A vállalati világban a minőség az egyik legfontosabb beszerzési kritérium az ár és a szállítási határidők mellett. Ha csak a minőségre összpontosít a termékek és/vagy szolgáltatások vásárlásakor, fennáll a kockázata annak, hogy túl magas minőség csapdájába esik. Az optimális minőség és a túlzott minőség közötti határ vékony, de a következmények jelentősek. Éppen ezért a beszerzési osztályoknak ébernek kell lenniük, hogy elkerüljék ezt a csapdát, hiszen nekik a működési teljesítmény mellett a szervezet pénzügyi hatékonyságát is támogatniuk kell.
Minőség vs. túlminőség: Hogyan definiálható?
Az ISO 90001 nemzetközi minőségirányítási szabvány a minőséget úgy definiálja, mint “az objektum belső jellemzőinek mértékét, amely megfelel a követelményeknek”. Egy vállalatnál ez a vevő igényei és a termék/szolgáltatás közötti összhangot jelenti a költségek, a teljesítmény és a szállítási határidők tekintetében.
Az ezen elemek közötti egyensúlyhiány a helyzettől függően alacsonyabb vagy túl magas minőséget is eredményezhet. E jelenségek mindegyike magában hordozza a maga kihívásait. Az alacsonyabb minőség fokozott kockázatokkal jár, míg a túlzott minőség komoly pénzügyi problémákat vet fel.
Túlminőségről akkor beszélünk, ha egy berendezés, termék és/vagy szolgáltatás minősége meghaladja a konkrét felhasználására vonatkozó elvárt követelményeket.
Pontosabban ez a jelenség akkor figyelhető meg, ha az elvárt minőség meghatározására használt mutató meghaladja a pénzügyi jövedelmezőségi mutatót. Más szóval, az ellenőrizetlen túlminőség szükségtelen kiadásokat generál anélkül, hogy valódi funkcionális vagy működési előnyöket kínálna.
A beszerzési osztályok számára a kihívás abban rejlik, hogy a megfelelő minőségi szintet válasszák, ami kielégíti a belső ügyfelek igényeit anélkül, hogy túllépnék azokat.
Hogyan lehet elkerülni a túlzott minőséget a beszerzéseknél?
A túlminőségi jelenség különösen a long tail kiadásokra jellemző. A belső ügyfelek gyakran meglehetősen szabadon választják ki a számukra szükséges termékeket egy meghatározott kínálatból. Útmutatás nélkül ezután saját vásárlási szokásaikra és személyes vágyaikra hagyatkoznak. Ez pedig az esetek több mint egyharmadában prémium termékek vásárlását eredményezi. A beszerzési osztályokon múlik, hogy módszeres megközelítést alkalmazzanak a túlzott minőség elkerülése érdekében, amely adatelemzésen és valamennyi érdekelt fél bevonásán alapul.
Felhasználói igények elemzése
Mindenekelőtt a valós igények alapos elemzését kell elvégezni a belső ügyfelekkel. Ez a munka lehetővé teszi az érintett berendezések, termékek és szolgáltatások alapvető specifikációinak meghatározását anélkül, hogy azok működési hatékonyságát veszélyeztetné. A cél a kívánt minőség egyértelmű kritériumainak meghatározása, pontos szabványok segítségével. Ez azt jelenti, hogy a megfelelő szortiment szintet a termékek funkcionális igényeihez lehet igazítani, majd ebből kiválasztani a szükséges minőséget.
Általában három fő kategória létezik, amelyek mind minőségük, mind áruk tekintetében különböznek egymástól:
- Prémium: Ezek kiváló minőségű, drága termékek. A legtöbb esetben ezek exkluzív márkatermékek vagy kiegészítő funkciókkal rendelkező termékek.
- Középkategória: Ezek a termékek jó ár-érték arányt kínálnak, és általában 10%-kal olcsóbbak, mint a prémium kategóriás társaik.
- Belépő szint: Ezek a termékek kielégítik az alapvető igényeket, de átlagosan 20%-kal olcsóbban értékesítik, mint a prémium termékeket.
