A folyamatosan változó gazdasági környezetben a szerződések kezelése központi szerepet játszik a beszerzési folyamatok biztosításában és optimalizálásában. A rossz menedzsment jelentős jogi, pénzügyi és szervezeti kockázatokhoz vezethet az érintett felek között.
A szerződések fontossága
„A szerződések szilárd alapot nyújtanak a kölcsönösen előnyös kapcsolatokhoz. Védik az Ön érdekeit, és segítenek elkerülni a költséges vitákat. Függetlenül attól, hogy milyen összetett a tevékenysége, a beszállítókkal kötött szerződések bölcs befektetés a vállalat jövőjébe.”
– mondja Sarah Belaabidia, a PeersGroup tanácsadó cég munkatársa.
A szerződések kihívásainak megértése
Mielőtt optimalizálni tudnánk a szerződések kezelését, elengedhetetlen a jogi alapok és a kapcsolódó kockázatok elsajátítása. Ez a szerződéskezelés kulcsfontosságú szakasza, amelyet gyakran alábecsülnek, de döntő fontosságú a beszerzés teljesítménye szempontjából.
A szerződésben foglaltak végrehajtása
A szerződés végrehajtása a felek által a szerződés aláírásakor meghatározott kötelezettségek tiszteletben tartása érdekében végrehajtott összes intézkedésre vonatkozik. A szerződési jogban ez magában foglalja az összes megállapodás szerinti rendelkezés határidőre és a szerződésnek megfelelően történő végrehajtását, legyen szó áruátadásról, szolgáltatásnyújtásról vagy egy megállapodott összeg kifizetéséről. A szerződés akkor tekinthető teljes mértékben végrehajtottnak, ha minden kötelezettség teljesült.
A megállapodás fő hatása azon alapszik, hogy az a jogilag kötelező érvényű, azaz határozott és visszavonhatatlan módon kötelezi a feleket. Ezt a kötelező érvényűséget megerősíti a jóhiszeműség elve, amely a végrehajtás során lojális és együttműködő magatartást ír elő a felek között. Szerződésszegés esetén bíróság előtt lehet kérni a kényszervégrehajtást, esetleg kártérítéssel együtt.
Előre nem látható körülmények, például a vis maior, azonban felfüggeszthetik vagy megszüntethetik a kötelezettségeket anélkül, hogy azt az egyik fél felelősségre vonná, feltéve, hogy ez az esemény előre nem látható és elháríthatatlan.
A szerződés nem megfelelő végrehajtásának következményei: kockázatok és rejtett költségek
A szerződések hiányos végrehajtása súlyos következményekkel járhat. A szállítási késedelmek, a kötelezettségek be nem tartása vagy a fizetési késedelem hivatalos felszólításoknak, sőt akár bírósági határozatnak is kiteszi a feleket, amely kényszervégrehajtást vagy kártérítést ítél meg.
Ezek a helyzetek közvetett költségeket generálnak: elvesztegetett időt, az üzleti kapcsolatok romlását, vagy akár költséges jogi vitákat. A proaktív végrehajtás-menedzsment segít előre látni ezeket az eltéréseket.
A szerződések megítélése jogi szempontból Európában
A szerződések végrehajtásának megítélése országonként eltérő:
- Franciaországban a kötelezettségek betartása kodifikált elveken alapul, amelyeket erősen befolyásol a jóhiszeműség fogalma.
- Az Egyesült Királyságban a megközelítés pragmatikusabb: a szerződés betűje elsőbbséget élvez a szellemmel szemben, és a jogorvoslatokat gyakran előre látják.
- Németországban a jogi szigor megerősíti a szerződéses stabilitást, a végrehajtás elmaradásának szigorú felügyeletével.
Ezek a különbségek közvetlenül befolyásolják a nemzetközi szerződéskezelést, ami a joghatóságok szerinti stratégiai alkalmazkodást teszi szükségessé.
Jogi keret és annak hatása a szerződéskezelésre
A jog a szerződés végrehajtásának alapját képezi. Azonban a beszerzési osztályok azon képessége, hogy megértsék a finomságokat, feltétele a hatékony és biztonságos szerződéskezelési folyamatnak, különösen nemzetközi kontextusban.
A szerződés aláírása után az abból eredő kötelezettségek kötelező érvényűek: a felek kötelesek azokat szigorúan végrehajtani, kivéve vis maior esetén.
Franciaországban a szerződés nem teljesítése esetén az első lépés a hivatalos értesítés, amely lehetővé teszi a fél számára, hogy követelje a végrehajtást vagy felkészüljön a jogorvoslatra.
Az Egyesült Királyságban a szerződések végrehajtása nagymértékben függ a dokumentum eredeti szövegétől, és kevésbé az olyan implicit fogalmaktól, mint a jóhiszeműség. A jogorvoslatok általában gyorsabbak, közvetlen hozzáféréssel a bírósági határozatokhoz szerződésszegés esetén. Ez a megközelítés nagyobb autonómiát biztosít a feleknek, de fokozott éberséget igényel a szerződés aláírásakor, hogy elkerülhető legyen a kötelezettségek félreérthetősége.
Németországban a hangsúly a szabályozási megfelelésen és a kötelezettségvállalások szigorú formalizálásán van. A szerződések végrehajtását egy strukturált jogrendszer felügyeli, amely megkönnyíti a szerződéses kockázatok előrejelzését. A rossz végrehajtás hatásait szigorúan felügyelik, különösen a károk tekintetében.
Következmények a beszerzési osztályokra nézve
A jogi keretek közötti különbségek az egyes országokhoz igazított agilis irányítást igényelnek.
