A gyártáshoz, termeléshez kapcsolódó beszerzések, melyek a legnagyobb költséget jelentik, általában centralizáltak európai, sőt még világszinten is. Ez általánosságban például az alapanyagokra vagy termelőeszközökre vonatkozik. Ugyanakkor van számos olyan közepes és nagyvállalat, mely még nem alkalmaz centralizált stratégiát az indirekt beszerzések racionalizálásra. Ennek oka általában az, hogy ezt a beszerzési kategóriát – melyet (helytelenül) nem stratégia beszerzésnek tekintenek – általában kevésbé strukturált gazdálkodás jellemzi. Ugyanakkor a folyamat egészen egyszerű és valódi megtakarításokat eredményezhet.
Termékek és felhasználásuk egységesítése
Az indirekt beszerzéssel érintett termékeket hosszú éveken keresztül helyben vásárolták. Ez a decentralizált stratégia lehetővé tette minden telephely számára, hogy a szükséges termékeket a saját gyakorlatának megfelelően szerezze be a választott beszállítóktól.
Körülbelül húsz év alatt – a nagy gyártók és forgalmazók ösztönzésére – ezek a termékek egységessé formálódtak. Napjainkban számos indirekt beszerzési kategóriában összeállítható egy olyan alap európai termékkínálat, mely biztosítani tudja a termékkategóriákban található tételek 80%-át. Ennek megfelelően a vállalkozások minden európai telephelye számára azonos felételek mellett szerződhetnek le a beszállítókkal.
Ezt a termékegységesítést a beszállítók termékkínálatának összevonása is kísérte. Az irodaszerek piaca volt az előhírnök ezen a területen. Jelenleg teljes Európát lefedő forgalmazókat találunk az ipari ellátás, általános karbantartás és csomagolás területén. Ezen forgalmazók olyan szervezetet alakítottak ki, mely a legtöbb országban támogatni tudja a európai keretmegállapodások iránt elkötelezett a vevőiket. Az egységes ajánlat mellett, több logisztikai központtal is rendelkeznek ezen kereskedők, ami lehetővé teszi számukra, hogy kiterjedt területen működjenek.
Az európai keretmegállapodás megvalósításának előnyei
Az ilyen szerződéskötésnek két fő előnye van: költségcsökkentés és hatékonyságnövelés.
Költségcsökkentés
A keretmegállapodásokkal a vállalkozások egyik fő célja, hogy beszerzéseiket és a tárgyalások során létrejött mennyiségi engedményeiket racionalizálják a méretgazdaságosság elérése céljából. Más szóval a mennyiség növelésével a termék egységnyi önköltségének csökkenését eredményezi. Tapasztalataink szerint a beszerzési költségek közel 30%-os csökkenését mutatják az olyan vállalkozások, amelyek európai centralizált beszerzési stratégiát alkalmazták az indirekt beszerzésüknél. Ez az eredmény valóban megéri a fáradságot!
Hatékonyságnövelés
A beszerzési osztály szerződéskötési folyamatainak összevonása csökkenti az adminisztratív terheket minden olyan telephelyen, ahol azonos üzletágak működik. Az ilyen jellegű egységesítés jelentős idő- és pénzmegtakarítást jelent a vállalkozások számára, melyet megkönnyítenek az e-procurement megoldások, sőt ezen új generációs beszerzési eszközök bevezetése hozzájárulhat a termelékenység és minőség javításához is. Ezen szemlélet akkor kap kiemelt jelentőséget a vállalkozások életében, amikor indirekt beszerzésre kerül sor, mivel ezen területen a folyamatok ritkán kerülnek optimalizálásra, így a beszerzések rejtett költségei elkerülhetetlenül növelik a teljes életút költségét (TCO).
