Hogyan rendezzünk be egy vezetői irodát, hogy az egyszerre legyen kényelmes munkatér és reprezentálásra alkalmas helyiség is? Cikkünkben tippek és ötletek adunk vezetők számára.
Milyen funkcióknak kell megfelelnie egy vezetői irodának?
Egy vezető beosztásban dolgozó irodájának egyszerre több funkciót be kell töltenie:
- Biztosítania kell a nyugodt, elmélyült munkát.
- Egyeztető tárgyalásoknak, bizalmas megbeszéléseknek kell teret adnia.
- Számos esetben reprezentációs funkciót is be kell töltenie, hiszen a vezető itt fogadja az üzleti partnereket és a külföldi vendégeket.
- Illetve nem szabad megfeledkezni a szenzitív adatokat tartalmazó iratok, adathordozók biztonságos tárolásáról sem.
Milyen vezetői irodabútorokat válasszunk?
A vezető beosztásban dolgozók általában rugalmas munkarendben dolgoznak és jellemző, hogy 8 órát meghaladó időt töltenek az irodában. Ilyenkor kiemelten fontos, hogy az irodaszék ergonomikus kialakítású legyen. A vezetőkre nehezedő stressz egyébként is hajlamosít a görcsös, merev testtartásra, ami hosszú távon káros az izmokra és ízületekre. Egy jól megválasztott vezetői szék segít megtartani az anatómiailag helyes testtartást.
Vezetőként célszerű a szokásostól nagyobb íróasztalt választani, ami mellet akár egy-két kollégája is elfér, ha munkamegbeszélést folytatnak. Erre ideális lehet például egy L-alakú íróasztal.
Ha az irodájában rendszeresen tart bizalmas megbeszéléseket, meetingeket, érdemes kialakítani egy tárgyalósarkot. Egy körasztal 4-6 kényelmes konferencia fotellel ideális a célra. A vezetői megbeszélések alkalmával általában közös adatelemzések, stratégiai projektek kerülnek napirendre, amihez szükség lehet a prezentációk kivetítésére. Projektor helyett célszerűbb beszerezni egy nagyobb méretű TV-t, amit a tárgyalóasztallal szemközti falon érdemes elhelyezni.
A bútorok színét a cég arculatához igazíthatja, de általánosságban elmondható, hogy a fehér és a világos nyír színű bútorok szinte minden enteriőrbe illenek. A feketével viszont érdemes óvatosan bánni. Bár elegáns szín, ha túl sok felületet ural, akkor komor hangulatot kelt, ami akár a munkateljesítményre is rányomhatja a bélyegét. Egy fekete szék és néhány fekete kiegészítő még nem probléma, de ne ez legyen a fő szín. A modern vezetői irodabútorok között sokszor találkozhatunk élénk, vidám színekkel is, mint pl. a türkiz vagy a narancs. Bátran nyúljunk ezekhez a színekhez is, mert a segítségükkel barátságos, otthonos légkör alakítható ki a vezetői irodában.
Praktikus, ha a vezetői irodabútorok között helyet kap egy fogas vagy akasztós szekrény, hogy az érkező vendégek kényelmesen el tudják helyezni a ruháikat, táskáikat.
A vezetői irodában sokszor tárolnak olyan szenzitív adatokat tartalmazó dokumentumokat vagy adattárolókat, amelyeket nem célszerű egyszerű polcos szekrényen elhelyezni. Válasszunk kulccsal zárható szekrényt, ha pedig különleges védelemre van szükség, megfontolható tűzállósági tanúsítvánnyal rendelkező acél iratszekrény beszerzése is. A különleges dokumentumokat, az értékpapírokat és a készpénzt pedig tároljuk széfben vagy trezorban.
A vezetői iroda berendezése: mi hova kerüljön?
A bútorok elrendezésekor törekedjünk a praktikumra és tartsuk szem előtt a vagyon- és információbiztonsági szempontokat is:
- A tárgyalóasztal és a konferencia fotelek kerüljenek a bejárathoz közel, mert így az érkező vendégeket azonnal hellyel tudjuk kínálni.
- Ettől távolabb kapjon helyet a vezetői íróasztal és szék, ami már privát szférának számít, ezért úgy helyezzük el, hogy a vezető számítógépe védve legyen a kíváncsi tekintetek elől.
- Ha lehet, se a bejárat, se az ablak felől ne lehessen rálátni a monitorra. Ha ez nem oldható meg, érdemes az ablakokat belátás elleni védelemmel ellátni.
- A bizalmas iratok és a széf tárolására kijelölt szekrényt szintén érdemes úgy elhelyezni, hogy az lehetőség szerint távolabb legyen mind a bejárattól, mind pedig az ablaktól, különben könnyű prédát állítunk az illetéktelen behatolók elé.
- Virágokkal, zöld növényekkel és néhány esztétikus képpel tehetjük a vezetői irodát barátságos hangulatúvá.
A Manutan kínálatában minden bútort megtalál, ami egy modern vezetői iroda berendezéséhez szükséges.