Az elektronikus dokumentumok archiválása és megőrzése az üzleti világ alapvető részévé vált a digitalizáció korában. A papír alapú dokumentumok helyett ma már a cégek sokkal több elektronikus formátumú adatot tárolnak és kezelnek, ami számos előnnyel jár, de ugyanakkor komoly kihívásokat is felvet a dokumentumok hosszú távú megőrzése és biztonságos archiválása terén.
Az elektronikus dokumentumok archiválása
Az elektronikus dokumentumok archiválása magában foglalja az adatok gyűjtését, tárolását, rendszerezését és hosszú távú megőrzését digitális formában. A megfelelő archiválási folyamatok biztosítják, hogy az adatok könnyen hozzáférhetők legyenek, megfeleljenek a vonatkozó jogszabályoknak és szabványoknak, és megőrizzék integritásukat és hitelességüket az idő múlásával.
Az elektronikus dokumentumok archiválása során az adatok olvashatóságáról és feldolgozhatóságáról is gondoskodni kell. E két szempont miatt a PDF fájlformátum egyfajta szabvánnyá vált a hosszú távra archivált digitális fájlok esetében. Ez vállalati környezetben elsősorban a számlákat, a számviteli bizonylatokat, a szerződéseket és a foglalkoztatással kapcsolatos dokumentumokat jelenti, amelyek nagy tömegben keletkeznek és amelyek megőrzési idejére szigorú jogszabályi követelmények vonatkoznak. A PDF előnye, hogy
- más elektronikus fájlformátumokból is létrehozható (exportálható),
- papír alapú fájlok is digitalizálhatóak PDF formában (szkennelés), illetve
- lehetővé teszi a metaadatok megőrzését is.
Az elektronikus dokumentumok archiválására számos módszer létezik:
Digitális archiválási rendszerek: Ezek a speciális szoftverrendszerek lehetővé teszik az elektronikus dokumentumok gyűjtését, indexelését és hosszú távú tárolását. Ezek a rendszerek általában magas szinten biztosítják az adatok biztonságát és védelmét, valamint lehetőséget adnak a dokumentumok keresésére és hozzáférésére. A speciálisan archiválásra tervezett szoftverek ma már jellemzően felhőalapú adattárolást alkalmaznak.
WORM (Write Once, Read Many) technológia: A WORM technológia lehetővé teszi az adatok egyszeri írását és többszöri olvasását, ami fontos a dokumentumok hitelességének és megőrzésének szempontjából. Ez a technológia megakadályozza az adatok véletlen vagy szándékos módosítását vagy törlését. Számlák, szerződések, jogi dokumentumok előállítására és archiválására alkalmasak.
Korlátozott hozzáférés és jogosultságkezelés: Az archivált adatokhoz való hozzáférés korlátozása és a jogosultságok szigorú kezelése kulcsfontosságú a biztonságos archiválás szempontjából. Csak azoknak a felhasználóknak kell hozzáférniük az adatokhoz, akiknek erre jogosultságuk van, és minden hozzáférési eseményt naplózni kell.
A dokumentumok megőrzése
Az elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése különösen fontos az üzleti világban, mivel számos jogi és szabályozási követelményt kell betartani. Az adatok megőrzésekor figyelembe kell venni az adatok hitelességét, hozzáférhetőségét és integritását, valamint az archiválási időtartamot és technológiát.
Az adatok megőrzésére vonatkozó legfontosabb szempontok
Jogi és szabályozási környezet: A vállalatoknak figyelembe kell venniük a vonatkozó jogszabályokat az adatok megőrzésekor. Ebben a cikkben részletesen írtunk a céges iratok megőrzési idejéről. A főbb szabályok a következők:
- Az Art. szerint a bizonylatok az adómegállapításhoz való jog elévüléséig kell megőrizni, ami 5 év.
- A számviteli törvény szerint az üzleti évről készült beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az ezeket alátámasztó dokumentumokat 8 évig kell megőrizni.
