Kihívásokkal teli gazdasági környezetben a beszerzési osztályok teljesítménye stratégiaibb, mint valaha. Egy alattomos jelenség azonban alááshatja erőfeszítéseiket: a maverick kiadások (vagy maverick buying), más néven az ellenőrizetlen beszerzések, amelyek a folyamatainkon kívül esnek és sokszor jogosulatlanok is lehetnek. Ezek a beszerzések kikerülnek a standardizált folyamatokból, így az ellenőrizhetőségük is nehézkes. Bár első pillantásra anekdotikusnak tűnhetnek, valójában káros következményekkel járnak, és rontják a vállalatok általános versenyképességét.
A maverick kiadások meghatározása
Definíció szerint a maverick költések mindazon beszerzésekre vonatkoznak, amelyek nem felelnek meg a vállalaton belül létrehozott beszerzési politikáknak, eljárásoknak és folyamatoknak. A szervezet minden részlegében elterjedtek, és gyakran sürgősen végrehajtják őket az alkalmazottak. Tipikus példa lehet rá a nyomtatókhoz való tintapatronok, vizes palackok, szerszámok, jégmentesítő só stb. azonnali és SOS beszerzése.
Ezek általában olyan áruk és szolgáltatások, amelyekre a vállalatoknak szórványosan és rendszertelenül van szükségük a működésükhöz, de amelyek nem képezik közvetlenül a fő szolgáltatási kínálatuk részét. Ezt nevezzük gyakrabban long tail kiadásoknak vagy közvetett beszerzésnek.
„Sok vállalat számára ez a fajta beszerzés még mindig nem ellenőrzött, és néha teljesen láthatatlan. Nem ritka, hogy a közvetett beszerzés 50%-át szabálytalan módon bonyolítják le”1 – magyarázza Laurent Guillot, az Oxalys ügyvezető igazgatója.
Ez igazi fejfájást okoz a beszerzési osztályoknak, mivel általában kicsúszik az irányításuk alól. Ezért rendkívül nehéz azonosítani és optimalizálni a szabálytalan kiadások kezelését. Valójában a vállalatok több mint háromnegyede prioritásként kezeli a szabálytalan kiadások csökkentését.
Honnan származnak a maverick kiadások?
A szabálytalan kiadások sokkal gyorsabban történnek, mint gondolnánk. A belső ügyfelek esetleg nem ismerik a hatályos eljárásokat, nem tartják be a jelenlegi, túl hatékonytalannak ítélt beszerzési folyamatokat, vagy akár a saját beszerzéseiket is túl jelentéktelennek tartják ahhoz, hogy bármilyen hatást gyakoroljanak.
Következésképpen nem jóváhagyott beszállítókhoz fordulnak, nem követik a jóváhagyott beszerzési csatornákat, vagy nem tartják be a szerződéses záradékokat. Ez néha akár helyi üzletekből történő vásárlásra is kiterjed, amelyet költségtérítések útján térítenek meg.
A maverick kiadások fő okai2
- 74% beszerzés nem jóváhagyott szállítótól
- 68% beszerzés jóváhagyott szállítótól, megfelelő áron, de nem jóváhagyott beszerzési csatornán keresztül
- 51% beszerzés jóváhagyott szállítótól nem jóváhagyott kiadási kategóriában
- 43% beszerzés nem jóváhagyott áruk vagy szolgáltatások nem jóváhagyott szállítótól
- 34% beszerzés jóváhagyott szállítótól, de a keretmegállapodásban foglaltaktól eltérő áron
Néha a maverick kiadások egyszerűen a beszerzési osztályok által kötött szerződések által nem lefedett szükségletekből is fakadnak. Előfordul, hogy bizonyos termékkategóriákra egyszerűen nincsenek szabályok, akár szándékosan, akár nem. Ez a helyzet például a több telephellyel rendelkező, erős decentralizált kultúrával rendelkező vállalatoknál. A belső felhasználók ezután autonóm módon szerzik be a termékeket és szolgáltatásokat.
Bármi legyen is a forgatókönyv, az eredmény ugyanaz marad. Összességében ezek a maverick kiadások láthatatlan kiadást, nehezen ellenőrizhető költségeket és különféle kockázatokat jelentenek.
Milyen következményekkel járnak a vállalat számára a maverick kiadások?
Első pillantásra a maverick kiadások ártalmatlannak, vagy akár szükségesnek is tűnhetnek a sürgős igények kielégítése érdekében. Hatásuk azonban korántsem elhanyagolható.
