Milyen munkamódszereket használ majd a jövő vállalata?

A közelmúltban sok új munkamódszer vált felkapottá látszólag hirtelen, ám ezek csupán a vállalatok hosszú átértékelési folyamatának a folytatásai. Már régóta keresik a legjobb módját annak, hogyan lehet ötvözni a rugalmasságot és a termelékenységet, egyensúlyt teremtve a munkavállalók elvárásai és törekvései, valamint a teljesítménykényszer között.

Új munkamódszerek: Átütő támogatottság az alkalmazottak részéről

Bár az új munkamódszereket egyesesetekben sürgősen kellett bevezetni, ezek mégis a munkavállalók nagy többségének igényére reagálnak, akik már régóta követelik a változást. Az Avaya és a Davies Hickman Partners adatelemző cég közös, 2020 novemberében végzett felmérése alapján a munkavállalók 83%-a úgy érzi, hogy nem kell az irodában tartózkodnia ahhoz, hogy produktív legyen.

Sőt, az Eurofound 2020 szeptemberében közzétett felmérése szerint az uniós munkavállalók 78%-a támogatja az alkalmi távmunkát, azaz az otthoni és az irodai munkavégzés váltakozását. Úgy tűnik, hogy a félig nomád munkavégzés irányába mutató tendencia már javában tart.

A közelmúlt tapasztalatai azt mutatják, hogy ezek az új munkamódszerek a legtöbb munkakörben alkalmazhatók. A munkavállalók nehezen értenék meg a múltba való visszatérés jelentőségét, amikor bizonyított, hogy bizonyos feladatok vagy megbízások ma már távolról is ugyanolyan hatékonyan elvégezhetők, és nem feltétlenül indokolják az utazást.

Új munkamódszerek a górcső alatt

Az új munkamódszerek a munkaterek hibridizációját és állandó alkalmazkodóképességét hangsúlyozzák. Mondanunk sem kell, hogy ezek elsősorban a költségcsökkentés gazdasági érveire fognak reagálni, de ugyanakkor a munka új megközelítését is kínálják, amely paradox módon sokkal inkább együttműködő, mint a hagyományos, jelenléti munkakörnyezet. Az elmúlt években a munka különböző formái jelentek meg, melyek az elkövetkező években meghatározzák majd a vállalati élet ütemét.

Távmunka vagy távolléti munka

Ez egy olyan nomád munkavégzési mód, amelyben a munkavállalók otthonról vagy bármely más helyről végzik feladataikat, amennyiben a szükséges eszközök hozzáférhetők számukra (internetkapcsolat, e-mail, munkaszoftverek, megosztott dokumentumok stb.). A távmunka szabályait a munkáltató határozza meg, és vállalatonként eltérőek lehetnek (napok száma, beosztás, találkozók a vezetővel stb.).

Rugalmas munkatér

A rugalmas munkatér a munkavégzés olyan megszervezése, amelyben a munkavállalóknak már nincs fix, kijelölt munkahelyük. A távmunka terjedésének köszönhetően egyre népszerűbb a mostanság rendszeresen üresen álló irodahelyiségek optimális kihasználásának módjaként. A rugalmas munkatér a jövőben a munkatereket több célra használható együttműködési központokként fogja újraértelmezni, amelyek a munkavállalók igényeitől függően megbeszélések, alkotó- vagy összpontosítást igénylő munka céljára szolgálnak majd. Tehát a rugalmas munkatér elavulttá teszi a fix irodák és a nyitott terű irodahelyiségek fogalmát.

Közösségi munkavégzés

A közösségi munkavégzés olyan osztott munkavégzési rend, amelyben az irodákat decentralizálják, és a munkavállalók lakóhelyéhez közeli helyiségekbe költöztetik. Egy vállalat munkatereket vagy emeletet bérel más vállalkozásokkal megosztva egy közös épületben.

