Az irodákban tetemes mennyiségű irat gyűlhet össze. Ezeket és az egyéb irodaszereket is úgy kell rendszerezni és tárolni, hogy azok átláthatóak legyenek. Milyen szekrényeket, polcokat és rendszerezőket válasszunk a hatékony irodai tároláshoz? Ehhez adunk cikkünkben ötleteket.
Tárolási ötletek iratokhoz
Az iratlefűzős gyűrűs mappákat a legegyszerűbben hagyományos könyvespolcokon tárolhatjuk. Ezek előnye, hogy a teljes magasságban polcozott szekrény rengeteg mappát képes elnyelni, hátránya viszont az lehet, hogy a nyitott kialakítás miatt nem alkalmas bizalmas iratok elhelyezésére. A munkaügyi iratokhoz, szerződésekhez és egyéb érzékeny adatokat tartalmazó iratok tárolásához a nyitott polcok helyett kulccsal zárható szekrényt válasszunk.
Ha kevés a helyünk, vagy nem akarjuk a teret beszűkíteni magas polcok elhelyezésével, praktikus megoldás a forgó iratrendszerező szekrény, amin kis mérete ellenére tetemes mennyiségű gyűrűs mappát tudunk tárolni, ráadásul minden oldalról hozzáférhetően.
A függő iratmappák használata igazán hatékony irodai tárolást tesz lehetővé, hiszen a dossziék könnyen áttekinthetőek, könnyebb közöttük keresni, mint a gyűrűs mappákban, illetve a függő iratmappákhoz gyártott fiókos irodai tárolók többsége kívülről is feliratozható, így a rendszerezettség még inkább megvalósítható.
Hatékony irodai tárolás az íróasztal körül
A legtöbb irodaszerre közvetlenül az íróasztal mellett van szükség. A munka hatékonysága szempontjából fontos, hogy ezek karnyújtásnyira elérhetőek legyenek és ne kelljen egy tűzőgépért vagy egy ollóért felállni, ugyanakkor hatékony rendszerezés hiányában ezek az apró tárgyak a rendetlenség érzését is kelthetik, ezért fontos, hogy tárolási ötleteket találjunk, amelyek biztosítják, hogy minden eszköznek meglegyen a dedikált helye.
Az aláírásra váró dokumentumokat ne egymásra halmozva, hanem egy aláíró könyvben tároljuk. Ezzel nemcsak rendszerezzük a dokumentumokat, hanem el is zárjuk a kíváncsi tekintetek elől. A postázásra, archiválásra váró iratokat kihúzható fiókos asztali rekeszmodulban tárolhatjuk. A vertikális helykihasználás miatt ennek a segítségével kis helyen tárolhatunk relatív sok iratot. A gyakran használt dokumentumokat vagy a saját jegyzetfüzetet tárolhatjuk monitorállvánnyal egybeépített fiókban is. Ez egy olyan praktikus tárolási mód, ami nemcsak az íróasztal rendjét segít fenntartani, hanem a számítógép előtti munkavégzést is kényelmesebbé teszi, mert az állvány használatával a monitor magasság az ergonómiailag ideális pozícióba állítható (a monitor felső szegélye legyen szemmagasságban).
Az íróasztalon a gyakran használt írószereket tároljuk többrekeszes ceruzatartóban, amiben nemcsak a toll, ceruza, olló, hanem a gémkapcsok is helyet kaphatnak.
Praktikus, ha az íróasztal mellett elérhető egy fiókos irodai tároló. Jó tudni, hogy ebből elérhetőek olyan modellek is, amelyeket az asztallap alá lehet felfüggeszteni, így a padlón nem foglalnak helyet, könnyebb alattuk a takarítás, illetve nem áll fenn annak a veszélye sem, hogy a fiókos szekrény gurításával karcolásokat ejtünk a padlón.
Tárolási ötletek mobilizálható módon
A kerekeken guruló, többfunkciós szekrények és kocsik megjelenése igazán modern, ráadásul számos irodaszer és multimédiás eszköz tárolására adnak lehetősége. A tárgyalókban ilyen szekrényeken tárolhatjuk a projektor vagy a flipchart tábla kiegészítőit, pl. filceket, törlőszivacsot, mágneseket, távirányítót stb.
Rendszerezés házilag
A rendszerezést sokan egészen művészi szintre emelik azzal, hogy olyan egységes arculatú tárolókat alakítanak ki, amelyek nemcsak átláthatóvá, hanem esztétikussá is teszik a teret. Ennek egyik mestere Marie Kondo (Konmari), a japán szervezési tanácsadó. Az ő tárolási ötletei számos esetben az irodában is megállják a helyüket. Akár irodai tárolásról, akár az otthoni munkaállomásunk körüli rendszerezésről van szó, nyugodtan bevethetjük a rendszerezés házi fortélyait:
- Az apró holmikat tároljuk kisebb kosarakban, vagy használjuk fiókrendszerző betétet az íróasztal fiókjában.
- Ha átlátszó tárolókat választunk, azonnal tudni fogjuk, mint rejt az adott doboz. Ilyen szempontból a nyitott kosarak is praktikusak.
- A kábelek összevisszasága rendetlenséget kelt, ezért használjunk kábelcsatornát, a töltőket és a fülhallgatókat pedig tároljuk fiókban vagy kosárban.
- Azok az eszközök, amelyeket minden nap, vagy akár naponta többször is használnunk kell, legyenek úgy elhelyezve az íróasztal körül, hogy felállás nélkül, karnyújtásnyira elérhetőek legyenek. Ezzel megkíméljük magunkat azoktól az ismétlődő mozdulatoktól, amelyek megterhelik az ízületeket.
- Az íróasztal alatt, a lábunk előtt ne tároljunk semmit. Az egészséges testtartáshoz fontos, hogy a talpunk teljes felülettel, kényelmesen érinthesse a talajt és időnként ki tudjuk nyújtóztatni a lábainkat.
- Ugyanez igaz az íróasztal felületére is. Ne zsúfoljuk túl, a karok szabadon tudjanak mozogni minimum vállszélességű területen.
- A polcokon szemmagasságban legyenek a gyakran használt iratmappák, alul pedig a ritkábban használt dokumentumok.
- Az irattartó mappákat és az irattároló fiókokat mindig feliratozzuk, így azonnal tudni fogjuk, hol keressük az adott dokumentumot.
- Ne feledkezzünk meg a rendszeres szelektálásról és archiválásról! A cég iratkezelési szabályzatát figyelembe véve semmisítsük meg a már szükségtelen dokumentumokat, vagy helyezzük el azokat az archívumban.
A Manutan kínálatában számos irodai tárolási ötletet talál az apró rendszerezőktől a profi irodabútorokig bezárólag.