A beszerzés digitalizációja mára stratégiai eszköz azon szervezetek számára, amelyek optimalizálni szeretnék költségeiket, rugalmasabbá szeretnének válni és versenyképességüket szeretnék erősíteni. A beszerzési rendszer alapvető megoldást jelent e transzformáció támogatására.
Mi a beszerzési rendszer?
A beszerzési rendszer egy olyan szoftvermegoldás, amely a vállalat beszerzési folyamatainak kezelésére szolgál. Lehetővé teszi a beszerzéssel kapcsolatos összes adat és folyamat központosítását, a belső kérésektől kezdve a fizetéskövetésen át a beszállítói teljesítményfigyelésig. Nem korlátozódik egyszerű kezelőszoftverekre: valódi digitális környezetet teremt a beszerzési osztályok számára.
A beszerzési rendszer lehetővé teszi a következőket:
- A beszerzéssel és a beszállítókkal kapcsolatos összes adat központosítása;
- A kérések, rendelések és számlázási folyamatok automatizálása;
- Kiadások elemzése és fejlett jelentések készítése;
- Szerződések és pályázati folyamatok kezelése;
- A beszállítók teljesítményének nyomon követése;
- Integráció más rendszerekkel, például ERP (vállalati erőforrás-tervezés), SRM (beszállítói kapcsolatkezelés) vagy P2P (beszerzéstől a fizetésig) megoldásokkal;
- Minden tranzakció biztonságossá tétele és nyomon követése.
Melyek egy beszerzési rendszer főbb funkciói?
Egy nagy teljesítményű beszerzési rendszerre a funkciók gazdagsága jellemző, amelyek a beszerzési életciklus minden szakaszát lefedik:
- Adatközpontosítás: Minden beszerzési információ, beszállító, szerződés és rendelési előzmény egyetlen platformon van csoportosítva, megkönnyítve a hozzáférést és a kezelést.
- Folyamatautomatizálás: Az ismétlődő feladatok (kérelemérvényesítés, megrendelések kiállítása, számlaegyeztetés) automatizáltak, csökkentve a hibakockázatokat és a feldolgozási időket.
- Kiadáselemzés: Az elemző és jelentéskészítő eszközök lehetővé teszik a valós idejű kiadáskövetést, az optimalizálási eszközök azonosítását és a beszerzési teljesítménymenedzsmentet.
- Szerződés- és pályázatkezelés: A beszerzési rendszer megkönnyíti a szerződések életciklus-kezelését, a tervezettől az aláírásig, beleértve a határidők nyomon követését és a megújításokat is.
- Beszállítói teljesítménykövetés: A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) lehetővé teszik a partnerek minőségének, megfelelőségének és megbízhatóságának értékelését.
- Integráció más rendszerekkel: A beszerzési rendszer csatlakozik az ERP, SRM és P2P megoldásokhoz az adatok konzisztenciájának biztosítása, illetve a részlegek közötti információcsere egyszerűsítése érdekében.
- Biztonság és nyomon követhetőség: Minden művelet nyomon követhető, biztosítva a szabályozási megfelelést és az adatbiztonságot.
Miért érdemes beszerzési rendszerrel optimalizálni a beszerzési folyamatokat?
A beszerzés optimalizálása már nem kizárólag az ártárgyalásokon alapul. Ma már átfogó folyamatirányítást és adatkezelést is magában foglal.
A beszerzési rendszer fő előnyei a következők:
- Költségmegtakarítás: A kiadáselemzés, a beszállítók racionalizálása és az alacsony hozzáadott értékű feladatok automatizálása révén
- Termelékenységnövelés: A beszerzési osztályok időt takarítanak meg az adminisztratív teendőkkel, így a nagyobb hozzáadott értékű feladatokra (innováció, beszerzés, CSR…) koncentrálhatnak
- Szabályozási megfelelés: A jogi és szabályozási kockázatok jobb kezelése (GDPR, minőségbiztosítási szabványok, CSR-kötelezettségek)
- Adat- és folyamatbiztonság: Információközpontosítás, biztonságos hozzáférés, teljes nyomon követhetőség
- Jobb együttműködés: Egyszerűsített információcsere a beszerzés, a pénzügy, a jogi osztályok és a beszállítók között
Mi a fenntartható beszerzési rendszer hozzáadott értéke?
A fenntartható beszerzési rendszer integrálja a környezeti, társadalmi és etikai kritériumokat a beszállítók kiválasztásától kezdve. Így támogatja a vállalat CSR-stratégiáját, miközben erősíti a vállalat imázsát és az érdekelt felek elvárásainak való megfelelési képességét.
Egy jó beszerzési rendszer lehetővé teszi a következőket:
- Nem csak pénzügyi kritériumok szerint ad lehetőséget a beszállítók értékelésére
- Központosítsa a CSR-tanúsítványokat és -kötelezettségeket
- Kezeljen fenntartható beszerzési politikát, amely összhangban van a fenntartható fejlődési célokkal
Hogyan válasszon és vezessen be a vállalatához igazított beszerzési rendszert?
Egy beszerzési rendszer bevezetése nem egyszerűen csak egy beszerzési szoftver telepítéséről szól. Ez egy stratégiai projekt, amely minden érdekelt felet bevon, és alapos átgondolást igényel a célok, a folyamatok és a változáskezelés tekintetében.