Új munkamódszerek, amelyek megfelelnek a munkavállalók elvárásainak

Amellett, hogy ezek az új munkamódszerek egyre jelentősebb támogatottságot szereznek a munkavállalók körében, a vállalatoknak lehetőségük nyílik arra is, hogy kiterjesszék vonzerejüket, és újragondolják irányítási módszereiket.

Flexibilitás és agilitás

A rugalmasabb munkamódszerek (közösségi munkahelyek, rugalmas munkatér, távmunka, digitális nomádok, szabadúszás, intravállalkozás stb.) felé való elmozdulás a munkaerő-toborzás egyik kulcskérdésévé kezd válni.

A rugalmasság meghatározó szempont lesz a munkahely kiválasztásában az elkövetkező években, különösen a fiatalabb generációk számára, akik már nem kizárólag a hagyományos bérszerzési szempontból tekintenek a munkára. Ezek az új munkavállalók "opportunistábbak" lesznek a pályaválasztásban. A vállalat iránti lojalitás fogalma sokkal kevésbé lesz hangsúlyos, mint elődeik esetében, és kétszer gyakrabban kívánnak majd munkahelyet váltani (átlagosan 22 alkalommal életük során, szemben a korábbi generációk 11,7-szeresével).

A munkakörülmények ugyanolyan fontosak lesznek, mint a fizetés vagy a konkrét munkaköri leírás. A vállalatok tehát kénytelenek lesznek alkalmazkodni ehhez a helyzethez, ha meg akarják kaparintani a legkiemelkedőbb tehetségeket, akik azt a munkahelyet fogják választani, amelyik a legnagyobb szabadságot és önállóságot kínálja számukra ugyanazért a fizetésért.

Az autonómia iránti igény

Túl azon a vonzerőn, amelyet ezek az új munkamódszerek a vállalat számára jelentenek, ezek az új gyakorlatok a termelékenység szempontjából is problémákat vetnek fel. Az a munkavállaló, általa jónak vélt munkakörülményeket élvezhet, sokkal motiváltabb és produktívabb lesz a mindennapokban. Az átlagos munkavállaló nagyobb szabadságra és függetlenségre vágyik. Úgy tűnik, hogy a rugalmatlan időbeosztás és a felülről lefelé irányuló hierarchiáknak lejárt az ideje. A munka jövője most az agilitásról és az együttműködésről szól.

Ezek az új igények azt a vágyat tükrözik, hogy a jelenlét, a pontosság vagy a vállalathoz való tartozás érzése helyett a teljesítmény és konkrét kritériumok alapján ítéljék meg őket. Ez a szabadság együtt jár a nagyobb elszámoltathatósággal és a kitűzött célok elérésével. Az elkövetkező években tehát egy új kapcsolat fog kialakulni, amely inkább a bizalmon, mint az ellenőrzésen alapul.

A munkahelyi életminőség

A különböző mértékű mobil munkavégzés sok szempontból megkönnyíti a munkavállalók életét. Nagyobb rugalmasságot biztosít számukra, hogy személyes körülményeiknek megfelelően, saját belátásuk szerint oszthassák be az idejüket és a munkarendjüket.

A távmunka folytatása leegyszerűsíti a munkavállalók életét, megszabadítva őket az utazási idő, a forgalmi dugók és a csúcsidőszakok kötöttségetől. Lehetővé teszi számukra például a gyermekfelügyelet jobb megszervezését is.

Ráadásul a heti 5-ből csak 2 vagy 3 munkahelyen töltendő napot már most is nagyon pozitívan értékelik a munkavállalók, akik szívesen találkoznak a kollégáikkal, hogy az elszigeteltségből kitörhessenek, míg a heti 5 napos irodába járás kötelezettsége ismétlődő és monoton tehernek tűnhet. A jövőben a jelenléti és távmunka-napok váltakozásának lehetősége továbbra is egyensúlyt fog teremteni több szinten a vállalatok életminősége szempontjából.

Az új munkamódszerekhez kapcsolódó kockázatok

Bár ezek az új munkamódszerek mind a munkavállalók, mind a vállalatok számára előnyökkel járnak, nem veszélytelenek, és összehangoltan kell őket bevezetni.

