Manapság a vállalatoknak nincs más választásuk, mint hogy a digitális átalakulás útjára lépjenek a hosszú távú versenyelőny megszerzése érdekében. A beszerzési osztályok számára ez egy alapvető lépés az információk központosítása, tevékenységeik automatizálása és a beszerzésmenedzsment optimalizálása érdekében. A vállalkozásokon múlik, hogy ezt a digitális átállást késedelem nélkül, a lehető legjobb módon hajtsák végre. Ehhez tisztában kell lenniük a kihívásokkal és az előnyökkel egyaránt, alkalmazniuk kell a legjobb gyakorlatokat és a megfelelő eszközöket, mindezt hosszú távú jövőképpel.
Mit jelent a digitális átalakul a beszerzésben?
A digitális átalakulás (vagy digitális transzformáció, digitális átállás) a technológiák és digitális megoldások integrálását jelenti a vállalat minden tevékenységébe. Ez lehetővé teszi számára, hogy alkalmazkodjon, javítsa versenyelőnyét és reagáljon a piaci trendekre. Ez a megközelítés feltételezi a vállalkozások működésének, valamint üzleti modelljének mélyreható átalakulását. Más szóval, ez magában foglalja új stratégiák megvalósítását a hozzáadott érték megteremtése érdekében, miközben növeli a hatékonyságot. Ez tehát egyszerre alapozza meg a technológiai, kulturális és szervezeti változásokat.
A beszerzési folyamatra alkalmazva a digitális átalakulás az időigényes tevékenységek és folyamatok automatizálásától a fejlett technológiák, például a mesterséges intelligencia (MI) használatáig terjed, hogy a beszerzési osztályokon dolgozók összetettebb tevékenységeket végezzhessenek. A végső cél a beszerzési csapatok alacsony értékű feladatainak csökkentése, de egyben a jó döntések meghozatalának kulcsainak megadása is. Más szóval, a termelékenység és az általános teljesítmény növelése.
A Coupa és a Zip által nemrégiben végzett felmérés szerint a beszerzési vezetők 39%-a a digitális átalakulást és az automatizálást a következő másfél év prioritásai között említi. Úgy látják, hogy ez hatékonyságnövekedést, átláthatóságot és teljesítménynövekedést eredményez.
Nick Heinzmann, a Zip kutatási igazgatója hozzáteszi: „Sok szervezet ragadt a digitális középútban – túlléptek az alapokon, de még messze vannak az átalakulási eredmények elérésétől. Ez a lemaradás gyakran az elaprózódó, csak részfeladatokra alkalmas eszközökből, az átláthatatlan munkafolyamatokból és a kihasználatlan adatokból fakad. A szervezeteknek nemcsak a technológiai infrastruktúrájukat, hanem a stratégiájukat is modernizálniuk kell.”
A beszerzés digitalizálásának előnyei
A beszerzési osztályok digitális átalakulása jelentős előnyökkel jár a szervezeteken belül. A beszerzés optimalizálása és automatizálása versenyképességet, megfelelést és teljesítményt ígér.
Működési hatékonyság
Az információk központosítása és a tevékenységek automatizálása hozzájárul a működési hatékonyság javításához. A digitalizáció segít felgyorsítani az ütemterveket, csökkenteni a hibákat és korszerűsíteni a folyamatokat. Végső soron ez lehetővé teszi a beszerzési csapatok számára, hogy más, stratégiaibb küldetésekre összpontosítsanak.
Költségoptimalizálás
A digitális átalakulás óriási eszköz a költségmegtakarításhoz. Bár egy ilyen projekt bizonyos beruházásokat igényel, ezt ellensúlyozzák a költségcsökkentési lehetőségek. Ez magában foglalja mind a közvetlen megtakarításokat a beszerzés és a szerződések jobb kezelésének köszönhetően, mind a közvetett megtakarításokat az adminisztratív és logisztikai folyamatok optimalizálásán keresztül.
360°-os láthatóság
Az adatok és a fő teljesítménymutatók felhasználása teljes átláthatóságot biztosít a kiadások és a beszállítók teljesítménye terén. A beszerzők könnyebben azonosíthatják a megtakarítási lehetőségeket, megalapozott döntéseket hozhatnak, és hatékonyan kezelhetik a beszerzést az üzleti életben.
Jobb együttműködés
A digitális technológiák minden érdekelt fél számára előnyösek: a beszerzési funkciónak, de más üzleti osztályoknak, a belső ügyfeleknek és a partnereknek is. Ez elősegíti az átláthatóságot, az együttműködést és a kommunikációt. Végső soron ez segít javítani mindenki elégedettségét, de a beszállítói kapcsolatokat is erősíti.
A vállalkozások által leküzdendő kihívások
A digitális átalakulás sikeres megvalósításához a beszerzési osztályok különböző típusú akadályokkal szembesülnek, mind technikai, mind szervezeti, mind emberi szinten.
