A megrendelés és a beszerzés két kulcsfontosságú funkció az ellátási lánc középpontjában. Bár gyakran felcserélhetően használják, ezeknek a rokon fogalmaknak külön szerepük van. Míg a megrendelés a vállalat működéséhez szükséges áruk és szolgáltatások megszerzésére, addig a beszerzés a stratégiai folyamatok végrehajtásra koncentrál. A megrendelési és beszerzési tevékenységek közötti különbség megértése alapvető fontosságú az ellátási lánc optimális kezelésének biztosításához.
Beszerzés: Küldetés, lépések és kihívások
A beszerzés magában foglal minden olyan stratégiai folyamatot és tevékenységet, amely a vállalat zavartalan működéséhez szükséges áruk, termékek és szolgáltatások beszerzéséhez kapcsolódik. A beszerzési funkciónak ezt a küldetését a lehető legjobb feltételek mellett kell teljesítenie, biztosítva a legjobb költséget, minőséget és megfelelőséget, amely megfelel a vállalat igényeinek. A beszerzésmenedzsment a vállalati stratégia alappillére. Mint ilyen, a beszerzési stratégiának tükröznie kell a vállalat értékeit és politikáit, hangsúlyozva az olyan szempontokat, mint a fenntartható beszerzés. A beszerzési funkció több fő lépésből áll, az igények azonosításától a beszállítói teljesítmény értékeléséig. Lássuk ezeket.
Igények azonosítása
Ez a kezdeti lépés magában foglalja a belső ügyfelek (kollégák) igényeinek azonosítását és a szükséges áruk és szolgáltatások pontos specifikációinak meghatározását.
Szállítók értékelése
Ez a második lépés mélyreható piacelemzést, tenderek lebonyolítását, valamint a potenciális beszállítók előre meghatározott szempontok (árképzés, minőség, határidők stb.) alapján történő értékelését igényli.
Tárgyalás és szerződéskezelés
A beszerzési folyamat része a szerződési feltételek (ár, szállítási határidők, fizetési feltételek stb.) megtárgyalását is a szállítókkal kötött megállapodások formalizálása érdekében. Ez a harmadik lépés hivatalosan is létrehozza a tranzakciós kapcsolatot.
A beszállítói teljesítmény nyomon követése és értékelése
Ez az utolsó lépés annak biztosítása, hogy a szállítók betartsák a szerződéses feltételeket, akár a minőség, akár a mennyiség, akár a szállítási határidők tekintetében. Ez magában foglalja a teljesítményértékelés rendszeres elvégzését is a stratégiák kiigazítása érdekében, miközben fenntartja a szilárd beszállítói kapcsolatokat.
Kihívások a beszerzésben
A beszerzési osztályok komoly kihívásokkal néznek szembe a költségek, a kockázatok és az értékteremtés terén.
A termék valódi ára
A beszerzők arra törekednek, hogy optimalizálják a teljes életút költséget (TCO), miközben biztosítják a vásárolt termékek és szolgáltatások minőségét. Ez alapos kutatást, kiválasztást és a beszállítókkal való tárgyalást foglal magában.
Kockázatcsökkentés
A globális ellátási láncok összetettebbé válásával a cégeknek megbízható beszállítók kiválasztásával és megfelelő stratégiák végrehajtásával is csökkenteniük kell a kockázatokat.
Értékteremtés
A beszállítókkal való stratégiai partnerség kialakításával a beszerzés osztály is hozzájárul a vállalat versenyelőnyéhez.
Megrendelés: Küldetés, lépések és kihívások
A megrendelések operatív végrehajtása során valósul meg a vállalaton belüli termék- és szolgáltatásáramlások tervezése és kezelése: nyersanyagok, alkatrészek, késztermékek vagy szolgáltatások mozgása tartozhat ide. Ennek célja a gyártáshoz és a vevői elégedettséghez szükséges erőforrások folyamatos rendelkezésre állásának biztosítása.