Paradox módon mindenütt jelenlévő munka?

A fő kockázatot a magánélet és a szakmai élet összemosódása jelenti majd, amelyek ezáltal átfedésbe kerülhetnek. Annak ellenére, hogy nagy igény mutatkozik ezekre az új munkamódszerekre, a munkavállalók valamelyest a „csapdájába is eshetnek" ennek a munkavégzési ritmusnak, és képtelenek lesznek valóban elszakadni a munkától.

A munka és a magánélet egyensúlyának hiánya aggasztó lehet néhány olyan munkavállaló számára, akinek a munkáltatója a közeljövőben tervezi a távmunkára való áttérést. Attól tartanak, hogy a munkaidő végül hosszabb lesz. Felmerül az elszigeteltség és a külvilággal való kapcsolatvesztés kérdése is, ami hatással lehet a teljesítményükre.

Veszélyben a vállalati kultúra?

A függetlenség és az individualizmus között vékony a határvonal, és ezek az új munkamódszerek veszélyeztethetik a csapatkohéziót. Maguk a munkavállalók is tisztában vannak a nemhivatalos interakciók elvesztésének kockázatával.

A vezetőknek ezért még ötletesebb módszereket kell találniuk a közös vállalati kultúra fenntartására a csapatmegbeszéléseken keresztül, néha lazább vagy szórakoztatóbb módon (workshopok, szemináriumok, foglalkozáson kívüli rendezvények stb.).

Kényes egyensúly?

Bár a távmunka egyre szélesebb körben elterjedt, nem szabad csak divatból bevezetni. Valódi probléma és a vállalat sajátos körülményeinek kezelése érdekében kell alkalmazni. Bizonyos ágazatok vagy szakmák jobban megfelelnek a távmunka alkalmazásának, mint mások. A távmunka és a jelenléti munka közötti egyensúlyt is fenn kell majd tartani.

A távmunkának tehát nem szabadna uralkodóvá válnia, hanem olyan szabályozható változónak kellene maradnia, amely lehetővé teszi a rugalmasság bevezetését a szervezetbe. A vállalati kultúra és kohézió fenntartása kulcsfontosságú lesz, különben egyfajta szétszóródás vagy akár anarchia alakulhat ki. A rendszeres munkahelyi határidők, az előrehaladás áttekintése és a heti vagy akár napi szintű megbeszélések hatékony módjai lesznek a kapcsolat fenntartásának és a csapatteljesítmény optimalizálásának.

Kisebb mértékben a hibrid munkaformák fenntarthatóságának akadálya lehet az is, hogy a vezetők elveszítik az ellenőrzést alkalmazottaik felett, vagy hogy a beosztottak demotiválódnak. Ezeket a félelmeket azonban, amelyek régóta jelen vannak a kollektív képzeletben, a tapasztalatok nagyrészt eloszlatták. Kiderült, hogy a hatékonysági szintek gyakran magasabbak, mint a hagyományos munkaformák esetében (jobb koncentráció, felelősségvállalás, időmegtakarítás a közlekedésben stb.).

Változások kezelése

Ezeket a változásokat és új munkamódszereket a munkavállalók számára és velük együttműködve kialakított változáskezelési folyamat keretében kell megfontolni. Előzetes kommunikáció, személyre szabott támogatás és képzés tárgyát kell, hogy képezzék a különböző technikai eszközök, digitális eszközök és szoftverek, a mobil munkavégzés, a távoli dokumentummegosztás és a közös munka terén.

Összefoglalva, a jövő munkamódszerei inkább emberközpontúak mint munkahelyközpontúak lesznek. Az elképzelés az lesz, hogy a munkavállalóknak olyan rugalmas keretet kell biztosítani, amelyben kibontakozhatnak és intelligens, nem szabványos módon dolgozhatnak. A bizalom és a rugalmasság lesznek ennek az új kultúrának a kulcsszavai, amelyet az "intelligens munkavégzés" kifejezéssel lehet összefoglalni, ahol a munka alkalmazkodó és rugalmas lesz.

