A szervezett munkavégzés egyrészt egy fontos jogi fogalom, másrészt a munka hatékonyságát támogató módszer. Cikkünkben körbejárjuk ennek minden aspektusát.
Mit jelent pontosan a szervezett munkavégzés jogi szempontból?
A szervezett munkavégzés fogalmát a munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény értelmező rendelkezései között találjuk (87. § 9. pont). Fontos tudni, hogy szervezett munkának számít nemcsak a munkaviszony keretében végzett munka, hanem a különböző szolgálati jogviszonyok, a közfoglalkoztatás, a diákmunka, a diákok kötelező gyakorlati ideje, de még az is, ha egy csapatépítő program keretében társadalmi munkát végzünk. A jogszabály egészen pontosan így fogalmaz:
Szervezett munkavégzés: a munkaviszonyban – ide nem értve a természetes személy munkáltató háztartásában történő munkavégzést –, a közfoglalkoztatási, a kormányzati szolgálati, a politikai szolgálati, a biztosi, a közszolgálati, a közalkalmazotti, a köznevelési foglalkoztatotti, az egészségügyi szolgálati jogviszonyban, az adó- és vámhatósági szolgálati jogviszonyban, hivatásos és szerződéses szolgálati viszonyban, a honvédelmi alkalmazotti jogviszonyban, rendvédelmi igazgatási szolgálati jogviszonyban, a bíró szolgálati viszonyában, az igazságügyi alkalmazottak szolgálati jogviszonyában, az ügyészségi szolgálati viszonyban, szövetkezeti tagság esetén a munkaviszony jellegű jogviszonyban, szociális szövetkezetben tagsági jogviszonyon alapuló közvetlen közreműködés keretében, iskolaszövetkezetben, kisgyermekkel otthon lévők szövetkezetében és közérdekű nyugdíjas szövetkezetben külső szolgáltatásra vonatkozó tagsági megállapodás alapján történő személyes közreműködés keretében, a szakirányú oktatás keretében a szakképző intézményben, illetve a duális képzőhelyen, a hallgatói jogviszonyban a gyakorlati képzés során, az elítéltként vagy egyéb jogcímen fogvatartottként végzett munka, a szabálysértési eljárás során alkalmazott közérdekű munka, valamint a büntetőügyben kiszabott közérdekű munka, a rendvédelmi szerveknél, az Országgyűlési Őrségnél, az önkormányzati tűzoltóságoknál szolgálati jogviszonyban végzett munka, valamint a közérdekű önkéntes tevékenységről szóló törvény szerinti közérdekű önkéntes tevékenység és a munkáltató által szervezett (kezdeményezett, irányított vagy jóváhagyott) társadalmi munka.
Fontos továbbá, hogy a munkavédelmi törvény hatálya minden szervezett munkavégzésre kiterjed Magyarország területén, függetlenül attól, hogy az milyen szervezeti vagy tulajdoni formában történik. Vagyis nincs jelentősége annak, hogy a munkáltató gazdasági társaság, egyéni vállalkozás, szövetkezet stb., ahogy annak sem, hogy a tulajdonos az állam, egy magánszemély vagy épp jogi személy-e.
Olyan alapvető fogalomról van szó, amire számos esetben utal több jogszabály is:
- Például a munkabaleset fogalmi meghatározásában is sarkalatos pont a szervezett munkavégzés, hiszen az a balesetet tekintjük munkabalesetnek, amely a munkavállalót a szervezett munkavégzés során vagy azzal összefüggésben éri, annak helyétől és időpontjától és a munkavállaló (sérült) közrehatásának mértékétől függetlenül.
- De a munkavédelmi hatóság is gyakran él azzal a jogkörével, hogy a munkáltató és a munkát végző személy közötti jogviszonyt szervezett munkavégzésnek minősíti, ha a tények ezt indokolják.
- A szervezett munkavégzés fogalma köszön vissza a 10/2016. (IV. 5.) NGM rendeletben is, amely a munkaeszközök és használatuk biztonsági és egészségügyi követelményeinek minimális szintjéről szól és amelynek hatálya a szervezett munkavégzés során történő használatára terjed ki.
