A határidők csökkennek, az emberi hibák eltűnnek, és a csapatok az elemzésre, a tárgyalásra vagy a beszállítók kezelésére koncentrálhatnak. Az IDP így hatékony folyamatautomatizálási eszközzé válik, amely új energiát ad a beszerzési osztályoknak a dokumentumfeldolgozás lépéseibe ágyazott intelligencia révén.
Előny a beszerzési és pénzügyi funkciókban
A pénzügyi és beszerzési osztályokon ez az átalakulás a dokumentumfolyamatok jobb láthatóságát, a szabályozási követelményeknek való jobb megfelelést és a megalapozottabb döntéshozatalt kínálja. Erősíti a műveletek robusztusságát, és támogatja a közös törekvést: az agilitás növelését a minőség garantálása mellett.
Milyen konkrét előnyei vannak az intelligens dokumentumfeldolgozásnak a beszerzési folyamatokra nézve?
Az intelligens dokumentumfeldolgozás bevezetése a beszerzési osztályokon már nem innováció, hanem teljesítménybeli szükségszerűség. Az előnyök többszörösek: hibacsökkentés, időmegtakarítás, költséghatékonyság, fokozott megfelelés.
A Manutan szakértőjének nézőpontja
„Egy digitalizált funkció robusztusabbnak, megbízhatóbbnak és gyorsabbnak bizonyul. Emellett jobb kiszámíthatóságot és jobb olvashatóságot kínál, ami lehetővé teszi az ügyfél számára az azonnali előnyök kihasználását, mivel azonnal tudja, hogyan kell kommunikálni a vállalattal.”
— Évelyne Mercier, pénzügyi igazgató, Manutan France3
Az emberi hibák csökkentése és az adatok megbízhatósága
Az IDP egyik fő erőssége az emberi hibák kiküszöbölésére való képessége, amelyek gyakoriak a beszállítói dokumentumok manuális feldolgozása során. A mély tanulásnak, a gépi tanulásnak és a fejlett OCR technológiáknak köszönhetően az információkinyerési folyamatok megbízhatóbbá válnak, függetlenül a feldolgozott dokumentumok formátumától vagy szerkezetétől.
Legyen szó megrendelésekről, számlákról vagy szerződésekről, az intelligens dokumentumfeldolgozás javítja a bevitt adatok minőségét és jobb nyomon követhetőséget biztosít. A feldolgozási láncban ha kevesebb az anomália, akkor az egyben kevesebb késedelmet, vitát és időigényes korrekciót is jelent.
Költség- és erőforrás-optimalizálás
A dokumentum-munkafolyamatok automatizálása lehetővé teszi az emberi erőforrások átcsoportosítását. Az IDP-nek köszönhetően a beszerzési csapatok mentesülnek az ismétlődő, alacsony hozzáadott értékű feladatoktól, mint például az adatbevitel vagy az egyeztetés.
Így átirányíthatják a figyelmet a stratégiai feladatokra: a beszállítói teljesítményelemzésre, a beszerzési stratégiára, a kockázatkezelésre. Az intelligens dokumentumfeldolgozás a készségfejlesztés elősegítőjévé és a működési hatékonyság motorjává válik, különösen a pénzügyi és beszerzési funkciókban. Ezenkívül a nagy dokumentummennyiségek automatizált feldolgozása többletköltségek nélkül növeli a termelékenységet, miközben biztosítja az állandó folyamatminőséget.
A dokumentumkezelés megfelelősége és biztonsága
Az egyre igényesebb szabályozási környezetben (elektronikus számlázás, auditálhatóság, GDPR) az IDP egyértelmű választ ad: automatizáljon a jobb kontroll érdekében. Minden dokumentumfeldolgozási lépés rögzítésre kerül, ezzel garantálhatja a nagyobb biztonságit és a jogszabályi előírásoknak, illetve a belső szabályzatoknak való megfelelést. A kritikus adatok védve vannak, a hozzáférés nyomon követhető, és a meg nem felelés kockázatai csökkennek. A beágyazott intelligenciának köszönhetően a vállalatok profitálhatnak a továbbfejlesztett dokumentumkezelésből, ami elengedhetetlen az auditok vagy a külső ellenőrzések során.
Milyen felhasználási területek és perspektívák vannak a beszerzési osztályok számára?
Az intelligens dokumentumfeldolgozást már széles körben alkalmazzák a beszerzési osztályokon. A megrendelések feldolgozásától a szerződéskezelésig számos területen bevethető.
A beszerzési osztályokon az IDP a munkafolyamat első szakaszaitól kezdve alkalmazható: automatizálja a megrendelések feldolgozását, a bizonylatok érvényesítését és a szállítói számlák kezelését. Az adatokat automatikusan kinyeri a különböző formátumokból, strukturált vagy strukturálatlan formátumokból. Ez az intelligens kinyerés jelentősen csökkenti a feldolgozási időt, miközben biztosítja az állandó megbízhatóságot.
Az intelligens dokumentumfeldolgozás lehetővé teszi a szerződéskezelés, a szállítói emlékeztetők vagy a költségkezelés automatizálását is az archivált dokumentumok alapján.
Számos, nagy dokumentummennyiséggel rendelkező ágazat már integrálta az IDP-t a beszerzési folyamataiba. A pénzügyekben például felgyorsítja a számviteli egyeztetéseket és megbízhatóbbá teszi az auditokat. A logisztikában vagy az iparban optimalizálja a szállítólevél-feldolgozást és megkönnyíti a rendeléskövetést. A kiskereskedelem a beszállítói kapcsolatok nagy léptékű központosítására és automatizálására használja.
A megfigyelés mindenhol ugyanaz: az intelligens dokumentumfeldolgozási alkalmazások mérhető hatékonyságnövekedést hoznak, időt és biztonságot, miközben erősítik a tranzakciók nyomon követhetőségét és megfelelőségét.
A globális digitális transzformációs stratégiába integrálva az IDP egyre központibb szerepet fog játszani a beszerzési funkcióban. Azáltal, hogy olyan üzleti eszközökhöz csatlakozik, mint az ERP-k, a beszerzési platformok vagy a BI4-megoldások, lehetővé teszi a valós idejű feldolgozást, a jobb kockázat-előrejelzést és a kifinomult adatelemzést.
A jövő beszerzési gyakorlata egész biztosan adatvezérelt, agilis és prediktív lesz. Az intelligens dokumentumfeldolgozás pedig a motor – egy olyan technológia, amely az automatizálás, a mesterséges intelligencia és a működési teljesítmény metszéspontjában áll.
