Sok vállalat életében az év vége jelenti a csúcsszezont. A cégtulajdonosokra és a HR vezetőkre ilyenkor még nagyobb teher hárul, hiszen nekik kell megalkotniuk azt a stratégiát, ami mind időgazdálkodás, mind pedig üzletvitel szempontjából eredményes.
Munkaidő-beosztás, távollétek tervezése, ünnepi nyitvatartás, készletezés és a folyamatos üzleti működéshez szükséges erőforrások biztosítása mind-mind arról szól, hogy tervezni és előre kalkulálni kell a cég rendelkezésére álló erőforrásokkal, különösen, ha év végén várható a legnagyobb forgalom. Cikkünkben tanácsokat adunk ahhoz, hogyan kezelheti hatékonyan az év végi hajrát.
Készüljön fel az év végi rohanásra
Az év vége számos iparágban intenzív időszak. Az adatok azt mutatják, hogy sok vállalkozás a pénzügyi év utolsó negyedévében termeli forgalmának jelentős részét. Az ünnepi időszak lehetőséget kínál arra, hogy az áruk csomagolásához és tárolásához korszerűbb megoldásokat válasszunk, amelyekkel gördülékenyebbé és hatékonyabbá tehetjük a logisztikát.
Az e-kereskedelem különösen az ünnepi időszakban növekszik jelentős mértékben. Ahhoz, hogy vállalatuk terjeszkedhessen és kielégítse a vevői igényeket (legyen szó termékekről vagy szolgáltatásokról), gondoskodniuk kell arról, hogy munkatársai felkészüljenek erre a csúcsidőszakra a hatékony szervezés és az optimális erőforrás-gazdálkodás segítségével.
Az év végi csúcsidőszak előrejelzéséhez és eredményes kezeléséhez elengedhetetlen a tervezési folyamatok fejlesztése és folyamatos javítása. Ez nemcsak mindenki számára optimalizálja a munkaidőt, hanem csökkenti az idő- és energiapazarlást is, ezáltal hozzájárul a termelékenység és az alkalmazottak jóllétének javításához.
Használjon ellenőrzőlistát
Jól felkészült a sok vásárló és a nagy számú rendelés kezelésére? Van elég raktárkészlete az összes megrendelés teljesítéséhez? Optimális-e a raktárterület elosztása, és van-e elegendő csomagolóanyaga? Milyen felszerelést kell beszereznie raktárába, műhelyébe vagy irodájába?
Hozzon létre egy ellenőrzőlistát, amely tartalmazza az összes szolgáltatást, személyzetet és terméket, amelyre szüksége van az év végi vásárlói igények kielégítéséhez. Megfelelő felkészüléssel és a munkaszervezés fejlesztésével könnyedén kezelheti az év végi üzleti csúcsot.
Íme néhány kulcselem, amelyet az ellenőrzőlistának tartalmaznia kell:
• Tevékenység pontos azonosítása
• Tevékenység figyelemmel kísérése (pl. gyártás, fogyás, utánrendelés, készletezés stb.)
• Becsült felszerelési követelmények
• Becsült létszám, kellékek stb.
Az ellenőrzőlista létrehozása mellett fontolja meg bizonyos folyamatok automatizálását. A digitális menedzsment eszközök például nagyban segíthetik a feladatok tervezését és nyomon követését ezekben az üzleti csúcsidőszakokban.
Optimális szervezés és ügyes raktárelrendezés
A raktárterület optimalizálása kulcsfontosságú lépés az üzleti csúcsok hatékony kezeléséhez. Ez magában foglalhatja az innovatív tárolási megoldások alkalmazását, a raktárelrendezés optimalizálását az áruáramlás elősegítése érdekében, vagy a raktár hatékonyságát javító technológiákba való befektetést.
A meglévő raktárkapacitás értékes, ezért fontos, hogy minden rendelkezésre álló helyet a lehető legjobban használjunk ki. Válassza ki a megfelelő raktárelrendezést azáltal, hogy optimális útvonalakat határoz meg munkatársai és az ott tárolni kívánt áruk számára. Fontolja meg a hatékony megoldásokat a polcállványok elrendezésére, hogy mindennek dedikált helye legyen, mégpedig úgy, hogy a lehető leghatékonyabb legyen a hozzáférhetőség (pl. a gyorsan fogyó áru az alsó polcokon, a csomagolást végző munkatársak közelében). A raktár ilyen optimalizálása különösen fontos azoknak a cégeknek, amelyek online értékesítenek termékeket. Az év végi időszak gyakran jelentős növekedést mutat a megrendelések számában, ami kihat az időgazdálkodásra is.