Milyen új munkamódszereket használ majd a jövő vállalata?

Az új munkamódszerek, amelyek a munkáltatók költségekkel és a munkavállalók termelékenységével kapcsolatos hosszú távú gondolkodásának eredményei, a rugalmasságot fogják előtérbe helyezni. Bár hosszú időbe telt, mire széles körben elterjedtek, mostanra úgy tűnik, hogy a legtöbb vállalatnál szilárdan és tartósan meghonosodtak, a munkavállalók örömére. A munkavállalók ugyanis már régóta szerették volna, ha a rugalmasabb és intelligensebb munkafelfogás előnyeit élvezhetik, és a többség úgy látta, hogy ez lehetőséget ad arra, hogy a bizalom és a fellelősségvállalás alapján újradefiniálják munkakapcsolatukat.

A rugalmas munkavégzés különböző formái

Ezen új munkamódszerek meghatározásának kulcsszavai a hibriditás és a terek alkalmazkodóképessége lesznek. Ezek elsősorban a munka és az otthoni élet közötti időmegosztást foglalják magukban, a munkaterek újradefiniálásával kombinálva.

Az új munkamódszerek elsősorban 3 fogalom köré épülnek majd.

Távmunka

Ebben az esetben a munkavállaló távolról fog dolgozni, akár otthonról, akár más olyan helyről, ahol ugyanolyan körülmények között dolgozhat, mint a munkahelyen. Nagyrészt a vállalat által meghatározott időbeosztás szerint (általában 2 nap/3 nap) kerül alkalmazásra.

Rugalmas munkatér

A rugalmas munkateret bevezető vállalatoknál a munkavállalóknak már nem lesz fix, saját irodájuk. Ez lehetővé teszi a munkaterek optimalizálását és praktikusabbá tételét, ahol minden terület jól meghatározott funkciót tölt be (közös munka, tárgyalótermek, koncentrációs területek, telefonos szobák, pihenőhelyek stb.)

Közösségi munkavégzés

A decentralizált irodahelyiségeket a vállalatok más szervezetekkel közös épületekben bérlik majd. Ez a munkamódszer különösen alkalmas a korlátozott alkalmazotti létszámmal rendelkező kis cégek számára, amelyek egy modern és kellemes munkakörnyezetet élvezhetnek minden kapcsolódó szolgáltatással együtt.

Ezek az új munkamódszerek minden bizonnyal csökkenteni fogják a működési költségeket, de lehetőséget adnak a munkakörnyezet újragondolására is, hogy rugalmasabbá és praktikusabbá tegyék azt a munkavállalók számára. A munkáltatóknak így lehetőségük nyílik arra, hogy megváltoztassák a munkavállalókkal kapcsolatos szemléletüket, és a munkahely helyett az embert helyezzék a középpontba.

A munkavállalók üdvözlik az új munkamódszereket

Bár csak nemrégiben váltak általánossá, az új munkamódszerek elterjedése valójában csak válasz a munkavállalók régóta fennálló igényeire. Különösen két adat erősíti meg a rugalmasabb munkamódszerek iránti vágyukat:

• 83%-uk úgy véli, hogy nem kell az irodában tartózkodnia ahhoz, hogy produktív legyen;
• az európai munkavállalók 78%-a támogatja az alkalmi távmunkát, azaz a jelenléti és a távmunkával töltött időszakok váltakozását.

A rugalmasságra való törekvés

A munkavállalók egyre távolabb kerülnek a hagyományos munkahelyektől. Különösen a fiatalabb generációk, akik sokkal szeszélyesebbek, és abszolút jártasak az új technológiák használatában, olyan nomád munkavégzési módokat keresnek majd, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy a lehető legtöbbet otthonról vagy akár külföldről dolgozzanak. Ez tehát fontos vonzerő lesz a legjobb tehetségeket kereső vállalatok részéről, hiszen a rugalmasság ugyanolyan fontos szempont lesz, mint a fizetés vagy a munkaköri leírás.