Adatminőség
A beszerzés digitalizálásának első akadálya az adatmennyiség robbanásszerű növekedéséhez kapcsolódik. A vállalatoknak néha nehézséget okoz a minőségi adatokhoz való hozzáférés. Nem elég a beszerzési adatokat gyűjteni, azoknak továbbra is helyesnek, teljes körűnek és szabványosítottnak kell lenniük. Ehhez a vállalkozásoknak irányítást, automatikus adatgyűjtést és folyamatos minőségellenőrzést kell bevezetniük az adatok tekintetében.
Eszközintegráció
A második fő akadály a beszerzési osztályok által használt alkalmazások és informatikai eszközök heterogenitásához, valamint azok nehéz integrációjához kapcsolódik. A megoldás a rendszerintegrációban rejlik olyan eszközökön keresztül, amelyek valós időben kommunikálnak egymással, vagy az üzleti folyamatok szabványosításában.
Változásokkal szembeni ellenállás
A digitalizációs projektek a csapattagok elkötelezettségének hiányával is szembesülhetnek. Ez összefüggésben állhat kulturális akadályokkal, például a digitalizáció előnyeinek megértésének hiányával, de gyakorlati akadályokkal is, például az eszközök elsajátításának nehézségeivel. A kihívás az, hogy egy jövőképet vezessünk be, minden érdekelt felet bevonjunk a projektbe, és támogassuk a helyi munkavállalókat.
Készségek
A digitális eszközök teljes kihasználásához új készségek szükségesek. A beszerzőknek most valódi technofilekké (vagyis a technológia iránt erősen érdeklődővé) kell válniuk, hogy folyamatosan tanulhassanak az új technológiákról. Ezenkívül két kulcsfontosságú készséget kell elsajátítaniuk: a számítógépes gondolkodást a számítógépekkel való párbeszéd megtanulásához, és a kritikai gondolkodást a helyes döntések meghozatalához.
Költségvetés
Végül, minden digitalizációs projekt bizonyos befektetést jelent. A beszerzési osztályokat korlátozhatja a szűkös finanszírozás, ezért fontos a költségvetés rangsorolása és tervezése a befektetés megtérülése szerint.
A beszerzés sikeres digitalizációjának 5 kulcsfontosságú szakasza
A digitális átalakulás sikeres végrehajtásához a beszerzési osztályoknak öt fő szakaszt kell követniük, az audittól a változásmenedzsmentig.
1. szakasz: Leltár készítése
Kezdetben ismernie kell a kiinduló helyzetet. Ez magában foglalja a beszerzési folyamatok teljes körű auditját, szakaszonként. Megvizsgáljuk a használt megoldásokat és kommunikációs csatornákat, valamint az érintett érdekelt feleket. A cél a szervezet digitalizációs szintjének felmérése, majd a szűk keresztmetszetek, a hatékonyság hiányának forrásai és a digitalizációs lehetőségek azonosítása.
2. szakasz: A projekt keretezése
A második szakaszban a beszerzési osztály a projekt hatókörének meghatározására összpontosít. Először is meghatározza a fejlesztésre szoruló prioritási területeket, majd formalizálja az igényeit, korlátait, célkitűzéseit és fő teljesítménymutatóit (KPI-jait). Ez a reflexiós munka a teljes digitális transzformációs projektre, de a beszerzési folyamatok minden egyes fejlesztendő szakaszára is kiterjed.
Néhány példa a nyomon követendő KPI-kra
- Teljes beszerzési költség a digitalizáció előtt és után;
- Rendelés digitalizálási aránya;
- Átlagos rendelésfeldolgozási idő;
- Beszerzési megtakarítások, más néven beszerzési nyereségek;
- Rendelési hibacsökkentési arány;
- Átlagos validációs ciklusidő;
- Szerződésen kívüli beszerzési arány.
3. szakasz: Az ütemterv elkészítése
A harmadik szakasz a beszerzés digitális átalakításának lépésről lépésre történő előrehaladását foglalja magában. Ekkor a vállalkozás az igényeinek megfelelő megoldás(ok) kiválasztására összpontosít. Ezután a gyakorlatban fokozatos bevezetésbe lép, beleértve a kísérleti fázisokat.
4. szakasz: A változás támogatása
Ne feledjük, hogy az ilyen típusú projektek sikere messze túlmutat a kiválasztott megoldásokon. A kulcs a csapat beleegyezésében rejlik, és különösen az új folyamatok és eszközök hatékony használatában. Ehhez a munkavállalók bevonása szükséges a projekt teljes folyamatába, valamint képzések szervezése, amelyek elősegítik a megoldások megismerését, megosztják a legjobb gyakorlatokat, és emlékeztetnek a várható előnyökre.
5. szakasz: Az eredmények mérése
Végül, ez magában foglalja a folyamatos fejlesztési megközelítés elindítását. Ehhez szorosan figyelemmel kell kísérni a korábban meghatározott KPI-okat, majd meg kell tenni a szükséges korrekciós vagy megelőző intézkedéseket. Így állapíthatjuk meg, hogy a beszerzés digitális átalakítása sikeres-e.
