A beszállítói menedzsment kulcsszerepet játszik a vállalatok versenyképességében és fenntarthatóságában. Biztosítja, hogy a vállalkozások minőségi termékeket és/vagy szolgáltatásokat szerezzenek be versenyképes áron, minimális kockázattal. Ezért elengedhetetlen a beszállítói auditokon alapuló beszállítóértékelési rendszer bevezetése. Ez egy stratégiai megközelítés az üzleti ellátási láncok általános teljesítményének, minőségének és megbízhatóságának garantálására.
Miért kell beszállítói auditot végezni?
Egy vállalat szempontjából a beszállítói audit lefolytatásának célja a beszállítók teljesítményének és megfelelőségének értékelése. Ennek az auditálási folyamatnak az a célja, hogy segítse a vállalkozásokat annak ellenőrzésében, hogy beszállítóik képesek-e megfelelni az általuk támasztott követelményeknek (minőség, ár, határidők stb. tekintetében), valamint gyakorlatuk eleget tesz-e maradéktalanul az aktuális jogszabályoknak, szabványoknak, és üzleti etikai normáknak. Ez az értékelés egy végrehajtandó korrekciós intézkedési tervben csúcsosodik ki.
Philippe Benollet és Joël Khébian a „Les audits fournisseurs” (Beszállítói auditok) című könyvükben így írnak a beszállítói auditálásról alkotott pontos elképzelésükről:
„Ez egy módszeres, strukturált, független és dokumentált megközelítés, amely vizsgálatokkal, interjúkkal, kérdésekkel, megfigyelésekkel, meghallgatásokkal és bizonyítékkereséssel vagy megerősíti, vagy cáfolja a rendszer standard eltérését, modelljét vagy normáját.”
A beszállítói audit elvégzése része lehet a beszállítói értékelési rendszernek, de lehet új beszállítók kiválasztása, minőségbiztosítás, vagy akár a tanúsításra (például ISO 9001 tanúsítás) való felkészülés is egy vállalaton belül. Az auditok végezhetők belsőleg vagy külsőleg. A belső audit során általában a vállalat minőségügyi vagy beszerzési osztálya veszi át a vezetést; külső audit során azt vagy egy alvállalkozó, vagy egy tanúsítást végző szervezet végzi.
A beszállítói auditok számos előnnyel járnak a vállalatok számára. Először is, ez a megközelítés segít csökkenteni a potenciális kockázatokat, erősíti a minőségbiztosítást és biztosítja a szabályozási megfelelést. Kulcsszerepet játszik a vállalat gördülékeny működésében, ami növeli a jövedelmezőséget, miközben javítja a végfelhasználói elégedettséget.
Az auditok a beszállítókkal való átlátható és hatékony kommunikációt is elősegítik, megalapozva a kölcsönös megértést és a jó együttműködést, miközben a fejlődésre összpontosítanak. Ebben az értelemben hozzájárulnak a beszállítói kapcsolatok javításához is.
A beszállítói minőségi auditok három fő típusa:
- A rendszeraudit a teljes beszállítói minőségirányítási rendszert értékeli, megvizsgálja a beszállító általános teljesítményét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az megfelel a minőségi szabványoknak és követelményeknek.
- A folyamat-audit a működési eljárásokat és folyamatokat ellenőrzi.
- A termékaudit a termékminőség-ellenőrzésre összpontosít.
A beszállítói audit legfontosabb lépései
A beszállítói audit sikeréhez elengedhetetlen a felkészülés és a beszállítókkal való együttműködés. Nyolc fő lépést kell követni pontosan, odafigyeléssel és módszeresen.
1. A keretfeltételek meghatározása
A beszállítói audit első lépése az általános keretek meghatározása. Ez kiterjed az auditok gyakoriságára, formátumára és céljára, valamint a végrehajtásért felelős személyre, az érintett beszállítókra stb. Az auditokat leggyakrabban in situ hirdetik meg és hajtják végre, vagyis a szállító telephelyén. Lehetőség van azonban a beszállítói dokumentáció előre be nem jelentett ellenőrzésére vagy távoli felülvizsgálatára is.
2. A kritériumok meghatározása
A második lépés a kötelező kritériumok meghatározására összpontosít, amelyeket közölni fognak a beszállítókkal. Hasznos lehet egy szabványos kritériumrendszer felépítése, amely esetenként módosítható. A kritériumok közé tartozhat a szállítási határidő betartása, a követeléskezelés, a biztonságos adatkezelés, a helyszíni munkakörülmények, a fenntarthatóság stb.
3. Az ellenőrzési terv elkészítése
A harmadik lépés a következő audit részletes megtervezése. A cég azzal kezdi, hogy összegyűjti az összes szükséges dokumentumot, mint a szállítói szerződések, korábbi audit jelentések, stb. Ezután meghatározza az eljárást, a különböző lépéseket és figyelmet igénylő területeket. Minden kulcskérdés rögzíthető a szállítói audit-ellenőrző listán.
4. Indító találkozó szervezése
A tényleges audit megkezdése előtt fontos bemutatni a megközelítést az érintett szállítónak. Minden érdekelt félnek világos elképzeléssel kell rendelkeznie arról, hogy mire számíthat. Ez magában foglalja a cél, a különböző lépések és az egyes érdekelt felek számára elérhető előnyök magyarázatát is.
5. Az audit lefolytatása
Az audit az aktuális állapot rögzítéséből áll, amely összevethető az elérni kívánt állapottal. Egyszerűen kövesse az audit tervet lépésről lépésre, és értékelje a beszállítói teljesítményt a korábban meghatározott kritériumok szerint. Az auditorok interjúkat készíthetnek a kapcsolattartókkal, betekinthetnek a dokumentumokba, vagy saját megfigyeléseket végezhetnek. Minden intézkedést és megállapítást dokumentálniuk kell, különös tekintettel a minőségi kérdésekre.
6. Auditori jelentés megírása
A beszállítói audit eredményeinek szintetizálására a vállalat jelentést készít. Ez a dokumentum általános információkat tartalmaz a szállítóról és az audit keretrendszeréről, az általános pontszámot, a feltárt hiányosságok részletes leírását (ahol lehetséges bizonyítékokkal együtt), valamint konkrét fejlesztési, fejlődési javaslatokat.
7. Közös áttekintés
Az elemző munka után fontos egy újabb találkozó megszervezése a szállítóval az értékelés eredményeinek megosztása érdekében. Ez egy lehetőség az audit eredményeinek megvitatására, a fejlesztési területek közös azonosítására és a következő lépések pontos határidőkkel történő meghatározására.
8. Fejlesztési intézkedések végrehajtása
Az utolsó lépés a cselekvési terv végrehajtására összpontosít. A szállító kötelezettséget vállal arra, hogy intézkedéseket alkalmaz teljesítményének javítása érdekében. Ezzel párhuzamosan a vállalatnak figyelembe kell vennie az ellenőrzésből levont tanulságokat is. Fontos lehet bizonyos folyamatok adaptálása, a beszállítói menedzsment optimalizálása stb.
A rendszeres beszállítói auditok révén a vállalat bevonja partnereit a közös folyamatos fejlesztési megközelítésbe. Így épít ki és tart fenn hatékony, megbízható és fenntartható partnerkapcsolatokat. Tágabb értelemben ez a dinamika elősegíti a beszállítói kockázatkezelés javítását, az ellátási lánc optimalizálását, valamint a márka imázsának és hírnevének megőrzését.
