{"id":3566,"date":"2024-06-04T14:34:52","date_gmt":"2024-06-04T12:34:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/?p=3566"},"modified":"2025-04-16T13:33:44","modified_gmt":"2025-04-16T11:33:44","slug":"elektronikus-dokumentumok-archivalasa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/elektronikus-dokumentumok-archivalasa\/","title":{"rendered":"Elektronikus dokumentumok archiv\u00e1l\u00e1sa: hogyan t\u00f6rt\u00e9nik?"},"content":{"rendered":"\n<p>Az elektronikus dokumentumok archiv\u00e1l\u00e1sa \u00e9s meg\u0151rz\u00e9se az \u00fczleti vil\u00e1g alapvet\u0151 r\u00e9sz\u00e9v\u00e9 v\u00e1lt a digitaliz\u00e1ci\u00f3 kor\u00e1ban. A pap\u00edr alap\u00fa dokumentumok helyett ma m\u00e1r a c\u00e9gek sokkal t\u00f6bb elektronikus form\u00e1tum\u00fa adatot t\u00e1rolnak \u00e9s kezelnek, ami sz\u00e1mos el\u0151nnyel j\u00e1r, de ugyanakkor komoly kih\u00edv\u00e1sokat is felvet a dokumentumok hossz\u00fa t\u00e1v\u00fa meg\u0151rz\u00e9se \u00e9s biztons\u00e1gos archiv\u00e1l\u00e1sa ter\u00e9n.\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" width=\"827\" height=\"540\" src=\"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/elektronikus-dokumentumok-archivalasa.jpg\" alt=\"elektronikus-dokumentumok-archivalasa\" class=\"wp-image-3582\" srcset=\"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/elektronikus-dokumentumok-archivalasa.jpg 827w, https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/elektronikus-dokumentumok-archivalasa-300x196.jpg 300w, https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/elektronikus-dokumentumok-archivalasa-768x501.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 827px) 100vw, 827px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2><strong>Az elektronikus dokumentumok archiv\u00e1l\u00e1sa<\/strong>&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>Az elektronikus dokumentumok archiv\u00e1l\u00e1sa mag\u00e1ban foglalja az adatok gy\u0171jt\u00e9s\u00e9t, t\u00e1rol\u00e1s\u00e1t, rendszerez\u00e9s\u00e9t \u00e9s hossz\u00fa t\u00e1v\u00fa meg\u0151rz\u00e9s\u00e9t digit\u00e1lis form\u00e1ban. A megfelel\u0151 archiv\u00e1l\u00e1si folyamatok biztos\u00edtj\u00e1k, hogy az adatok k\u00f6nnyen hozz\u00e1f\u00e9rhet\u0151k legyenek, megfeleljenek a vonatkoz\u00f3 jogszab\u00e1lyoknak \u00e9s szabv\u00e1nyoknak, \u00e9s meg\u0151rizz\u00e9k integrit\u00e1sukat \u00e9s hiteless\u00e9g\u00fcket az id\u0151 m\u00fal\u00e1s\u00e1val.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Az elektronikus dokumentumok archiv\u00e1l\u00e1sa sor\u00e1n az adatok <strong>olvashat\u00f3s\u00e1g\u00e1r\u00f3l \u00e9s feldolgozhat\u00f3s\u00e1g\u00e1r\u00f3l<\/strong> is gondoskodni kell. E k\u00e9t szempont miatt a <strong>PDF f\u00e1jlform\u00e1tum<\/strong> egyfajta szabv\u00e1nny\u00e1 v\u00e1lt a hossz\u00fa t\u00e1vra archiv\u00e1lt digit\u00e1lis f\u00e1jlok eset\u00e9ben. Ez v\u00e1llalati k\u00f6rnyezetben els\u0151sorban a sz\u00e1ml\u00e1kat, a sz\u00e1mviteli bizonylatokat, a szerz\u0151d\u00e9seket \u00e9s a foglalkoztat\u00e1ssal kapcsolatos dokumentumokat jelenti, amelyek nagy t\u00f6megben keletkeznek \u00e9s amelyek meg\u0151rz\u00e9si idej\u00e9re szigor\u00fa jogszab\u00e1lyi k\u00f6vetelm\u00e9nyek vonatkoznak. A PDF el\u0151nye, hogy&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul><li>m\u00e1s elektronikus f\u00e1jlform\u00e1tumokb\u00f3l is l\u00e9trehozhat\u00f3 (export\u00e1lhat\u00f3),&nbsp;&nbsp;<\/li><li>pap\u00edr alap\u00fa f\u00e1jlok is digitaliz\u00e1lhat\u00f3ak PDF form\u00e1ban (szkennel\u00e9s), illetve&nbsp;<\/li><li>lehet\u0151v\u00e9 teszi a metaadatok meg\u0151rz\u00e9s\u00e9t is.&nbsp;&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2><strong>Az elektronikus dokumentumok archiv\u00e1l\u00e1s\u00e1ra sz\u00e1mos m\u00f3dszer l\u00e9tezik:<\/strong>&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p><strong>Digit\u00e1lis archiv\u00e1l\u00e1si rendszerek:<\/strong> Ezek a speci\u00e1lis szoftverrendszerek lehet\u0151v\u00e9 teszik az elektronikus dokumentumok gy\u0171jt\u00e9s\u00e9t, indexel\u00e9s\u00e9t \u00e9s hossz\u00fa t\u00e1v\u00fa t\u00e1rol\u00e1s\u00e1t. Ezek a rendszerek \u00e1ltal\u00e1ban magas szinten biztos\u00edtj\u00e1k az adatok biztons\u00e1g\u00e1t \u00e9s v\u00e9delm\u00e9t, valamint lehet\u0151s\u00e9get adnak a dokumentumok keres\u00e9s\u00e9re \u00e9s hozz\u00e1f\u00e9r\u00e9s\u00e9re. A speci\u00e1lisan archiv\u00e1l\u00e1sra tervezett szoftverek ma m\u00e1r jellemz\u0151en felh\u0151alap\u00fa adatt\u00e1rol\u00e1st alkalmaznak.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>WORM (Write Once, Read Many) technol\u00f3gia:<\/strong> A WORM technol\u00f3gia lehet\u0151v\u00e9 teszi az adatok egyszeri \u00edr\u00e1s\u00e1t \u00e9s t\u00f6bbsz\u00f6ri olvas\u00e1s\u00e1t, ami fontos a dokumentumok hiteless\u00e9g\u00e9nek \u00e9s meg\u0151rz\u00e9s\u00e9nek szempontj\u00e1b\u00f3l. Ez a technol\u00f3gia megakad\u00e1lyozza az adatok v\u00e9letlen vagy sz\u00e1nd\u00e9kos m\u00f3dos\u00edt\u00e1s\u00e1t vagy t\u00f6rl\u00e9s\u00e9t. Sz\u00e1ml\u00e1k, szerz\u0151d\u00e9sek, jogi dokumentumok el\u0151\u00e1ll\u00edt\u00e1s\u00e1ra \u00e9s archiv\u00e1l\u00e1s\u00e1ra alkalmasak.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Korl\u00e1tozott hozz\u00e1f\u00e9r\u00e9s \u00e9s jogosults\u00e1gkezel\u00e9s: <\/strong>Az archiv\u00e1lt adatokhoz val\u00f3 hozz\u00e1f\u00e9r\u00e9s korl\u00e1toz\u00e1sa \u00e9s a jogosults\u00e1gok szigor\u00fa kezel\u00e9se kulcsfontoss\u00e1g\u00fa a biztons\u00e1gos archiv\u00e1l\u00e1s szempontj\u00e1b\u00f3l. Csak azoknak a felhaszn\u00e1l\u00f3knak kell hozz\u00e1f\u00e9rni\u00fck az adatokhoz, akiknek erre jogosults\u00e1guk van, \u00e9s minden hozz\u00e1f\u00e9r\u00e9si esem\u00e9nyt napl\u00f3zni kell.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2><strong>A dokumentumok meg\u0151rz\u00e9se<\/strong>&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>Az elektronikus dokumentumok hossz\u00fa t\u00e1v\u00fa meg\u0151rz\u00e9se k\u00fcl\u00f6n\u00f6sen fontos az \u00fczleti vil\u00e1gban, mivel sz\u00e1mos jogi \u00e9s szab\u00e1lyoz\u00e1si k\u00f6vetelm\u00e9nyt kell betartani. Az adatok meg\u0151rz\u00e9sekor figyelembe kell venni az adatok hiteless\u00e9g\u00e9t, hozz\u00e1f\u00e9rhet\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s integrit\u00e1s\u00e1t, valamint az archiv\u00e1l\u00e1si id\u0151tartamot \u00e9s technol\u00f3gi\u00e1t.