A vállalkozásoknál tetemes mennyiségű szerződés, számla, munkaügyi irat és egyéb dokumentum keletkezik. Melyiket meddig kell megőrizni? Hol és hogyan kell őket tárolni? És hogyan lehet őket megsemmisíteni? Ezekről olvashat cikkünkben.
A hivatalos irat megőrzési ideje 5 év. Vagy mégsem?
A köztudatban erősen él az 5 éves „szabály”, amelynek hátterében az állhat, hogy az adóhatóság 5 évre visszamenőleg ellenőrizheti a vállalkozást. Valójában azonban ettől sokkal árnyaltabb a helyzet, mivel több jogszabály is nevesít iratmegőrzési időt. Ha ugyanazon dokumentumra több jogszabály is előír iratmegőrzési időt, akkor minden esetben a hosszabb határidőt kell betartani.
Az iratok, számlák megőrzési ideje a jogszabály szerint
Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény értelmében a bizonylatok az adómegállapításhoz való jog elévüléséig kell megőrizni. A kulcsszó itt az elévülésen van, amely a bevallás, a bejelentés beadásának vagy az adófizetési határidő évének utolsó napjától számított 5. év utolsó napja.
Egy példával személtetve, ha egy számlát 2023. március 1-jén állítottunk ki, akkor az 5 évet 2023. december 31-től kell számolni, vagyis az őrzési ideje 2028. december 31-én jár le.
Figyelem! Bizonyos esetekben az elévülési időszak meghosszabbodhat, az adózó javára mutatkozó önellenőrzés pedig meg is szakítja azt. Ilyenkor értelemszerűen az iratmegőrzési idő is hosszabbodik.
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény szerint az üzleti évről készült beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az ezeket alátámasztó dokumentumokat 8 évig kell megőrizni.
A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény pedig úgy rendelkezik, hogy minden, a szolgálati idővel, vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő jövedelemmel kapcsolatos iratot meg kell őriznie a munkáltatónak, méghozzá a biztosítottra, illetve a volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig. Tehát egy 1980-ban született munkavállaló 2045-ben tölti be a jelenleg irányadó nyugdíjkorhatárt, ezért az iratokat 2050-ig kell megőrizni. Fontos hangsúlyozni, hogy az iratmegőrzési kötelezettség akkor is fennáll, ha a munkaadó végelszámolással vagy felszámolási eljárással megszűnik.
Mennyi az annyi? Meddig kell megőrizni a hivatalos papírokat?
Elsőként azt kell megvizsgálnunk, hogy a számviteli törvény hatálya alá esünk-e? Ha igen, akkor:
10 évig kell megőrizni a mérleget, a leltárt, az azt kiegészítő analitikákat és a számlatükröt.
8 évig kell megőrizni a számlákat, a főkönyvi kartonokat, a pénztárgép szalagokat. Az őrzési idő a szigorú számadású bizonylatok (pl. számla) rontott példányaira is vonatkozik, illetve a jogutód nélküli megszűnéssel sem veszti hatályát ez a kötelezettség.
Azon vállalkozásoknak, amelyek nem tartoznak a számviteli törvény hatálya alá, 5 évig kell megőrizniük a bizonylatokat (számlák, analitikák, leltárak, pénztárgép szalagok stb.).
Fontos még tisztázni, hogy a jogszabályok a számlákon túl egy sor egyéb dokumentumot is bizonylatnak tekintenek. A teljesség igénye nélkül meg kell őrizni a megrendeléseket, a szállítóleveleket, a banki átutalásokat, a számlakivonatokat, az átvételi bizonylatokat, a csekkeket, a szerződéseket, a könyvelési tételek bizonylatait stb. is.
Ahogy fentebb már említettük, külön jogszabály vonatkozik a munkaügyi iratok őrzési idejére, amelynek mértéke attól függ, hogy a munkavállaló (volt munkavállaló) mikor tölti be a rá irányadó nyugdíjkorhatárt.
Irattározás papír alapon vagy online
A jogszabályok által előírt őrzési idő még a legrövidebb, 5 éves periódusban is nagy gondosságot igényel. Az iratokat védeni kell a víztől, a párásodástól, a penészedéstől, a napfény károsító hatásaitól stb. Ne feledje, hogy a jogszabály nem pusztán megőrzést, hanem olvasható állapotban történő megőrzést ír elő. Ráadásul bizonyos dokumentumokat (tipikusan a munkaügyi iratok) a személyes adatok miatt a GDPR szabályainak is eleget téve kell tárolni, archiválni, megőrizni és végül megsemmisíteni. Az irattározáshoz válasszon olyan irattartó- és archiváló dobozokat, amelyekben egyértelműen azonosíthatóvá tudja tenni azok tartalmát (pl. feliratozás, címkézés). Az érzékeny adatokat tartalmazó iratokat zárható iratszekrényben helyezze el.
A dokumentumokat irattartókban és iratszekrényekben tárolja.
Ezt az újrahasznosítható archiváló dobozt kifejezetten hosszú iratmegőrzésre tervezték.
Ha gyakran mozgatja a dokumentumokat, elhelyezheti azokat műanyag archiváló ládákban is.
Az iratmegőrzés természetesen nemcsak a papír alapú dokumentumokra, hanem a digitális iratokra is éppúgy érvényes. Az elektronikus iratoknál feltétlenül gondoskodjunk biztonsági mentésről. Legalább két ilyen mentésünk legyen, más-más adathordozókon vagy felhőben. Jó tudni, hogy elektronikus iratmegőrzésnél a dokumentumok olvashatóságáról és feldolgozhatóságáról is gondoskodni kell. Ezért terjed el az a gyakorlat, hogy elektronikus iratmegőrzés esetén PDF fájlformátumot használnak, amely egyfajta „szabvánnyá” vált a hosszú ideig megőrzendő digitális fájlokra. Nagy előnye, hogy PDF fájl más elektronikus fájlformátumokból is létrehozható (exportálható), sőt, papír alapú fájlok is digitalizálhatóak PDF formában (szkennelés). További előnye, hogy lehetővé teszi a metaadatok megőrzését is.
Mi a kockázata annak, ha egy cég nem tesz eleget az iratmegőrzési kötelezettségének?
A nem megfelelő iratmegőrzés nemcsak az üzletmenet szempontjából jelent kockázatot, hanem komoly bírsággal is járhat. A szakhatóság figyelmeztetés és türelmi idő kikötése nélkül azonnal bírságot szab ki, amelynek mértéke 50 000 Ft-tól 500 000 Ft-ig terjedhet. Ismételt szabályszegés esetén a büntetés a duplájára nőhet.