Egy vállalat költöztetése mindig jelentős projekt, amely előrelátást, precizitást és tervezést igényel. Annak érdekében, hogy ne felejtsen el semmit, és az irodaköltöztetés minél gördülékenyebb legyen, elengedhetetlen egy világos ellenőrzőlista.
Költözés előtt: Előrelátás, tervezés, szervezés
Akár az új munkaterület-használati trendek miatt, akár bármilyen más okból költözik másik irodába, a jó szervezés az elsődleges garancia a stresszmentes és sikeres irodaköltöztetésre.
Világos és reális irodaköltöztetési csekklista létrehozása
Amint a költöztetési projekt megerősítést nyert, az egyik első teendő egy reális dátum kitűzése az irodaköltöztetésre, figyelembe véve mind a belső, mind a külső korlátokat. Ezután alakítson ki egy költöztető csapatot, amely a legfontosabb szakaszok koordinálásáért felelős:
- Logisztikai előkészítés;
- Kommunikáció;
- Adminisztratív formaságok;
- Partnermenedzsment.
Annak érdekében, hogy semmi se maradjon ki, elengedhetetlen egy strukturált irodaköltöztetési csekklista létrehozása részletes ütemtervvel. Ez tartalmazza az összes szükséges lépést:
- Bérleti és egyéb szerződések megszüntetése vagy átruházása;
- Költöztető szolgáltatók kiválasztása;
- Lehetséges munkák a jövőbeli irodákban;
- Csomagolóanyagok beszerzése;
- Külső és belső kommunikáció;
- A holmik összecsomagolása;
- A tényleges költöztetés levezénylése;
- Berendezkedés az új helyen stb.
Az egyese részterületekhez tartozó csekklistát úgy állítsa össze, hogy egyértelmű legyen a felelős, a határidő, az elvégzendő feladat, illetve legyen nyomon következő a feladat státusza.
Az új ingatlan részletes felmérése
A költözés előtt elengedhetetlen az új irodaterület alapos vizsgálata. Ellenőrizze a következő elemeket:
- Akadálymentesítés;
- Építési igények (felújítás, átalakítás);
- IT infrastruktúra csatlakoztathatósága;
- Biztonsági előírások betartása;
- Takarítással, hulladékkezeléssel kapcsolatos igények.
Ez ismerete lehetővé teszi a megfelelő elrendezést, segít optimalizálni a munkaállomásokra kerülő berendezéseket, és fontos támpont akkor is, ha új bútorokat, eszközöket kell beszerezni. A jól megtervezett irodai berendezés elősegíti az alkalmazottak jólétét és termelékenységét.
Szerződések és adminisztratív formaságok kezelése
Az átköltöztetési folyamat számos adminisztratív formaságot foglal magában. Gondosan ellenőrizze jelenlegi bérleti szerződésének feltételeit, hogy felkészülhessen a megfelelő távozásra. A címváltozásról értesítsen minden érintettet:
- Ügyfelek;
- Szolgáltatók;
- Hatóságok (cégbíróság, NAV, helyi önkormányzat, bankok stb.);
- Beszállítók stb.
Használja ki ezt a lehetőséget, hogy áttekintse meglévő szerződéseit, és fontolja meg azok optimalizálását. Az iroda költöztetése lehetőséget kínál üzleti tevékenységének átszervezésére is.
Költözés közben
Minden lépés számít a zökkenőmentes és meglepetésmentes költöztetés érdekében. Gondosan kövesse az ellenőrzőlistáját, hogy hatékonyan tudja koordinálni ne csak a kollégáit, hanem az irodai felszereléseit és az információkat is. Legyen minden részfeladatnak felelőse és határideje.
A megfelelő költöztető cég kiválasztása
A zökkenőmentes költözéshez elengedhetetlen olyan cég kiválasztása, amely profi költöztetőket alkalmaz, akik hozzászoktak a vállalkozások sajátos korlátaihoz. Szakértelmük lehetővé teszi a logisztika optimalizálását, a dobozok mennyiségének kezelését és a berendezések épségének megőrzését.
Minden dobozt célszerű számozni és azonosítani részleg vagy tartalomtípus szerint, az irodai költöztetési ellenőrzőlistával összhangban. Ez a rendszer megakadályozza a veszteségeket, megkönnyíti a kicsomagolást és felgyorsítja a tevékenység folytatását az új irodahelyszínen.
