„A legnehezebb mindent összepakolni, elszállítani és a régi irodát eredeti állapotába visszaállítani” – foglalja össze tapasztalatait a cégével átélt számos költözés után Petra Brablecová, egy cseh marketingügynökség társtulajdonosa. Cikkünkből megtudhatja, hogy lehet az irodaköltöztetés gyors és hatékony!
Eszközök, amik segíthetnek irodaköltöztetés idején
Az új iroda berendezését érdemes előre átgondolni és megtervezni. Például mindig viszek mérőszalagot a hátizsákomban, és megnézem, hol és hogyan férnek majd el a bútoraink. Gondoskodni kell arról is, hogy az új helyiségek tiszták és lehetőség szerint üresek legyenek. Sajnos ez nem mindig van így, ezért érdemes erről egyeztetni az iroda tulajdonosával vagy üzemeltetőjével.
Aztán megtervezem, hogy a régi irodában hogyan pakoljuk össze a dolgokat. Mindig szerzek be a kartondobozok mellett térkitöltő anyagokat is (pl. buborékfóliát), hogy a törékeny holmikat megvédhessük a sérülésektől. Szükség lesz még néhány szerszámra is a bútorok szétszereléséhez. Még ha nem is lapra szerelve szállítunk mindent, biztosan van minden irodában néhány fali polc, amit le kell csavarozni. Egy molnárkocsi vagy platós kocsi valóságos kincs a költözéskor, mert nem kézben kell cipelni a súlyos dobozokat és bútorokat. Az etikett címék és matricák beszerzésére is érdemes gondolni. Az értékes és törékeny holmikat tartalmazó dobozokra érdemes figyelemfelkeltő, piros „Törékeny” matricát is ragasztani. Ez különösen akkor fontos, ha profi költöztetőcéggel dolgozunk, hiszen nekik egyértelműen jeleznünk kell, ha valamelyik doboz nagyobb gondosságot igényel.
Irodaköltöztetéskor biztosan szükség lesz nagy kartondobozokra.
Ha nincs lift, vagy nem akadálymentesített az iroda, egy lépcsőjáró molnárkocsival könnyen szállíthatja a terheket az emeletek között is.
Irodaköltöztetéskor mindig legyen kéznél mérőszalag.
Költözik az iroda, hogyan készüljünk elő?
A költözés talán legbosszantóbb része, hogy mindent akkurátusan kell összecsomagolnunk. Ez persze sok időt és türelmet igényel, ugyanakkor nagyon fontos mozzanat. Ha alaposak vagyunk, mindent gondosan csomagolunk be és a dobozokat fel is címkézzük, akkor elkerülhetjük a későbbi bosszúságokat. Nem találjuk, hiányos, összetört – az új irodában az ilyen helyzetek késleltetik a munkát, ezért a dobozolásnál soha ne kapkodjunk.
A csomagolás kezdetétől ügyeljen arra, hogy az összetartozó dolgok egy dobozba kerüljenek. Sok munkát megspórol a későbbiekben, például nem kell majd négy hasonló kábelt próbálgatni a monitorhoz. Bízza kollégáira, hogy a személyes tárgyaikat – monitorok, billentyűzetek, számítógépek, székek – megjelöljék egy-egy jól azonosítható címkével. Ez biztosítja, hogy az új irodában mindenki a megfelelő helyen találja a dolgait.
A bizalmas dokumentumokat – mint például a munkaszerződések – címkézze fel és ha teheti, ne szállítsa őket ömlesztve, a többi irattal együtt. A legjobb, ha ezeket magánál tarja és személyesen viszi át az új irodába.
Az összes dobozra kerüljön címke, amelyre felírja, hogy a tartalma melyik helyiségbe kerül majd – pl. konyha, iroda, folyosó. Ez hatalmas segítség a költöztetőknek, hiszen azonnal tudni fogják, hogy az adott dobozt hova kell vinni. Érdemes egy alaprajzot kinyomtatva átadni a költöztetőcégnek, amelyen megjelöli a helyiségeket.
Mit kell először és mit utoljára becsomagolni, ha irodát költöztetünk?
Csomagoláskor mindenképpen megéri kiválogatni, szelektálni és ha szükséges, egyben selejtezni is a dolgokat. Dobjuk ki, amit már nem használunk. A felelős hulladékkezelés nagyon fontos, ezért biztosítsunk a költözés idejére kellő mennyiségű szelektív hulladékgyűjtőt. Számítsunk rá, hogy papírhulladékból lényegesen több fog keletkezni a válogatás idején.
