A mai összetett, ingatag és bizonytalan világban a szervezetek az ellátási láncuk nemzetközi szintű optimalizálására és biztosítására összpontosítanak. Ennek elérése érdekében sokan döntenek az áruk és szolgáltatások központosított beszerzése mellett. Ez a stratégia egyet jelent a harmonizációval, az optimalizálással és az ellenőrzéssel. Ez azonban egy összetett folyamat, amely eltökélt változásmenedzsmentet igényel.
A központosított beszerzés előnyei
A központosított beszerzésről akkor beszélünk, amikor a szervezet egy dedikált csapata kap megbízást arra, hogy menedzselje a teljes beszerzési tevékenységet, beleértve az ellátási lánc működtetését is. Ezen beszerzési modell célja, hogy konszolidálja az összes követelményt a különböző telephelyekről, leányvállalatoktól vagy részlegektől ugyanazon csoporton belül.
Mindez lehetővé teszi egy globális beszerzési stratégia és beszerzési politika bevezetését is. A vállalat harmonizálja beszerzési folyamatait, szabványosítja szerződéseit, és így jobban ellenőrzi a kiadásokat is. Mindezt úgy, hogy biztosítja az összhangot a beszerzési célok és az üzleti prioritások között. Egy ilyen stratégiai megközelítés segít javítani a folyamatok hatékonyságát, ösztönözni a tudásmegosztást és bevezetni a legjobb gyakorlatokat.
Ez a megközelítés különösen a hatékonyság és a versenyképesség iránti törekvés részét képezi. Magában foglalja a beszerzési folyamatok és az ellátási lánc működésének racionalizálását és optimalizálását. Végső soron hatékony és strukturált költséggazdálkodást eredményez a vállalat számára.
A beszerzési volumen összevonásának köszönhetően a vállalatok nagyobb alkupozícióban vannak, ami lehetővé teszi a beszerzési csapatok számára, hogy kedvezményekről és méretgazdaságosságról tárgyaljanak beszállítóikkal. Ehhez jönnek még a közvetett költségmegtakarítások is.
Központosított beszerzés 5 lépésben
A központosított beszerzés megvalósításához a vállalatoknak minden érdekelt felet be kell vonniuk, több eszköz aktiválásával.
Minden igény előrejelzése
Először is fel kell mérni a vállalat összes konkrét igényét. A beszerzési csapatnak minden érdeke ahhoz fűződik, hogy a kollégák bevonásával átfogó képet kapjon a követelményekről és az elvárásokról. A feltérképezés során nem szabad kizárólag az előző évi fogyasztásra hagyatkozni, mert akkor tévesen kerülhet az igények közé néhány ritka beszerzés, az újonnan felmerülők viszont kimaradhatnak.
Ezután célszerű termékkategóriákba szegmentálni az igényeket az optimalizálás, a tárgyalási stratégiák meghatározása, és így a tömegesítés és racionalizálás logikájának alkalmazása érdekében.
A beszállítói portfólió újragondolása
A második szakaszban a beszerzési osztály racionalizálja beszállítói portfólióját a helyi beszállítók nagyobb partnerekkel való helyettesítésével. A megfelelő partnerek minősítéséhez meghatározott elemzési kritériumokra fog támaszkodni. Ez magában foglalhatja a munkanyelvet, a földrajzi lefedettséget, a logisztikai szakértelmet, a minőségpolitikát és a tanúsítványokat, az elektronikus katalógusok bevezetésének képességét stb. A beszállítók kiválasztása során a helyi csapatok ismét részt vehetnek a tárgyalásokon. Fontos, hogy a választás során ne csupán a beszerzési ár legyen a döntő, hanem vegyék figyelembe a teljes tulajdonlási költséget (TCO) is.
A vállalat ezt követően szerződést köt a kiválasztott beszállítókkal. Ez magában foglalja a keretmegállapodások aláírását, amelyek garantálják az ellenőrzést a tárgyalások során már lefektetett árképzési feltételek és szolgáltatások felett (kedvezmények, minőségbiztosítás, egyéb záradékok). Ez egy kulcsfontosságú lépés, amely hozzájárul az árak és az ellátási lánc működésének biztosításához, miközben erősíti a partnerségeket.
Változásmenedzsment
A központosított beszerzés valódi változásmenedzsmentet igényel. Azok az alkalmazottak, akik korábban hozzászoktak a saját beszerzéseik kezeléséhez, ellenállhatnak ezeknek az új gyakorlatoknak, amelyeket korlátozásnak tekintenek. A kommunikáció kulcsfontosságú az ösztönzéshez. Világos üzenetet kell közvetíteni a bevezetett folyamatokról, a szerződött beszállítókról és a szervezet számára nyújtott összes előnyről. Ennek a lépésnek a lebonyolításához a vállalatnak a beszállítóira kell támaszkodnia egy személyre szabott cselekvési terv végrehajtásában.
Le kell fektetni és világosan kommunikálni kell a célokat, a határidőket és a fő teljesítménymutatókat. De szükség lehet belső hírlevelekre, helyszíni látogatásokra, eszközbemutatókra, beszállítói találkozókra is.
A digitalizáció kihasználása
Ennek a megközelítésnek az elősegítése érdekében a vállalatok beruházhatnak a digitalizációba. Az ERP-rendszerek (vállalati erőforrás-tervezés) használata elengedhetetlen az összes beszerzési adat jobb láthatóságához.
Ehhez járulnak hozzá az e-procurement eszközök is. Ezek a digitális megoldások optimalizálják és bizonyos mértékig automatizálják a beszerzési folyamatot a beszerzéstől a fizetésig (P2P) folyamat egészében vagy egy részében, amely három fő fázisból áll:
- termékkiválasztás,
- a megrendelés elküldése, valamint
- a számlázás és a fizetéskezelés.
Így lehetővé teszik az alacsony hozzáadott értékű folyamatok kiküszöbölését, a közvetett költségek csökkentését és az átfutási idők lerövidítését. Mindezt úgy, hogy világos, valós idejű képet nyújtanak a kiadásokról.
Teljesítményfigyelés
Az utolsó lépés a projekt hosszú távú nyomon követése. Ez magában foglalja a beszállítókkal szervezett rendszeres találkozókat a különböző KPI-k áttekintése érdekében: elért költségmegtakarítás, digitális beszerzések aránya, átlagos rendelési érték, keretmegállapodásokon keresztül lebonyolított beszerzések aránya, szolgáltatási díjak stb. Így tudja a beszerzési funkció értékelni a projekt hatását a költségekre, a hatékonyságra és a beszerzés minőségére.
Ezen adatok alapján a beszerzésmenedzsment képes elvégezni a szükséges kiigazításokat. Ehhez elemezni kell a felhasználói visszajelzéseket, optimalizálni a folyamatokat, és esetleg felül kell vizsgálni a szerződéseket. Így lehet beágyazni a projektet a folyamatos fejlesztési megközelítésbe.
Összefoglalva, a központosított beszerzésmenedzsment megnyitja az utat az ellátási láncok biztosítása, a beszerzési költségek optimalizálása és a hatékonyság növelése felé. Egy ilyen projekt sikerének garantálása érdekében szilárd partnerségeket kell kialakítani a megfelelő beszállítókkal, és támogatást kell nyújtani a kollégáknak ahhoz, hogy a változást elfogadják és sikeresen alkalmazzák a munkájukban.
