Minden vállalat kivétel nélkül követi a beszerzési ciklust, hogy biztosítsa a tevékenységei működtetéséhez és fejlesztéséhez szükséges erőforrásokat. Ez a ciklus öt fő lépésre bontható, az üzleti igények azonosításától az áruk és szolgáltatások kifizetéséig. A szervezetek számára a kihívás az, hogy elsajátítsák ezeket a fázisokat, és a megfelelő optimalizálási stratégiákat alkalmazzák a termelékenység, a versenyképesség és az általános jövedelmezőség javítása érdekében.
Mi a beszerzési ciklus?
A beszerzési ciklus arra a folyamatra utal, amelynek során egy vállalat megrendeli, beszerzi és kifizeti a szükséges árukat vagy szolgáltatásokat, mind rövid, mind hosszú távon. Szállítói beszerzési ciklusnak vagy beszerzéstől fizetésig (P2P) folyamatnak is nevezik. Itt az ellátási lánc felfelé irányuló áramlására összpontosítunk, azaz arra, hogyan szerzi be a vállalat a nyersanyagokat, árukat és szolgáltatásokat a szállítóitól a saját telephelyére.
Az optimális beszerzési ciklus a megfelelő termékek és/vagy szolgáltatások megfelelő helyen és időben történő beszerzését eredményezi. A cél az, hogy ezek a folyamatok szabványosítottak és hatékonyak legyenek, így rendszeresen megismételhetők legyenek a vállalat számára szükséges áruk és szolgáltatások beszerzéséhez. Végül fontos megjegyezni, hogy a beszerzési ciklus szerves része a tágabb beszerzési életciklusnak, amely magában foglalja a költségelemzést, a stratégiai beszerzést és a szerződéskezelést is.
A beszerzési folyamat 5 lépése
A beszerzési ciklus minden vállalattípus esetében ugyanazokat a főbb lépéseket követi. Ez a beszerzési igények áttekintésétől a fizetési és számviteli nyilvántartásokig terjed.
1. lépés: Az igények azonosítása
Minden beszerzési ciklus az igények azonosításával kezdődik. Ez a munkavállalók által benyújtott és a beszerzési osztálynak átadott beszerzési kérelmek formájában történhet. Magában foglalja a beszerzendő árukkal és/vagy szolgáltatásokkal kapcsolatos követelmények pontos meghatározását, a mennyiségek, a szükséges szabványok és a szállítási határidők meghatározását.
2. lépés: A beszállítók kiválasztása
A beszerzési folyamat következő lépése az igényeknek megfelelő beszállítók kiválasztása. Ajánlatokat kérhet a potenciális beszállítóktól egy árajánlatkérés (RFQ) útján. A beszállítókat több kritérium szerint is értékelheti: ár, minőség, megbízhatóság, termelési kapacitás stb.
Ebben a lépés történhet a szerződéses feltételek megtárgyalását is. Az ismétlődő beszerzések esetében mindkét fél keretmegállapodásokat köthet, amelyek garantálják a beszerzési feltételeket és elősegítik a tartós kapcsolatot.
3. lépés: A megrendelés véglegesítése
A beszerzési ciklus harmadik lépése a megrendelés leadása. A beszerzési igényt megrendeléssé alakítják, amelyet elküldenek a beszállítóknak. Ezek a dokumentumok pontosan meghatározzák a termékeket, a mennyiségeket és a szállítási feltételeket.
4. lépés: Áruk átvétele
A megrendelt áruk megérkezése a beszerzési ciklus negyedik lépését képezi. A vállalatnak ezután ellenőriznie kell, hogy a szállítás megfelel-e a megrendelésnek, a termék a szállítás során nem sérült-e meg, és hogy a termék minősége megfelelő-e. A szállítást ezután rögzítik és továbbítják a vállalaton belüli címzettnek.
5. lépés: Fizetés
A beszerzési ciklus utolsó lépése a fizetés. A fizetési feltételek a szerződésben foglaltaktól függenek: előleg, szállítás előtt esedékes előleg, meghatározott időpontban történő fizetés, szakaszos fizetés stb. A számviteli osztály rögzíti, ellenőrzi és könyveli a számlát a fizetési engedély kiadása előtt.
Hogyan optimalizálható a beszerzési ciklus?
A beszerzési osztályok számos eszközzel rendelkeznek a termékek és szolgáltatások beszerzésével kapcsolatos összes művelet optimalizálására.
A lehető legnagyobb mértékű automatizálás
A beszerzési ciklus optimalizálásának egyik leghatékonyabb eszköze a folyamatok digitalizálása, racionalizálása és automatizálása. Ez az e-procurement megoldások vállalaton belüli bevezetésével lehetséges. Egy ilyen eszköz lehetővé teszi a tranzakciók digitalizálását, a költségek optimalizálását és a termelékenység növelését. Ezenkívül teljes átláthatóságot biztosít a felmerült költségekről, így azok könnyebben ellenőrizhetők és segít azonosítani a fejlesztendő területeket.
Beszállítói kapcsolatok erősítése
A beszerzési osztály is profitál a kulcsfontosságú beszállítókkal való kapcsolatok erősítéséből. Ez átláthatóságon, közelségen és bizalmon alapuló együttműködést jelent. Ennek elérése érdekében a vállalatnak a folyamatos fejlesztési megközelítés keretében a szilárd kommunikációra és a beszállítói teljesítmény és elégedettség rendszeres értékelésére kell összpontosítania. Ez garantálja a hosszú távú kapcsolatot, ahol minden érdekelt fél fejlődik.
A lean menedzsmentre való összpontosítás
Ezenkívül bölcs dolog lehet a lean menedzsment filozófiájára támaszkodni a folyamatok optimalizálása érdekében. Az Ivalua, a költséggazdálkodási megoldások piacának nemzetközi vezetője, meg van győződve annak erényeiről:
„A lean a beszerzésben és az ellátásmenedzsmentben tekinthető a beszerzési folyamat és a munkafolyamatok javításának, az idő csökkentésének és a pazarlás megszüntetésének módjaként; a költségek csökkentésének, miközben javítja a termékek és szolgáltatások minőségét; a beszállítók teljesítményének és reagálóképességének javításának; a vállalat számára értéket teremtő tevékenységekre való összpontosítás növelésének; és a beszerzés stratégiai, nem pedig tranzakciós fókuszának fokozásának.”
A folyamatok szabványosítása
Végül fontos, hogy szabványosított folyamatokkal rendelkezzünk a beszerzési ciklus optimalizálása érdekében. Ez magában foglalja a lehető legvilágosabban történő formalizálást olyan eljárások és dokumentumok megfogalmazásával, amelyek referenciaként szolgálnak az érintett csapatok számára. Fontos, hogy az alkalmazottak tájékozottak legyenek és képzésben részesüljenek ezekről a különböző műveletekről. Ez egy hatékony módja annak, hogy a működés megbízhatóbb legyen, és a vállalaton belüli gyakorlatokat harmonizálják.
Ennek eredményeként egy jól szervezett beszerzési ciklus segít csökkenteni a kockázatokat, ellenőrizni a költségeket és javítani az általános beszerzési teljesítményt. A siker kulcsa a strukturált irányításban, a beszállítókkal való hatékony együttműködésben és a hatékony digitális eszközök integrációjában rejlik. Így teremthet a beszerzési csapat hozzáadott értéket, támogatva vállalatát.