Szervezett munkavégzés, mint módszertan
Ahol a munka jól szervezett, ott biztosított a munka folyamatossága és a határidők tartása, illetve egyértelműek a felelősségi és hatáskörök. Ilyen értelemben a jog által megfogalmazott szervezett munkavégzés egyben vezetői módszertan is, hiszen az számos olyan területre kiterjed, amelyek jellemzően vezetői kompetenciába tartoznak, mint például:
- a munkaidő beosztása,
- a munkavégzéshez szükséges tájékoztatás és irányítás megadása,
- a munkával kapcsolatos utasítások adása,
- a munkavállalók képzése, fejlesztése,
- ellenőrzési jogkor gyakorlása stb.
A munka szervezése során ezekre érdemes figyelni
A munkaidő beosztása
Számos olyan vállalkozás van, ahol az alkalmazottak nem normál 8 órás munkaviszonyban dolgoznak. Akár több műszakos beosztásról, akár munkaidőkeretről, akár túlóráról van szó, fontos, az mindenképpen több adminisztrációt és körültekintést követel meg a munka szervezéséért felelős vezetőtől. Főszabály szerint a munkáltatónak a munkaidő-beosztást legalább egy hétre, a beosztás szerinti napi munkaidő kezdetét megelőzően legalább százhatvannyolc órával korábban írásban kell közölnie.
Kapacitás tervezése
Nyári főszezon vagy karácsony előtti megrendelési csúcs? Szezonalitás számos iparágban előfordul. A munka szervezésekor fontos, hogy előre ismerjük ezeket és csúcsokat, mert csak így tudunk extra kapacitással tervezni. Ha plusz munkaerőre van szükség, érdemes az iskolaszövetkezetekkel és a munkaerő közvetítő cégekkel hónapokkal a csúcsszezon előtt leszerződni, hogy biztosan legyen szabad, bérbe adható munkaerejük a tervezett időpontra.
Tájékoztatás
A megfelelő információáramlás mindenkinek közös érdeke, ami a munka szervezése szempontjából kiemelten fontos. Ideális esetben a munkahelyi kultúra lehetővé teszi, hogy bármelyik fél szabadon kifejezhesse véleményét, megoszthassa észrevételeit, ötleteit. Fontos, hogy a munkavégzést érintő releváns információk időben eljussanak az érintettekhez. A vezetők felelőssége, hogy valamennyi érdekelt felet bevonjanak az információáramlásba. Nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy a Munka Törvénykönyve számos esetben írásbeli tájékoztatási kötelezettséget ír elő.
Hatékonyság
A munka szervezése akkor lesz hatékony, ha mindenki tudja, mi a pontos feladat, azt milyen határidőre kell elvégezni, kinek tartoznak beszámolási kötelezettséggel és kitől kérhetnek segítséget, ha elakadnak. Ezek egy részét tartalmazza a munkaköri leírás is, de az ilyen jellegű dokumentumok nem helyettesítik a csapaton belüli folyamatos kommunikációt. A vezetőknek azt tanácsoljuk, hogy mindig szánjanak kellő időt az egyeztetésre, ami a feladatok kiosztásán túl terjedjen ki a visszacsatolásra, a sikerek és a jó teljesítmény elismerésére, illetve az esetleges hibák kiküszöbölésére is.
A munkaszervezés hatékonyságát a lean módszertanból ismert 5S-sel is támogathatjuk. Az 5S nem csupán a rendről és a takarításról szól. Sokkal inkább egy olyan folyamatszervezési módszer, ami a fizikai valóságban alakítja ki a munkavégzés keretrendszerét és feltételeit. Pontosan meghatározza például, hogy honnan hová kerülnek az alapanyagok, mit hol kell tárolni és minden egyes szerszámnak, eszköznek dedikált helyet ír elő. Ez a szigorú rend az alapja a jól szervezett, átlátható és biztonságos munkavégzésnek, éppen ezért ajánlott az alkalmazása termelési és gyártási folyamatokban. A lean módszertanról ebben a cikkben írtunk részletesen.
Szervezett munkavégzés esetén fontos, hogy tisztában legyünk a jog által támasztott követelményekkel, de legalább ilyen fontos, hogy ismerjük és alkalmazzuk azokat a vezetői módszereket is, amelyekkel növelhetjük a munka hatékonyságát.