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2><strong>Az adatok meg\u0151rz\u00e9s\u00e9re vonatkoz\u00f3 legfontosabb szempontok<\/strong>&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p><strong>Jogi \u00e9s szab\u00e1lyoz\u00e1si k\u00f6rnyezet:<\/strong> A v\u00e1llalatoknak figyelembe kell venni\u00fck a vonatkoz\u00f3 jogszab\u00e1lyokat az adatok meg\u0151rz\u00e9sekor. <a href=\"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/iratok-megorzesi-ideje\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Ebben a cikkben r\u00e9szletesen \u00edrtunk a c\u00e9ges iratok meg\u0151rz\u00e9si idej\u00e9r\u0151l.<\/a> A f\u0151bb szab\u00e1lyok a k\u00f6vetkez\u0151k:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Az Art. szerint a bizonylatok az ad\u00f3meg\u00e1llap\u00edt\u00e1shoz val\u00f3 jog el\u00e9v\u00fcl\u00e9s\u00e9ig kell meg\u0151rizni, ami <strong>5 \u00e9v.<\/strong>&nbsp;<\/li><li>A sz\u00e1mviteli t\u00f6rv\u00e9ny szerint az \u00fczleti \u00e9vr\u0151l k\u00e9sz\u00fclt besz\u00e1mol\u00f3t, az \u00fczleti jelent\u00e9st, valamint az ezeket al\u00e1t\u00e1maszt\u00f3 dokumentumokat <strong>8 \u00e9vig <\/strong>kell meg\u0151rizni.&nbsp;&nbsp;<\/li><li>A t\u00e1rsadalombiztos\u00edt\u00e1ssal \u00f6sszef\u00fcgg\u0151 iratokat pedig a biztos\u00edtottra (volt munkav\u00e1llal\u00f3ra) ir\u00e1nyad\u00f3 <strong>\u00f6regs\u00e9gi nyugd\u00edjkorhat\u00e1r bet\u00f6lt\u00e9s\u00e9t k\u00f6vet\u0151 \u00f6t \u00e9vig<\/strong> kell meg\u0151rizni, ami jellemz\u0151en t\u00f6bb \u00e9vtizednyi archiv\u00e1l\u00e1si k\u00f6telezetts\u00e9get jelent.&nbsp;<\/li><li>V\u00e1llalati k\u00f6rnyezetben a GDPR el\u0151\u00edr\u00e1sait is figyelembe kell venni, amely a c\u00e9lhoz k\u00f6t\u00f6tts\u00e9get \u00e9s a sz\u00fcks\u00e9gess\u00e9g m\u00e9rt\u00e9k\u00e9t hangs\u00falyozza minden olyan esetben, amikor a dokumentum szem\u00e9lyes adatot is tartalmaz.&nbsp;<\/li><li>Ezeken t\u00fal term\u00e9szetesen sz\u00e1mos ipar\u00e1g specifikus jogszab\u00e1ly l\u00e9tezik, amelyek k\u00f6telez\u0151 \u0151rz\u00e9si id\u0151t \u00edrhatnak el\u0151 a c\u00e9ges iratokra vonatkoz\u00f3an.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Hossz\u00fa t\u00e1v\u00fa archiv\u00e1l\u00e1s:<\/strong> Az adatok hossz\u00fa t\u00e1v\u00fa meg\u0151rz\u00e9se sor\u00e1n fontos figyelembe venni a technol\u00f3giai v\u00e1ltoz\u00e1sokat \u00e9s az adatok \u00e1tj\u00e1rhat\u00f3s\u00e1g\u00e1t, hogy biztos\u00edtsuk az adatok hossz\u00fa t\u00e1v\u00fa hozz\u00e1f\u00e9rhet\u0151s\u00e9g\u00e9t \u00e9s \u00e9rt\u00e9kelhet\u0151s\u00e9g\u00e9t. Ahogy m\u00e1r eml\u00edtett\u00fck, ezen k\u00f6vetelm\u00e9ny miatt v\u00e1lt elterjedt f\u00e1jlform\u00e1tumm\u00e1 a PDF.