Bevezetés, a keretmegállapodás kulcsfontosságú pillanata
Az európai keretmegállapodások sikere – hasonlóan a beszállítók számának racionalizálásához – azon múlik, hogy képesek vagyunk-e megtalálni a megfelelő egyensúlyt a legjobb beszerzési gyakorlatok és a kollégák ösztönzése között. A legnehezebb rész a tárgyalások után, a szerződés aláírásakor kezdődik, amelyet a bevezetési szakasz követ.
Beszerzési vezetőként Önnek meg kell győznie minden telephelyet arról, hogy ne rendeljenek többet helyi beszállítóiktól, hanem a központi szervezet által jegyzett, indirekt beszállító partnert keressék meg. Előfordulhat, hogy a tárgyalások során egyeztetett kedvezmény alacsonyabb, mint a helyi beszállítótól kialkudott. Ebben az esetben meg kell tanítani és kommunikálni kell a kollégák számára a teljes önköltség fogalmát. Helyi támogatás nélkül a „maverick” (alkalmi) kiadások kockázata megduplázódhat, elkerülhetetlenül megnövelve a teljes életút költséget az érintett termékeknél és szolgáltatásoknál, ugyanakkor lelassítva a beszerzési folyamatokat.
A maverick kiadás meghatározása
A maverick kiadás áruknak és/vagy szolgáltatásoknak a beszerzési politikában meghatározott folyamatokon kívüli beszerzését jelenti. A vállalkozásoknak gyakran sürgősen szükségük van ezekre a termékekre és szolgáltatásokra a mindennapos életük megoldásához. Mivel ezek a kiadások jelentős rejtett költségekkel járnak, a vállalkozások több mint háromnegyede kiemelten kezeli a maverick kiadások csökkentését1.
A digitális technológiát és a kapcsolatokat kombináló nyertes stratégia
A keretmegállapodások bevezetése valódi kihívás, melyet két eszköz segítségével lehet megvalósítani.
Digitális eszközök
Egy olyan vállalkozás, mely európai keretmegállapodást vezet be, alapvetően érdekelt abban, hogy egységes, közös rendelési eszközzel rendelkezzen. Függetlenül attól, az adott beszállító weboldaláról vagy egy e-procurement megoldásról van-e szó, fontos, hogy ez az elsődlegesen preferált eszközzé váljon minden felhasználó számára. Az ilyen megoldás megkönnyíti és felgyorsítja a beszerzési eljárásokat, ugyanakkor lehetővé teszi a beszerzési osztályok számára, hogy nyomon kövessék költéseiket. Az utóbbi megoldás biztosítani tudja az adott keretmegállapodás megfelelő alkalmazását vagy szükség esetén korrekciós műveletek elvégzését.
Kapcsolati szemlélet
A vállalkozás csak nyerhet, ha igénybe veszi a beszállító támogatását a bevezetési időszakban. Azaz kéri a beszállító helyi értékesítési csapatának, marketing osztályának a támogatását.
Munkájuk részeként népszerűsítik a kialkudott szerződési feltételeket (ajánlati részletek, kedvezmények, szállítási határidők stb.) és azok előnyeit a felhasználók körében. Ez történhet akár helyszíni látogatás, telefonos hívás vagy elektronikus levelezés formájában is . A beszállítói csapat akár rendszeresesen visszajelzésket is tud biztosítani a beszerzési osztályok számára folyamat nyomonkövetése céljából.
A centralizált európai indirekt beszerzési stratégia alkalmazása kulcsfontosságú optimalizálási eszköz az Ön beszerzési csapata számára, mely garantálja a beszállítói portfólió jobb kezelését, csakúgy mint a kondíciók és a biztosított szolgáltatások nyomonkövethetőségét. Az ilyen jellegű szemléletváltást követően beszerzési osztály további lépéseket tehet az indirekt beszerzés optimalizálása felé.
Töltse le az európai beszállítók választásának 5 legfontosabb előnyét bemutató infografikánkat!
1 Basware & The Hackett Group, Érzékelés kontra realitás: A maverick kiadásokról szóló jelentés, 2018