Ellenőrzés nélküli kiadások
A maverick kiadások túl gyakran kikerülnek a beszerzési osztályok ellenőrzése alól. Konszolidált adatok nélkül nehéz, ha nem lehetetlen elemezni ezeket a kiadásokat, és integrálni azokat egy globális beszerzési stratégiába. Következésképpen ez olyan kiadásokat jelent, amelyek nem központosítottak, nem tárgyaltak vagy nem szerződésesek. Az átláthatóság és az irányítás hiánya így a működési hatékonyság és a pénzügyi megtakarítások jelentős csökkenéséhez vezet.
Magas költségek
A megrendelés értékén túl a maverick kiadások jelentős rejtett költségeket koncentrálnak. E számos, szórványosan megrendelt termék mögött ugyanannyi tranzakció, költségigénylés és szállítás áll, amit kezelni kell. Amikor tudjuk, hogy egy tranzakció átlagos költsége 19 és 95 font között mozog – a digitalizáció szintjétől függően –, rájövünk, hogy a potenciális megtakarítás jelentős. Végső soron ezek adminisztratív költségek, amelyek elkerülhetetlenül megnövelik a szeszélyes költekezés teljes tulajdonlási költségét.
Kapcsolódó kockázatok
A maverick kiadások bizonyos jogi és/vagy megfelelési kockázatoknak is kitehetik a vállalatokat. Természetüknél fogva a maverick költéseket olyan beszállítókkal bonyolítják le, akiket nem hagytak jóvá, véletlenszerű kritériumok alapján. Bizonyos esetekben ennek súlyos következményei lehetnek. Ez a helyzet például az iparban használt személyi védőfelszerelések esetében. Ez a fajta gyakorlat potenciális vitákat is eredményezhet, ha a szolgáltatásokat rosszul kezelik.
Hogyan lehet kontrollálni a maverick kiadásokat?
A vállalatok különösen három stratégiát részesítenek előnyben a maverick költések felszámolására. Ezeknek az az előnyük, hogy kezelik az ilyen típusú beszerzés kiváltó okait, miközben értékes költségmegtakarítási lehetőségeket jelentenek.
A beszállítói portfólió optimalizálása
Kezdetben érdemes átgondolni a beszállítói panelt. Például azonosítani lehet egy referenciabeszállítót, aki rendkívül széles közvetett beszerzési termékkínálattal rendelkezik. Ez lehetővé teszi a felhasználói igények jobb lefedettségét, akik korábban nem jóváhagyott beszállítókkal bonyolították le maverick költéseikat. Ezenkívül a mennyiségek koncentrálásával a vállalat átfogó kedvezményt tud kialkudni a preferált beszállítókkal, és csökkentheti adminisztratív költségeit.
A beszerzés digitalizálása
A digigtális eszközök használata elengedhetetlen. És jó okkal: egy e-procurement megoldással, különösen egy elektronikus katalógussal való felszerelés egyetlen platformot biztosít a felhasználóknak, ahol a belső rendelési folyamat alkalmazásával kereshetnek minden szükséges terméket. Továbbá a tranzakciók digitalizálása számos előnnyel jár: jobb a költések láthatósága és kezelése, a feldolgozási idők csökkennek, bizonyos alacsony hozzáadott értékű feladatok automatizálhatóak, de különösen a tranzakciós költségek optimalizálása fontos.
A végfelhasználók tudatosságának növelése
Bármilyen hatékonyak és egyszerűen használhatóak is ezek a stratégiák, nem elég csak alkalmazni őket ahhoz, hogy a maverick költések eltűnjenek. E tekintetben elengedhetetlen a felhasználók képzése és a legjobb gyakorlatokkal kapcsolatos tudatosság növelése. Fontos, hogy rendszeresen emlékeztessük az embereket a bevezetett eljárásokra, és tisztázzuk a téves költésekkel kapcsolatos kérdéseket. A megállapított szabályok jelentésének megadásával sikeresen befolyásolhatjuk a viselkedést és ösztönözhetjük a csapatok elkötelezettségét. Ehhez a beszerzési osztályoknak szükségük van mind a vezetőségük támogatására, mind egy olyan partnerszállítóra, aki képes felkeresni és tájékoztatni a különböző érdekelt feleket.
A maverick költések ezért jelentős kihívást jelentenek a beszerzési teljesítmény, de a kockázatkezelés és a változásmenedzsment szempontjából is. A beszerzési osztályok számára a kihívás egyértelmű: proaktív ellenőrzés alá kell vonni a maverick költéseket, hogy költségmegtakarítási eszközökké alakíthassák azokat.
Töltse le a lean beszerzésről szóló tanulmányunkat!
1 Laurent, GUILLOT (Managing Director, Oxalys), Décision Achats, January, 25 2024 [https://www.decision-achats.fr/Thematique/category-management-1229/Breves/Achats-sauvages-quels-leviers-face-a-une-gestion-qui-se-399998.htm]