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Biztons\u00e1gi ment\u00e9sek \u00e9s redundancia: <\/strong>Az adatok biztons\u00e1gi ment\u00e9se \u00e9s redundanci\u00e1ja elengedhetetlen az adatok v\u00e9delme \u00e9s integrit\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben. A v\u00e1llalatoknak rendszeresen kell biztons\u00e1gi ment\u00e9seket k\u00e9sz\u00edteni\u00fck az archiv\u00e1lt adatokr\u00f3l (ez t\u00f6bbnyire napi szint\u0171 ment\u00e9s jelent), \u00e9s biztos\u00edtaniuk kell a redund\u00e1ns t\u00e1rol\u00e1st k\u00fcl\u00f6nb\u00f6z\u0151 helyeken. A t\u00e1rol\u00e1s hely\u00e9nek kiv\u00e1laszt\u00e1sakor ism\u00e9t fontos figyelembe venni a GDPR rendelkez\u00e9seit, azon bel\u00fcl is az adattov\u00e1bb\u00edt\u00e1st, amelyre vonatkoz\u00f3an a rendelet korl\u00e1tokat szab.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2><strong>Az elektronikus f\u00e1jlok biztons\u00e1ga<\/strong>&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>Az elektronikus f\u00e1jlok biztons\u00e1ga kiemelten fontos az \u00fczleti vil\u00e1gban, mivel az adatokhoz val\u00f3 jogosulatlan hozz\u00e1f\u00e9r\u00e9s vagy azok elveszt\u00e9se komoly k\u00f6vetkezm\u00e9nyekkel j\u00e1rhat. Az adatok biztons\u00e1g\u00e1nak \u00e9rdek\u00e9ben sz\u00e1mos int\u00e9zked\u00e9st kell hozni, bele\u00e9rtve az adatv\u00e9delmi ir\u00e1nyelvek kidolgoz\u00e1s\u00e1t \u00e9s a biztons\u00e1gi technol\u00f3gi\u00e1k alkalmaz\u00e1s\u00e1t. Ezekre egy\u00e9bk\u00e9nt a GDPR is felh\u00edvja az adatkezel\u0151k figyelm\u00e9t. Az IT szektor sz\u00e1m\u00e1ra manaps\u00e1g az egyik f\u0151 kih\u00edv\u00e1st az adathal\u00e1szat \u00e9s az olyan hackert\u00e1mad\u00e1sok jelentik, amelyek c\u00e9lja, hogy \u00e9rt\u00e9kes \u00e9s sokszor p\u00f3tolhatatlan v\u00e1llalati adatvagyonhoz f\u00e9rjenek hozz\u00e1, ezzel zsarolva az adat tulajdonos\u00e1t. Ez\u00e9rt az elektronikus f\u00e1jlok biztons\u00e1g\u00e1nak alapvet\u0151 szempontjai a k\u00f6vetkez\u0151k:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Adatkezel\u00e9si \u00e9s adatv\u00e9delmi ir\u00e1nyelv:<\/strong> A v\u00e1llalatoknak kidolgozott adatkezel\u00e9si \u00e9s adatv\u00e9delmi politik\u00e1val kell rendelkezni\u00fck, amelyek meghat\u00e1rozz\u00e1k az adatokhoz val\u00f3 hozz\u00e1f\u00e9r\u00e9si jogokat \u00e9s a biztons\u00e1gi int\u00e9zked\u00e9seket. Az ir\u00e1nyelveket minden alkalmazottnak ismernie kell, illetve ezeket \u00e9vente legal\u00e1bb egyszer \u00e9rdemes \u00e1tism\u00e9telni egy \u00f6sszefoglal\u00f3 k\u00e9pz\u00e9s keret\u00e9ben.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Titkos\u00edt\u00e1s:<\/strong> Az \u00e9rz\u00e9keny adatok titkos\u00edt\u00e1sa fontos a jogosulatlan hozz\u00e1f\u00e9r\u00e9s megakad\u00e1lyoz\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben, k\u00fcl\u00f6n\u00f6sen akkor, ha az adatok tov\u00e1bb\u00edt\u00e1sra ker\u00fclnek (pl. e-mailben).