Az autonómia iránti igény

Amellett, hogy a vállalat vonzerejét növelik, a mobil munkavégzés ezen új formái a termelékenység javulását is elősegítik.

Az erősen strukturált, feladatspecifikus munkakörnyezetek ideje úgy tűnik, már régen elmúlt. A munkavállalók egyre inkább szabadságot, önállóságot és függetlenséget igényelnek majd a mindennapi munkájuk során. Azt akarják majd, hogy a kitűzött céloknak megfelelően elért eredményeik alapján ítéljék meg őket, nem pedig a jelenlétük vagy a pontosságuk alapján. Ezért olyan új szakmai kapcsolatot keresnek majd, amely az állandó ellenőrzés és a merevség helyett a bizalmon és a felelősségvállaláson alapul.

A jobb munkahelyi életminőség keresése

A rugalmas munkavégzés több szempontból is megkönnyíti a munkavállalók életét:

• Elkerülhetővé teszi a fárasztó és időigényes utazásokat a csúcsidőben zsúfolt tömegközlekedési eszközökön;
• Lehetővé teszi a kiegyensúlyozottabb családi életet és megkönnyíti a gyermekfelügyeletet;
• Könnyebbé teszi a hét közbeni adminisztratív eljárások intézését;
• Megtörik a mindennapi élet monotóniája azáltal, hogy az otthoni elszigeteltség időszakai váltakoznak az irodai kollégákkal való interakció időszakával.

Az új munkamódszerekben rejlő kockázatok előrevetítése

Ahhoz, hogy ezek a módszerek teljes mértékben működőképesek legyenek és ki tudják teljesíteni a bennük rejlő lehetőségeket, a bevezetésükkel járó kockázatokat is meg kell érteni.

Nem lehet lekapcsolni: A mindenütt jelenlévő munka?

Ezek az új szervezeti formák egyre inkább átjárhatóvá tehetik a magánélet és a munka közötti határokat.

A munkaidő meghosszabbítása akár bűntudatot is kelthet a munkavállalókban, ha éppen nem érnek rá. A távmunkában dolgozó munkavállalók esetében fennáll az elszigetelődés, az interakciók virtualizálódásának és a külvilággal való kapcsolatvesztésnek a veszélye is.

Mi a helyzet a vállalati kultúrával?

A távmunkában dolgozó alkalmazottak függetlensége a vállalattal és a többi alkalmazottal való szakításhoz, sőt individualizmushoz is vezethet. A munkáltatóknak ezért rendszeres megbeszélésekkel és az előrehaladás értékelésével fenn kell tartaniuk a csapatkohéziót. A vállalati kultúrát informálisabb és szórakoztatóbb módon is ápolhatják (workshopok, szemináriumok, szakmán kívüli rendezvények).

Kényes egyensúly?

A távmunkát csak mint szabályozható változót kell figyelembe venni, anélkül, hogy mindenek felett álló tényezővé válna a vállalatnál. Bizonyos ágazatokhoz vagy szakmákhoz közelebb áll a távmunka bevezetése, mint másokhoz. Ezért a körülményektől függően, körültekintően kell alkalmazni.

A távmunkát felügyelni is kell, hogy elkerülhető legyen az alkalmazottak szétszóródása, az elvégzendő feladatok szervezésének hiánya és a vezetők kontrollvesztése. Meg kell találni a kényes egyensúlyt a munkavállalók által kívánt rugalmasság és a termelékenység fenntartása között.

A szigorú változáskezelési folyamat

A munkaszervezési módszerekben bekövetkező változásokat a munkavállalók számára és velük együttműködve kell átgondolni. Valójában előzetes kommunikációt és személyre szabott támogatást igényelnek, beleértve a képzést is. A távmunkához, a csoportos együttműködéshez és a dokumentumok megosztásához különböző digitális eszközök, technikai berendezések és szoftverek biztosítását is igénylik.