Az időgazdálkodás fejlesztésével gondoskodjon arról, hogy rendelkezésre álljon a megfelelő számú személyzet ebben a kritikus időszakban
A több ügyfél intenzívebb tevékenységet és több csomagolandó rendelést jelent. A személyzet egy része szabadságra megy? Szüksége lesz helyettesítőkre a raktárban és az ügyfélszolgálaton. Gondoskodjon arról, hogy legyen elegendő munkatárs olyan napokra, amikor sok rendelést kell feldolgozni. Ehhez hasznos lehet digitális menedzsment eszközök bevezetése, amelyek segítségével pontosan nyomon követhető minden csapattag munkaideje.
Az aktivitási csúcsok idején elengedhetetlen a csapatkohézió. Egy csapatépítő program segíthetnek fenntartani a jó hangulatot és a termelékenységet. Ne feledje, hogy számos iparágban a karácsonnyal nem ér véget a csúcsszezon, mert az ünnepek után elkezdődik az árucserék és visszaküldések időszaka. A csapatnak január első hetéig ki kell tartania!
Költség- és forrásigény azonosítása
Határozza meg a költségvetést és ellenőrizze a rendelkezésre álló forrásokat az év hátra lévő részére. Inkább felhasználja (az aktuális pénzügyi évben történő szállítással és számlázással) a rendelkezésre álló keretet, vagy átviszi a következő pénzügyi évre? Fontos, hogy alaposan gondolja át a lehetőségeket, így előre látja majd a korlátokat és buktatókat.
A pénzügyi tervezés magában foglalhat akár egy önálló költségvetést is, amely kifejezetten az év végi csúcsszezonra tartalmazza a többletköltségeket (munka, raktározás, a termelés növekedésével kapcsolatos költségeket), illetve a várható megrendelésszámot és bevételt is.
A Manutan felkérésére a Novio Research mintegy 800 vállalat körében végzett felmérést, amelyből kiderült, hogy év végére 22,5%-uk használja fel költségvetését. Közülük 13,8%-uk a tárgyévi kiszállítást és számlázást választja, 8,7%-uk pedig a következő évre csoportosítja át a megrendelt termékek kiszállítását.
Óvja alkalmazottait a hidegtől
Az üzleti csúcsok idején is prioritást kell élveznie a munkavállalók biztonságának. Ez magában foglalhatja további biztonsági intézkedések végrehajtását, megfelelő védőfelszerelés biztosítását vagy biztonsági képzések megtartását a személyzet munkájára vonatkozóan. Mindez különösen fontos, ha az üzleti tevékenység jellege miatt szabadan történő munkavégzés is előfordul (pl. fuvarozás, rakodás, építőipar, mezőgazdasági munkák stb.).
Elengedhetetlen a hideg időjárásra való felkészülés. Rendeljen útszóró sót a jeges járdák, lépcsők és utak síkosságmentesítéséhez, és ha szükséges, szerelje fel cége helyiségeit kiegészítő fűtési megoldásokkal, hogy megvédje munkatársait a hidegtől, hiszen az egészségügyi és biztonsági kockázatot jelent az alkalmazottak számára. Ha üzlethelyiséggel is rendelkezik, akkor gondolnia kell a vásárlói kényelmére és testi épségére is.
Felkészülés a következő évre
Rohamosan közeleg az új év, amire fel kell készítenie a cégét. Kezdje el már most azzal, hogy meghatározza az új projekteket és munkatársaival közösen kijelölik a határidőket. A megrendelések és tevékenységek figyelemmel kísérése elengedhetetlen. Ne felejtse el, hogy az ünnepek utáni időszak ugyanolyan fontos, mint maga az év végi csúcs. Tekintse át az elmúlt évet, azonosítsa az erősségeket és a fejlesztendő területeket, és kezdje el tervezni a következő év céljait.