&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>T\u0171zfalak \u00e9s v\u00edrusv\u00e9delem: <\/strong>A v\u00e1llalatoknak t\u0171zfalakat \u00e9s v\u00edrusv\u00e9delmi szoftvereket kell alkalmazniuk az adathal\u00e1szat, rosszindulat\u00fa szoftverek \u00e9s egy\u00e9b online fenyeget\u00e9sek ellen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Az elektronikus dokumentumok archiv\u00e1l\u00e1sa \u00e9s biztons\u00e1ga kulcsfontoss\u00e1g\u00fa szerepet j\u00e1tszik a modern \u00fczleti vil\u00e1gban. A megfelel\u0151 archiv\u00e1l\u00e1si folyamatok \u00e9s biztons\u00e1gi int\u00e9zked\u00e9sek alkalmaz\u00e1sa lehet\u0151v\u00e9 teszi a v\u00e1llalatok sz\u00e1m\u00e1ra, hogy biztos\u00edts\u00e1k az adatok hossz\u00fa t\u00e1v\u00fa meg\u0151rz\u00e9s\u00e9t \u00e9s biztons\u00e1g\u00e1t, \u00e9s megfeleljenek a jogszab\u00e1lyoknak. A c\u00e9gvezet\u0151k \u00e9s IT szakemberek sz\u00e1m\u00e1ra fontos, hogy alaposan ismerj\u00e9k \u00e9s \u00e9rts\u00e9k ezeket a k\u00e9rd\u00e9seket, \u00e9s megfelel\u0151 int\u00e9zked\u00e9seket tegyenek az adatok biztons\u00e1g\u00e1nak \u00e9s integrit\u00e1s\u00e1nak biztos\u00edt\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Ha a c\u00e9gn\u00e9l nagy fok\u00fa v\u00e9delmet ig\u00e9nyl\u0151, pap\u00edr alap\u00fa dokumentumokat is t\u00e1rolnak, akkor p\u00e1nc\u00e9lszekr\u00e9nyre lehet sz\u00fcks\u00e9g. Ennek kiv\u00e1laszt\u00e1s\u00e1hoz <a href=\"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/a-pancelszekrenyek-tipusai-kivalasztasa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">itt tal\u00e1l tan\u00e1csokat.<\/a>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Az irod\u00e1ban t\u00f6rt\u00e9n\u0151 iratt\u00e1rol\u00e1shoz pedig <a href=\"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/hatekony-tarolasi-otletek\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">ebben a cikk\u00fcnkben<\/a> tal\u00e1l hasznos tippeket.&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Az elektronikus dokumentumok archiv\u00e1l\u00e1sa \u00e9s meg\u0151rz\u00e9se az \u00fczleti vil\u00e1g alapvet\u0151 r\u00e9sz\u00e9v\u00e9 v\u00e1lt a digitaliz\u00e1ci\u00f3 kor\u00e1ban. A pap\u00edr alap\u00fa dokumentumok helyett ma m\u00e1r a c\u00e9gek sokkal t\u00f6bb elektronikus form\u00e1tum\u00fa adatot t\u00e1rolnak \u00e9s kezelnek, ami sz\u00e1mos el\u0151nnyel j\u00e1r, de ugyanakkor komoly kih\u00edv\u00e1sokat is felvet a dokumentumok hossz\u00fa t\u00e1v\u00fa meg\u0151rz\u00e9se \u00e9s biztons\u00e1gos archiv\u00e1l\u00e1sa ter\u00e9n.\u00a0\u00a0 Az elektronikus dokumentumok archiv\u00e1l\u00e1sa&nbsp; [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":3582,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[527],"tags":[],"jetpack_featured_media_url":"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/elektronikus-dokumentumok-archivalasa.jpg","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3566"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3566"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3566\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3583,"href":"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3566\/revisions\/3583"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/3582"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3566"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3566"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manutan.hu\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3566"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}