TIPP: Ahhoz, hogy megfelelően felkészüljön erre a fázisra, ne felejtsen el előre gondoskodni kartondobozokról vagy ládákról, jelölőcímkékről és ragasztószalagokról.
Adatok és informatikai rendszerek biztonsága
Az informatikai infrastruktúra kiemelt fontosságú az irodai költöztetés során. Célszerű az áthelyezését az informatikai részleggel vagy az informatikai vezetővel együttműködve megtervezni. Indulás előtt készítsen teljes biztonsági mentést az érzékeny adatairól, hogy elkerülje az esetleges veszteségeket.
Használja ki ezt a lehetőséget, hogy felmérje hardvereit, és fontolja meg a megújítást vagy az áthelyezést a jövőbeli irodákban, az új használati szokásoknak megfelelően. A fizikai és az informatikai biztonságot sem szabad elhanyagolni: minden kábelt, képernyőt, központi egységet vagy perifériát védeni, leltározni és címkézni kell.
A költözés felügyelete
A költözés napján legyen jelen, és felügyelje az egyes lépéseket. Kezdje a kilépési ellenőrzéssel a bérbeadó jelenlétében, hogy hivatalossá tegye a régi irodaterületről való távozást. Ezután figyelje az egyes tételek szállítását az irodai költöztetési ellenőrzőlistán található utasításoknak megfelelően: ellenőrizze, hogy minden célállomás a megfelelő tételeket kapja-e meg, a megfelelő sorrendben, ügyelve arra, hogy minden szállítmányt kipipáljon. Végül győződjön meg arról, hogy minden megfelelő és készen áll a tevékenység gyors folytatására, a legjobb körülmények között és teljes nyugalommal.
A költözés után: Kommunikáció, kicsomagolás, optimalizálás
Miután a kicsomagolás befejeződött, itt az ideje a véglegesítésnek. Az irodai költöztetési ellenőrzőlista elkíséri Önt, hogy biztosítsa a teljes átmenetet, anélkül, hogy megfeledkezne a lényeges utólagos intézkedésekről.
Az új cím közlése minden kapcsolattartójának
A sikeres címváltoztatás nem ér véget a fizikai költözéssel. Hatékonyan kell közölnie az új irodai címét minden kapcsolattartójával. Ellenőrizze, hogy ügyfelei, beszállítói és partnerei mind tájékoztatva lettek-e, hogy biztosítsa a zökkenőmentes kommunikációt.
Frissítse az összes hivatalos anyagát:
- Weboldal;
- Közösségi média;
- Névjegykártyák;
- Árajánlatok;
- Számlák;
- Szerződések, ÁSZF, adatvédelmi tájékoztató stb.
Ne felejtse el frissíteni az e-mail aláírásait és az összes belső anyagát, hogy tükrözze ezt a változást.
Terek és berendezések átszervezése
Egy költözés ideális alkalom az irodaterületek átszervezésére a napi használat javítása érdekében. Miután a csapatok berendezkedtek, szánjon időt az új bútorok és az iroda elrendezési követelményeinek felmérésére. Például áttekintheti a tárolási megoldásait: válasszon új tárolóbútorokat, amelyek praktikusak a dokumentumok irattározásához. Ez lehetővé teszi a munkaállomások hatékonyabb elrendezését és az új irodák teljes kihasználását.
Vegye figyelembe a biztonságot, az ergonómiát és a kényelmet is:
- Szellőzés;
- Világítás;
- Zavartalan közlekedési útvonalak;
- A használathoz igazított berendezések stb.
A jó elrendezés hozzájárul az alkalmazottak jólétéhez és a termelékenység javításához.
Az utolsó lépések lezárása
Az irodaköltöztetési ellenőrzőlista utolsó szakasza annak ellenőrzése, hogy adminisztratív szempontból minden rendben van-e. Erősítse meg régi szerződéseinek lezárását, különösen a korábbi irodáihoz kapcsolódó szerződéseket (energia, internet, karbantartás). Használja ki ezt a változási dinamikát a belső eljárások felülvizsgálatára, bizonyos folyamatok digitalizálására vagy berendezései, különösen az informatikai rendszerek biztonságának megerősítésére. Mert a sikeres irodaköltöztetés a folyamatos fejlesztés egyik eszköze is!
Egy szigorú ellenőrzőlista követésével és az egyes szakaszok előrejelzésével az irodaköltöztetés valódi átalakulás lehetőségévé válik. Jól felkészülve egy új fejezet kezdetét jelenti, amely rugalmasabb, funkcionálisabb és motiválóbb a csapatai számára.