Milyen kritériumok alapján válassza ki a beszerzési rendszert?
A legmegfelelőbb beszerzési rendszer kiválasztásához számos kritériumot kell elemezni:
- A vállalat konkrét igényei: Beszerzési mennyiség, folyamat összetettsége, beszállítók száma stb.;
- Integrálhtóság a meglévő megoldásokkal (ERP, SRM, pénzügyi eszközök);
- Javasolt funkciók: Szerződéskezelés, pályázatkezelés, beszállítókezelés stb.;
- Az adatok központosításának képessége a hozzáférés megkönnyítése mellett;
- A felhasználói adaptáció ösztönzése érdekében a felhasználói felület intuitív jellege;
- A szoftver képessége a CSR-kihívások támogatására.
A kiválasztási folyamatba elengedhetetlen a beszerzési osztályon dolgozókon túl bevonni az informatikai részleg, illetve a pénzügyi osztály munkatársait is.
Milyen szakaszai vannak egy beszerzési rendszer bevezetésének?
Egy ilyen komplex megoldás bevezetésekor elengedhetetlen egy szigorú megközelítés követése, amely több kulcsfontosságú szakaszból áll. Íme a beszerzési rendszer sikeres bevezetésének főbb lépései:
1. A meglévő folyamatok auditálása: Az akadályok, az ismétlődések és a nem megfelelő területek azonosítása;
2. A projekt hatókörének meghatározása: Célok, költségvetés és belső erőforrások meghatározása;
3. Világos és folyamatosan bővülő specifikációs dokumentum írása;
4. Beszállítói konzultáció és strukturált pályázati eljárások;
5. Megoldáskiválasztás: A funkcionális és műszaki követelményekkel összhangban;
6. Kísérleti fázis és felhasználói képzés;
7. Fokozatos bevezetés és változáskezelés;
8. Teljesítményfigyelés és folyamatos kiigazítások.
Milyen újdonságok vannak a beszerzési rendszerek terén?
A beszerzési rendszerek gyorsan fejlődnek, hogy támogassák a szervezeti átalakulást és a beszerzési osztályok új stratégiai követelményeit. A folyamatautomatizálás egyre pontosabbá válik, a manuális folyamatokat az adatvezérelt menedzsment javára csökkenti. A mesterséges intelligencia integrálódik az igények előrejelzése, a költségek optimalizálása és a kockázatfelderítés megerősítése érdekében. A prediktív elemzés a stratégiai tervezés eszközévé válik. A beszerzési rendszerek ma már zökkenőmentesen kapcsolódnak az ERP, P2P és SRM megoldásokhoz, egységes és koherens architektúrát hozva létre. Ez a technológiai konvergencia a beszerzési ellátási lánc globális és azonnali áttekintését segíti elő. A beszerzési funkció szerepe fejlődik, a csapatok ma már a fenntartható teljesítmény, az innováció és a stratégiai menedzsment mozgatórugóiként pozicionálódnak.
Esettanulmány: beszerzési rendszer bevezetése és az elért eredmények
Egy nagyméretű agráripari vállalat, amely több európai termelési telephellyel rendelkezik, úgy döntött, hogy átalakítja beszerzésmenedzsmentjét a versenyképesség növelése érdekében. Több mint 10 országban működik, körülbelül 5000 embert foglalkoztat, és több kontinensen szétszórt, kiterjedt beszállítói hálózattal működik együtt. Beszerzési osztálya évente több mint 500 beszállítót és több tízezer rendelési sort kezelt, ami jelentős bonyolultságot okozott a napi ellátásgazdálkodásban.
Célkitűzés: A beszállítói panel racionalizálása, az adatok központosítása, a rutinműveletek automatizálása és a kiadások globális láthatóságának javítása a stratégiai döntéshozatal megkönnyítése érdekében.
A modern beszerzési rendszer bevezetésének köszönhetően a vállalat a következőket tudta elérni:
- Az éves fogyasztási adatok elemzése a kiadások és az elosztás jobb megértése érdekében;
- 16 nem stratégiai beszállító azonosítása és helyettesítése, ami lehetővé tette a racionalizálását és a kulcsfontosságú partnerekkel való kapcsolatok megerősítését;
- Az első évtől kezdve 16 000 euróval csökkentette a vezetési költségeket a folyamatok (rendelések, validációk, számlák) automatizálásával és az alacsony hozzáadott értékű feladatok kiküszöbölésével;
- A beszállítók teljesítményének valós idejű nyomon követése megosztott irányítópultok segítségével, megkönnyítve a beszállítói felülvizsgálatokat és tárgyalásokat.
Az elért eredmények a következők:
- A beszerzési költségek jelentős csökkenése;
- A validációs és rendelési ciklusok felgyorsulása;
- Jobb beszállítói kockázatkezelés;
- Megnövekedett elégedettség a beszerzési csapatok és a belső felhasználók körében.
Egy nagy teljesítményű és fenntartható beszerzési rendszer bevezetése sokkal többet jelent, mint egy egyszerű informatikai projekt. Ez egy stratégiai megközelítés, amely lehetővé teszi a működési, pénzügyi és felelősségteljes vállalati célok összehangolását.