A beszerzési osztályok számára ez a következőket foglalja magában:
- Szilárd záradékok kiválasztása;
- A munkatársak képzése;
- A kötelezettségek valós idejű nyomon követésére alkalmas eszközök integrálása.
A hatékony szerződésvégrehajtás legjobb gyakorlatai
A szerződésvégrehajtás teljesítménynövelővé alakítása szigorú módszertant, megfelelő eszközöket és a beszerzési célokkal összhangban lévő szervezést igényel.
A végrehajtási folyamat főbb szakaszai
A szerződés végrehajtása a szerződés aláírásával kezdődik. A nyomon követés megkönnyítése érdekében elengedhetetlen, hogy egyértelműen formalizáljuk az egyes felek kötelezettségeit. Ez a szerződés-felülvizsgálati folyamat több mérföldkövet foglal magában:
- A kötelezettségvállalások érvényesítése;
- Szolgáltatások nyomon követése;
- Szállítások;
- Minőségellenőrzés;
- A megállapodott összeg kifizetése.
A ciklus során a felek között jóhiszeműséget kell fenntartani a nézeteltérések elkerülése érdekében. A kockázatok előrejelzése, az egyes szakaszok dokumentálása és a belső riasztások bevezetése lehetővé teszi a szerződéses hatások proaktív és hatékony kezelését.
Digitalizáció és szerződéskezelési eszközök
A digitalizáció jelentősen megkönnyíti a szerződésvégrehajtást, amint azt Antoine Compin, a Manutan France ügyvezető igazgatója kiemelte:
„A digitalizáció lehetővé teszi számunkra a folyamatok fejlesztését és automatizálását, ami időt takarít meg és korlátozza a hibalehetőségeket. Felgyorsítja az információátadást egy szállítóval vagy egy ügyféllel, például egy megrendelés, egy számla vagy egy reklamáció esetében.”
A szerződéses életciklus-kezelési platformok automatizálják ezt a folyamatot:
- Határidőkre való emlékeztetők;
- Kötelezettségellenőrzés;
- Biztonságos archiválás;
- Módosítások elektronikus aláírása.
Ezek az eszközök teljes nyomon követhetőséget biztosítanak, megerősítik a jogbiztonságot és csökkentik az emberi hibák kockázatát. Hozzájárulnak a felek közötti adatcsere gördülékenyebbé tételéhez is azáltal, hogy egyszerűsítik a dokumentumok érvényesítését és a szerződéses előzményekhez való hozzáférést.
Optimalizálási stratégiák: a szerződéskezelés összehagolása a vállalati célokkal
A szerződéses kötelezettségvállalások értékének maximalizálása érdekében a szerződések végrehajtása nem választható el a vállalat globális ambícióitól. Egy koherens és előrelátó stratégia részének kell lennie.
Összhang a stratégiai célokkal
A szerződések végrehajtása akkor válik hatékonnyá, ha a beszerzési politikákkal, a CSR-célokkal és a gazdasági teljesítménykritériumokkal összefüggésben tervezik meg. Az összehangolt szerződéskezelés lehetővé teszi a kötelezettségek biztosítását, miközben támogatja a növekedési stratégiát.
Ez magában foglalja:
- A pályázati felhívásokból származó szerződéses szabványok integrálását;
- A kötelezettségvállalási hatások szigorú nyomon követését;
- A záradékok földrajzi zónák szerinti kiigazítását.
A végrehajtott szerződések szabványosítása és harmonizációja hozzájárul a felek közötti előre nem látható körülmények korlátozásához, miközben megkönnyíti azok strukturált keretrendszeren belüli végrehajtását.
A szerződéses eszközök elsajátítása, a döntések nyomon követhetősége és a kötelezettségvállalások gyors végrehajtásának képessége mérhető teljesítménytényezőkké vált a beszerzési osztályokon belül.
A beszerzési osztályokon dolgozó munkavállalók ismerete és képzése
Ahhoz, hogy a szerződéses stratégia hatékony legyen, a menedzsmentért felelős csapatokat ki kell képezni a kulcsfontosságú jogi fogalmak és a szerződésszegés esetén alkalmazható jogorvoslatok megértésében.
A szerződéskötéssel, az érzékeny záradékok elemzésével vagy akár a vis maior esetén történő reagálással foglalkozó gyakorlati modulok segítenek megerősíteni a vevői reagálóképességet és korlátozni a végrehajtási láncolatban a hibalehetőséget.
A munkavállalók készségeinek fejlesztése hozzájárul a vállalat által tett kötelezettségvállalások biztosításához és a felek közötti minőségi jogi párbeszéd kialakításához is.
A perek elkerülése és a szerződéses kapcsolatok biztosítása
A perek megelőzése a sikeres szerződésvégrehajtási stratégia elengedhetetlen eleme. A következőkön alapul:
- Rendszeres szerződésellenőrzések;
- A kockázatok feltérképezése;
- Automatikus kiigazítási záradékok végrehajtása vis maior vagy szabályozási változások esetén.
Ez a proaktív megközelítés jelentősen csökkenti a vitákat, megőrzi a partnerek bizalmát és biztosítja a pénzeszközök áramlását. A szerződéskezelést a vállalati kockázatkezelés középpontjába helyezi.
A jó szerződésvégrehajtás nem korlátozódik a kötelezettségvállalások betartására: stratégiai irányítási és kötelezettségbiztosítási eszközzé válik. A legjobb gyakorlatok, a megfelelő eszközök és az állandó jogi felügyelet integrálásával a beszerzési osztályok biztosíthatják a szigorú és hatékony végrehajtást.