A beszerzés digitalizációját támogató eszközök
A digitális átalakulás számos eszközre és technológiára támaszkodik. Íme egy áttekintés a különböző digitális megoldásokról, azok erősségeiről és felhasználási eseteiről.
Forrástól a fizetésig megoldások
A beszerzési folyamatok digitalizálása érdekében a vállalkozások forrástól a szerződésig és/vagy beszerzéstől a fizetésig megoldásokra támaszkodnak. A PwC által végzett legfrissebb felmérés szerint 95%-uk már rendelkezik ezekkel.
Általában e-procurement megoldásokkal kezdik az alacsonyabb hozzáadott értékű folyamatok, például a beszerzési kérelmek és kifizetések digitalizálását. Különösen azért, mert ezek az eszközök szilárd érvekkel rendelkeznek! A Manutannál ügyfeleink a hatékonyságnövekedés mellett akár 80%-os tranzakciós költségmegtakarítást is tapasztalunk! A számlák dematerializálásával kapcsolatos szabályozások felgyorsulásával az e-számlázási megoldások is népszerűek. A kihívás azonban most az, hogy ezt a megközelítést kiterjesszük az összes beszerzési folyamatra.
Manutan megoldások
- Támogatjuk Önt digitális átalakulásában azáltal, hogy különböző megoldásokat kínálunk tranzakciói dematerializálására.
- IT-szakértőink és technikai platformunk lehetővé teszi számunkra, hogy nagyon gyorsan csatlakozzunk a legtöbb piactérhez. Akár házon belüli megoldással, akár külső platformmal rendelkezik, mi alkalmazkodunk.
- És ha még nem rendelkezik e-procurement megoldásokkal, létrehozhatunk egyet vállalkozása számára.
Beszállítói kockázatkezelési megoldások
Digitális átalakulásuk részeként a vállalatok egyre inkább érdeklődnek a beszállítói kockázatkezelési megoldások iránt. Ez a trend tükrözi a növekvő bizonytalanságot és összetettséget, amely bonyolítja ellátási láncaink kezelését. Ezek az eszközök globális képet nyújtanak a beszállítói adatokról és tevékenységekről a kockázatok jobb azonosítása, nyomon követése és ellenőrzése érdekében. A Coupa és a Zip felmérése szerint a beszerzési döntéshozók 49%-a alkalmazta ezt a típusú megoldást, vagy két éven belül tervezi ezt megvalósítani.
Mesterséges intelligencia
A nagy adatmennyiségek elemzésének köszönhetően a mesterséges intelligencia megkönnyíti és fellendíti a beszerzők döntéshozatalát. Ma már egyre világosabban láthatók a felhasználási esetek: kiadáselemzés, beszállítói kockázatkezelés, szerződéskezelés… A Coupa és a Zip által közösen végzett legfrissebb felmérés szerint a beszerzési szakemberek 43%-a használ mesterséges intelligenciát a döntéshozatalához, vagy a következő két évre felvette a napirendjére.
Nick Heinzmann cselekvésre szólít fel: „A következő három év megkülönbözteti majd azokat, akik kísérleteznek, azoktól, akik működőképessé válnak. A csapatoknak túl kell lépniük a chatbotokon és az irányítópultokon, mesterséges intelligencia alapú asszisztenseket kell integrálniuk a bevált folyamataikba, amelyek képesek önállóan végrehajtani feladatokat, tanulni és alkalmazkodni.”
Szerződéses életciklus-kezelő szoftver
A beszerzési osztályok is a szerződéses életciklus-kezelő szoftverek felé fordulnak. Ezek a megoldások a szerződéses dokumentumok megőrzését, a megfelelés megerősítését és a szerződések létrehozásának, végrehajtásának és kezelésének fázisainak automatizálását szolgálják. A PwC legfrissebb tanulmánya szerint a vállalkozások 29%-a fontolgatja a befektetést ebbe a területbe 2027-ig.
Blokklánc
Bár ez a technológia még mindig nem elterjedt a vállalkozások körében, a beszerzési osztályoknak minden érdekük fűződik ahhoz, hogy érdeklődjenek iránta. A blokklánc arra szolgál, hogy minden érdekelt fél számára információkat tároljon és továbbítson, központosított ellenőrzés nélkül, átlátható és biztonságos módon. Ebben az értelemben gyakran hasonlítják egy nagy virtuális főkönyvhöz. A beszerzésre alkalmazva biztosíthatja a beszerzést, hitelesítheti a beszállítókkal kötött szerződéseket, vagy garantálhatja az átláthatóságot a pályázatok keretében.
A beszerzésben a digitális átalakulás utat nyit a hatékonyabb, agilisabb és intelligensebb menedzsment felé. A jövőben ez lehetővé teszi a beszerzési osztályok számára, hogy megerősítsék stratégiai partnerként betöltött pozíciójukat a vállalat teljesítményében.