- A társadalombiztosítással összefüggő iratokat pedig a biztosítottra (volt munkavállalóra) irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell megőrizni, ami jellemzően több évtizednyi archiválási kötelezettséget jelent.
- Vállalati környezetben a GDPR előírásait is figyelembe kell venni, amely a célhoz kötöttséget és a szükségesség mértékét hangsúlyozza minden olyan esetben, amikor a dokumentum személyes adatot is tartalmaz.
- Ezeken túl természetesen számos iparág specifikus jogszabály létezik, amelyek kötelező őrzési időt írhatnak elő a céges iratokra vonatkozóan.
Hosszú távú archiválás: Az adatok hosszú távú megőrzése során fontos figyelembe venni a technológiai változásokat és az adatok átjárhatóságát, hogy biztosítsuk az adatok hosszú távú hozzáférhetőségét és értékelhetőségét. Ahogy már említettük, ezen követelmény miatt vált elterjedt fájlformátummá a PDF.
Biztonsági mentések és redundancia: Az adatok biztonsági mentése és redundanciája elengedhetetlen az adatok védelme és integritása érdekében. A vállalatoknak rendszeresen kell biztonsági mentéseket készíteniük az archivált adatokról (ez többnyire napi szintű mentés jelent), és biztosítaniuk kell a redundáns tárolást különböző helyeken. A tárolás helyének kiválasztásakor ismét fontos figyelembe venni a GDPR rendelkezéseit, azon belül is az adattovábbítást, amelyre vonatkozóan a rendelet korlátokat szab.
Az elektronikus fájlok biztonsága
Az elektronikus fájlok biztonsága kiemelten fontos az üzleti világban, mivel az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés vagy azok elvesztése komoly következményekkel járhat. Az adatok biztonságának érdekében számos intézkedést kell hozni, beleértve az adatvédelmi irányelvek kidolgozását és a biztonsági technológiák alkalmazását. Ezekre egyébként a GDPR is felhívja az adatkezelők figyelmét. Az IT szektor számára manapság az egyik fő kihívást az adathalászat és az olyan hackertámadások jelentik, amelyek célja, hogy értékes és sokszor pótolhatatlan vállalati adatvagyonhoz férjenek hozzá, ezzel zsarolva az adat tulajdonosát. Ezért az elektronikus fájlok biztonságának alapvető szempontjai a következők:
Adatkezelési és adatvédelmi irányelv: A vállalatoknak kidolgozott adatkezelési és adatvédelmi politikával kell rendelkezniük, amelyek meghatározzák az adatokhoz való hozzáférési jogokat és a biztonsági intézkedéseket. Az irányelveket minden alkalmazottnak ismernie kell, illetve ezeket évente legalább egyszer érdemes átismételni egy összefoglaló képzés keretében.
Titkosítás: Az érzékeny adatok titkosítása fontos a jogosulatlan hozzáférés megakadályozása érdekében, különösen akkor, ha az adatok továbbításra kerülnek (pl. e-mailben).
Tűzfalak és vírusvédelem: A vállalatoknak tűzfalakat és vírusvédelmi szoftvereket kell alkalmazniuk az adathalászat, rosszindulatú szoftverek és egyéb online fenyegetések ellen.
Az elektronikus dokumentumok archiválása és biztonsága kulcsfontosságú szerepet játszik a modern üzleti világban. A megfelelő archiválási folyamatok és biztonsági intézkedések alkalmazása lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy biztosítsák az adatok hosszú távú megőrzését és biztonságát, és megfeleljenek a jogszabályoknak. A cégvezetők és IT szakemberek számára fontos, hogy alaposan ismerjék és értsék ezeket a kérdéseket, és megfelelő intézkedéseket tegyenek az adatok biztonságának és integritásának biztosítása érdekében.
Ha a cégnél nagy fokú védelmet igénylő, papír alapú dokumentumokat is tárolnak, akkor páncélszekrényre lehet szükség. Ennek kiválasztásához itt talál tanácsokat.
Az irodában történő irattároláshoz pedig ebben a cikkünkben talál hasznos tippeket.