A saját márkák gyakran a prémium kategóriákkal egyenértékű minőséget biztosítanak, de átlagosan 15%-kal olcsóbbak. Ez a helyzet a Manutan EXPERT esetében is, amelynek termékei kiváló ár-érték arányt kínálnak, és akár 10 éves garanciát is vállalnak rá1. Ez figyelemre méltó alternatívává teszi őket a piacon lévő más márkákkal szemben.
Költségek elemzése
Szintén fontos elemezni a teljes életút költséget (TCO). Ez magában foglalja nemcsak a vételárat, hanem az összes kapcsolódó költséget is (karbantartási, használati, ártalmatlanítási költségek stb.).
A beszerzési osztályok egyre távolabb tekintenek az életciklus-költség figyelembevételénél. Ez a megközelítés számol a környezeti externáliákkal is, például az üvegházhatású gázok kibocsátásával vagy az energiaigénnyel stb. is.
Együttműködés a beszállítókkal
Ugyanilyen fontos a beszállítókkal való együttműködés. A beszerzési osztályoknak elemi érdeke, hogy beszállítóik termékismeretére, piaci ismereteire és a birtokukban lévő összes adatra támaszkodjanak. Együtt olyan testre szabott megoldásokat tudnak kialakítani, amelyek optimális minőségi szinten képesek a vállalat igényeit a lehető legjobban kielégíteni.
Végső soron ez a megközelítés a lean filozófián alapul. A túlzott minőség a „pazarlás” egy fajtája, mivel erőforrásokat fogyaszt, de nem ad hozzáadott értéket a végfelhasználónak. A lean filozófia célja, hogy megszabaduljon mindentől, ami felesleges a vállalat teljesítményének és jövedelmezőségének javítása szempontjából.
A minőségi berendezések és termékek előnyei
A vállalat számára vásárolt berendezések, termékek és szolgáltatások megfelelő minőségi szintjének kiválasztásával a beszerzési osztályok sokat nyerhetnek.
A jövedelmezőség javítása
A legelső előny természetesen gazdasági. A megfelelő minőségű berendezésekkel, termékekkel és szolgáltatásokkal a vállalatok minimalizálják a felesleges kiadásokat, megőrzik pénzügyi forrásaikat és javítják a hosszú távú jövedelmezőséget.
A versenyképesség fokozása
A megtakarításoknak köszönhetően a cégek ezeket az erőforrásokat kutatás-fejlesztésre, új projektekre vagy szerkezeti fejlesztésekre is átcsoportosíthatják. Így erősíthetik versenyképességüket és így különböztethetik meg magukat a piacon.
Hatékonyság növelése
A megfelelő termékek kiválasztásával a vállalatok működési hatékonyságot is növelnek. Megszabadulnak a hírhedt erőforrás-, idő- és energiapazarlástól. A folyamatok optimalizálva vannak, ezáltal javítva a szervezet általános termelékenységét.
Agilitás elősegítése
A megfelelő termékek jó alapot adnak egy agilis cégnek. Azzal, hogy olyan megoldásokat választanak, amelyek pontosan megfelelnek az igényeiknek, a vállalatok nagyobb rugalmasságot biztosítanak maguknak. Ez lehetővé teszi számukra, hogy gyorsabban alkalmazkodjanak a piaci ingadozásokhoz vagy a változó vásárlói igényekhez. Ez jelentős eszköz az új lehetőségek megragadásához, miközben csökkenti az aránytalan befektetésekkel járó kockázatokat.
Mint látható, a minőségre való törekvésnek nem kell automatikusan túlzott minőséghez vezetnie. A működési igényeknek pontosan megfelelő berendezések, termékek és szolgáltatások választásával a beszerzési osztályok jelentős megtakarításokat érhetnek el, miközben garantálják az optimális teljesítményt.
1 Az egyéni védőfelszerelésekre és az elektromos termékekre 3 év garancia érvényes. A fogyóeszközökre és a romlandó termékekre nem vállalunk garanciát.