Ez a funkció ezért inkább a beszerzések végrehajtására és operatív menedzselésére összpontosít, a teljes beszerzési folyamatok szerves részét képezve, de egyben az ellátási lánc menedzsment részét is képezi. A megrendelési folyamat az igények tervezésétől az áruk tárolásáig vagy végső felhasználásáig terjed.
Tervezést igényel
A megrendelésekért felelős munkatársak egy adott időszak alatt azonosítják az igényeket és ütemezik a vállalat termék-utánpótlását, miközben törekszenek a költségek minimalizálására.
Áruátvétel
Ez a lépés magában foglalja a termékek átvételén túl annak ellenőrzését is, hogy a leszállított áru megfelel-e a vállalat elvárásainak, szabványainak és specifikációinak.
Készletgazdálkodás
Ez magában foglalja az áruk be- és kiáramlásának pontos nyomon követését, hogy elkerüljük a túl- vagy alulkészletezést. A cégek általában beszerzési szoftverplatformokat használnak, hogy lehetővé tegyék ennek a lépésnek az automatizálását.
Belső elosztás
Az árukat ezután szétosztják a vállalat különböző részlegei között. A hatékony szervezés révén ennek a lépésnek hozzá kell járulnia a zavartalan működés fenntartásához.
Visszáru kezelése
Végül a megrendelésekért felelős kollégák kezelik a nem megfelelő áruk visszaküldését a szállítóknak. A fő prioritás a tevékenységek és a költségek minimálisra csökkentése.
A megrendelések során jelentkező kihívások
A megrendelésekért felelős munkavállalók két fő kihívással néznek szembe: a költségmegtakarítással és a végfelhasználói elégedettséggel.
Költségcsökkentés
Ellenőrizni kell az áru önköltségi árát és gondoskodni kell a megfelelő készletellenőrzésről a költségek csökkentése érdekében.
Vevői elégedettség
A hatékony megrendeléskezelés segít elkerülni minden váratlan eseményt (hiányok, késések stb.). A cég így tudja ideális feltételek mellett eljuttatni a megrendeléseket a végfelhasználókhoz, hozzájárulva ezzel az általános elégedettségükhöz.
A különbség a megrendelés és a beszerzés között
Amint látható, míg a megrendelés és a beszerzés kiegészíti egymást, főként céljaik, irányultságuk és időskálájuk tekintetében különböznek egymástól.
A teljes életút költség optimalizálása és a beszállítói kapcsolatok kezelése vállalatuk versenyképességének és jövedelmezőségének növelését szolgálja. Ebben a folyamatban a megrendelésekért felelős kollégáinak a célja a teljes beszerzési ciklus összehangolása az időben történő rendelkezésre állás és a készletek optimalizálása érdekében. A beszerzési osztályok feladata a piac folyamatos figyelése, a szállítói kapcsolatok kezelése, illetve a közép- és hosszú távú jövőkép kidolgozása.
Kisebb cégeknél ezt a két funkciót gyakran egyazon irányítás alatt egyesítik. Fennáll azonban a kockázata annak, hogy a rövid távú kihívások és problémák beárnyékolhatják a hosszú távú célokat.
Nagyobb cégeknél a funkciók általában el vannak különítve. Amint két beszerzési szakértő, Olivier Bruel és Pascal Ménage rámutattak a Beszerzési politika és beszerzési menedzsment című könyvükben: „A megrendelés és a beszerzés két külön tevékenység, amelyek különböző készségeket és profilokat igényelnek.”
Egyes cégek olyan dedikált digitális megoldásokra támaszkodnak, mint a Punch Out, hogy a beszerzési osztály beavatkozása nélkül is megvalósulhasson a megrendelés.
Fontos azonban, hogy a két kulcsfontosságú funkció kéz a kézben jár, hiszen a beszerzési stratégia határozza meg a tranzakciós folyamatokat. A két funkció közötti szilárd szinergia lehetővé teszi a költségek ellenőrzését, és javítja a szervezet reagáló- és alkalmazkodóképességét. Ezek együtt elengedhetetlenek bármely vállalat stabilitásához és működési sikeréhez.