Ha van olyan bútor, amit nem szeretnénk költöztetni, hirdessük meg eladásra vagy ajánljuk fel a kollégáknak és családjaiknak. Kérdezzük meg a környékünkön működő iskolákat és jótékonysági szervezeteket is. Ezek az intézmények sokszor szívesen fogadnak használt, de még jó állapotban lévő irodabútorokat. Mielőtt bármitől megválnánk, érdemes egyeztetni a könyvelővel is és ellenőrizni, hogy az adott tárgyi eszköz szerepel-e a nyilvántartásainkban? Ha igen, elképzelhető, hogy értékcsökkenést kell elszámolnunk, illetve selejtezési jegyzőkönyvet kell felvennünk. Ha közhasznú szervezetnek adományozunk valamit, érdemes adományozási szerződést kötni, mert így adóalap csökkentő tételként számolhatjuk el az adott eszközt. A lényeg, hogy a bútorszállításkor már csak azok a darabok legyenek az irodában, amelyeket az új irodában is használni szeretnénk.
Irodaköltöztetésnél, bútorszállításnál fontos a csomagolás sorrendje
Először azokat a holmikat dobozoljuk be, amiket a legkevesebbet használunk: iratok, irodaszerek, a konyhában található kiegészítők, kisebb bútorok. Kérje meg kollégáit is, hogy csomagolják be azokat a dolgokat, amelyekre már biztosan nincs szükségük a költözésig. A legvégére érdemes hagyni a számítógépeket, a napi használatban lévő konyhai felszerelést (néhány pohár, tényér, evőeszköz az utolsó pillanatig legyen kéznél), illetve a tisztításhoz és rendrakáshoz szükséges holmikat, hiszen ezekre az utolsó pillanatban is szükség lehet.
A cégünk költözéseinél mi két szakaszra osztottuk a szállítást. Először személyautóval elszállítottuk az apróbb dolgot, majd lefoglaltunk egy kisteherautót hétvégére, és elköltöztettük a bútorokat és minden mást – osztotta meg velünk tapasztalatait Petra. Természetesen profi költöztetőcéget is lehet hívni. A bútorszállítást sokan szívesebben bízzák rájuk, hiszen amellett, hogy nehéz fizikai munka, balesetveszéllyel is jár. Ez esetben érdemes több árajánlatot is bekérni, illetve előre lefoglalni az időpontot, hogy költöztető cégnek biztosan legyen szabad kapacitása az általunk kitűzött napra.
Üzleti korlátozások a költözés ideje alatt
Az üzletmenet folytonossága nagyon fontos, ezért mi például júliusra ütemeztük az új irodába költözést, amikor a legtöbb kollégánk és az ügyfeleink is nyaralnak. A költözés idején az otthoni munka előnyös lehet, hiszen így a számítógépek szükség esetén kéznél vannak, illetve ha valakinek sürgős munkája lenne, nyugodtan tud dolgozni és nem zavarja a költözéssel járó felfordulás.
Fontos a kommunikáció
Mindig tájékoztassa az alkalmazottakat arról, hogy mire számíthatnak. Nekem az vált be, hogy a személyes egyeztetés után először küldtem egy általánosabb összefoglalót, majd egy héttel a költözés előtt leírtam a részleteket: hogyan fog zajlani a költözés, mi az ütemterv, mire van szükségem tőlük, vannak-e fontos határidők, melyik feladatnak ki a felelőse – meséli Petra az az irodaköltöztetéssel járó vezetői tapasztalatait.
Profi költöztetés után nincs más hátra, mint belakni az irodát
Fel kell állítani a prioritásokat, és el kell fogadni, hogy nem fog minden azonnal elkészülni. A költözéssel csak a munka felén vagyunk túl. Számunkra az volt a legfontosabb, hogy a dolgozók rendelkezzenek a munkához szükséges háttérrel – volt hova leülniük, volt min dolgozniuk, tudtak teát főzni. A tárgyaló berendezése később jött.
Az új irodában az egészségre és a biztonságra is fontos ügyelni. A menekülési útvonalak kijelölésére, a tűzoltó készülékek felszerelésére, valamint az elektromos berendezések átvizsgálására érdemes szakembert hívni. Ezt gyakran elfelejtik a cégek, pedig akkor is szükség lehet rá, ha a helyiség korábban is irodaként működött. Ha az ingatlan nem a saját tulajdonunkban van, érdemes már a költözés előtt egyeztetni a biztonsági és érintésvédelmi kérdésekről az üzemeltetővel. Ha lakásirodába költözik a cég, mindenképpen kérjük munkavédelmi szakember segítségét. Olvassa el, hogyan kell helyesen megjelölni egy menekülési útvonalakat.
Sikeres költözést kívánunk!