Rugalmas munkaidő, home office, közös projektmunka… Ezek az új munkamódszerek megváltoztatják a munkaterületek hagyományos használatát. A munkavégzési szokások az elmúlt években fokozatosan változtak és egyre több vállalkozás vezetett be új módszereket. Az alkalmazottaknak már nem kell a vállalat telephelyére utazniuk a munkájuk elvégzéséhez. Most már jellemzően hetente több napot is dolgozhatnak otthonról, amikor viszont az irodában vannak, sokszor szoros kooperációban, együtt dolgoznak projekteken. E kettő hatására megnőtt az igény arra, hogy az irodaterületek új funkciókat töltsenek be, amivel jobban igazodnak a megváltozott munkamódszerekhez.
A munkahely ma már csapatmeetingek és eszmecserék helyszíne
A home office és az együttműködési eszközök eredményeként a munkaterület egyre virtuálisabbá válik. Számos tanulmány szerint a home office növeli az alkalmazottak termelékenységét és elkötelezettségét is. A vállalat telephelyén lévő fix munkaállomás koncepciója elavulttá vált a rugalmas irodák növekvő sikere miatt. Ezekkel a fejleményekkel szembesülve az irodaterületek egyik elsődleges funkciója az lett, hogy a társasági élet, a meetingek és az eszmecserék helyszíne legyen.
Az irodáktól elvárják, hogy együttműködési központokká váljanak, ahol az alkalmazottak találkoznak kollégáikkal, üzleti megbeszéléseken vesznek részt, vagy megtartják a legfontosabb prezentációkat. A fizikai munkaterület a vállalat identitásának megtestesítőjévé válik. Ahogy Ludovic Delaisse, a Cushman & Wakefield France ügyvezető igazgatója, az üzleti terek ingatlankezelésére szakosodott cég vezetője rámutat: „Ez a vállalat szíve, ahol az értékes társadalmi interakciók koncentrálódnak.”
Az iroda minden eddiginél jobban a vállalati kultúra szimbólumává, a társadalmi kohézió helyévé válik, ahol a befogadás érzése megteremtődik. Emellett egy bemutatóterem is, egy tér, ahol a látogatókat fogadják. Ezért elengedhetetlen ma, hogy az irodaterületek felhasználóbarátak, rugalmasak és többcélúak legyenek. Ennek a politikának a célja, hogy az emberek szívesen járjanak dolgozni ebbe az új, modern irodába, és úgy érezzék, hogy oda tartoznak. Ez egy nagyszerű módja a munkáltatói márkaépítésnek is. A rugalmas irodák és a home office korában a hatalmas nyitott irodatér kialakítása már nem logikus. Fogadótérre, tárgyalókra, kávézó sarkokra, koncentrált munkavégzésre alkalmas csendes irodákra, illetve két produktív munkamenet közötti feltöltődésre, pihenésre szolgáló terekre van szükség, hogy csak néhányat említsünk a professzionális helyiségek új felhasználási módjai közül.
Az irodatervezés újragondolása a munkaterület javítása érdekében
Mivel az otthoni munkavégzés népszerű az alkalmazottak körében, sok vállalat egyre inkább a rugalmas irodákat vagy a hibrid munkavégzést tekinti jövőbeli megoldásnak. A Workthere jelentése szerint 2022 júliusában az európai vállalatok irodahasználatának megoszlása a következőképpen alakult:
- Heti 1 nap: 0%;
- Heti 2 nap: 4%;
- Heti 3 nap: 37%;
- Heti 4 nap: 33%;
- Heti 5 nap: 27%.
Ugyanezen jelentés szerint az alkalmazottak átlagos irodaterület-használata körülbelül 66%.
Mivel kevesebb alkalmazott van a helyszínen, már nem szükséges alkalmazottanként egy íróasztalt lefoglalni. Az így megtakarított hely lehetővé teszi olyan terek létrehozását, amelyek jobban illeszkednek a jelenlegi igényekhez, beleértve a munkahelyi társasági életet is.
A régóta kedvelt nyitott alaprajzok már nem élveznek általános támogatottságot. Új gondolkodásmódra van szükség a terek szervezésével kapcsolatban. A múltban igény volt a munkaterületek sűrítésére és szétválasztására, de az ilyen típusú elrendezés okozta kellemetlenségek problémásnak bizonyultak.
Emellett felmerült a munkavállalói jóllét növelésének igénye, ami megkérdőjelezte a nyitott alaprajzú kialakítás megfelelőségét. Itt az ideje a társasági interakcióknak egy kellemes és barátságos környezetben. Ennek a stratégiának a legfontosabb előnyei:
- A munkavállalói jóllét;
- Csapatépítés;
- Fokozott termelékenység és a munka minősége;
- A kreativitás szabadsága;
- Az új tehetségek vonzása.
Melyek az új munkaterületek?
A munkavállalók új igényei alapján a vállalatokon belül megoldásokat fejlesztenek és finomítanak a munkahely átalakítására. A cél új terek létrehozása a párbeszédhez és a megbeszélésekhez.
A jövő munkaterületei különböző zónák keverékei lesznek, így minden alkalmazott megtalálhatja az ideális helyet az aktuális igényei szerint: megbeszélés, alkotás, koncentráció…
Flex office
Az irodai tér, ahogyan ma ismerjük, változik. Az alkalmazottaknak már nincs kijelölt helyük. A flex office koncepció, más néven hot-desking, egyre népszerűbb. Az elv egyszerű: a munkaállomásokat különböző emberek foglalják el különböző időpontokban. A szükséges hely csökkentése (és ezáltal a költségek csökkentése) mellett ez lehetővé teszi a személyzet számára, hogy a munkaterületet aszerint válasszák ki, hogy kivel kell együtt dolgozniuk, ezáltal növelve az agilitást.
Együttműködési terek
A tárgyalók nem fognak eltűnni, csak korszerűsíteni kell őket. Az új munkaterületeken váltakoznak a nagy termek, amelyek akár az összes alkalmazott befogadására is képesek, illetve a kisebb tárgyalók. Ezek különösen alkalmasak projektmunkához, kiscsoportos ötleteléshez, valamint bizalmasabb megbeszélésekhez. Ezeknek a tereknek inspirálónak kell lenniük.
Relaxációs szobák
Fontos, hogy az alkalmazottak mennyi időt töltenek a munkahelyükön. A szüneteket nem szabad elhanyagolni. A megfelelő szünetek betartása segíthet az embereknek feltölteni az akkumulátoraikat, és így hatékonyabbak lenni. A pihenőszobák olyan helyek is, amelyek erősítik a társas kapcsolatokat és fejlesztik a kreativitást. Tökéletesen reprezentálják a munkahelyi jóllét fogalmát.
Rugalmasság a munkahelyen
A vállalatnál az új terek létrehozása összefügg az irodán kívüli munkavégzés lehetőségével, legyen szó otthonról, közösségi irodából vagy akár egy harmadik helyszínről. A vállalat telephelyén végzett munka és a home office vegyítése tűnik a legjobb kombinációnak, különösen az ülőmunkával járó kockázatok csökkentése érdekében.
Az új technológiáknak köszönhetően mindez lehetséges.
Előnyök mind az alkalmazott, mind a vállalat számára:
- Csökkent költségek (kevesebb helyre van szükség a csapatok elhelyezéséhez, kevesebb utazási költség az alkalmazott számára);
- Csökkentett szénlábnyom (kevesebb utazás);
- Megnövekedett termelékenység (fokozott jóllét, motiváció és kevesebb fáradtság).
A Manutan termékkínálatában mindent megtalál, ami egy modern iroda berendezéséhez szükséges.
