A mai globalizált világban a nemzetközi beszerzés a vállalati beszerzési stratégiák szerves részévé vált. Azonban az áruk és szolgáltatások beszerzése különböző országokbeli beszállítóktól továbbra is összetett folyamat. Ezt a folyamatot tökéletesen kell kezelni a megfelelő kockázatkezelés biztosítása és az előnyök maximalizálása érdekében.
1. lépés: Az alapok előkészítése
A nemzetközi beszerzés első lépése a vállalaton belüli megközelítés és cselekvési terv strukturálása. A projekt operatív megvalósítása előtt elengedhetetlen a megfelelő előkészítés.
A beszerzési osztályok különböző eszközökre támaszkodhatnak:
- Az 5 kérdésből álló kérdésmátrix (ki, mit, hol, mikor, miért, hogyan) segít strukturálni a terveket. Magában foglalja a kulcsfontosságú információk összegyűjtését, majd a végrehajtandó intézkedések és a bevonandó vállalati osztályok azonosítását. Ez biztosítja, hogy ne feledkezzen meg a projekt sikeréhez elengedhetetlen elemekről.
- A SWOT-analízis (erősségek, gyengeségek, lehetőségek, veszélyek) fontos eszköz a stratégia meghatározásához és a potenciális piacok kiválasztásához. A vállalat erősségeinek és gyengeségeinek, valamint a környezetében rejlő lehetőségeknek és veszélyeknek az azonosításával meghatározhatja a kulcsfontosságú sikertényezőket.
2. lépés: Az igények meghatározása
A második lépésben a vállalat világosan és pontosan meghatározza igényeit. Ez specifikációk létrehozásában testesül meg, amelyek lehetővé teszik a nyersanyagokkal, termékekkel és/vagy szolgáltatásokkal kapcsolatos összes konkrét követelmény egyértelmű részletezését, miközben biztosítják a logisztikai dimenzió integrálását. Ezt legtöbbször pontosan lefordítják angolra, hiszen egy ilyen átfogó dokumentum megkönnyíti és biztosítja a nemzetközi beszerzést.
A termékspecifikációk tipikus elemei:
- Részletes jellemzők (méret, anyag, méretek, színek, alkatrészek stb.);
- Alkalmazandó előírások és tanúsítványok (CE-jelölés, termékszabványok stb.);
- Kívánt mennyiségek;
- Szállítási ütemtervek, feltételek és határidők (Incoterms);
- Árak és fizetési feltételek;
- Mintaigénylések.
3. lépés: A forrásország(ok) kiválasztása
E harmadik lépés során a beszerzési csapat meghatározza, hogy mely országok tudnák potenciálisan szállítani a kívánt anyagokat, termékeket és/vagy szolgáltatásokat. Ezekben az országokban fogják elvégezni a beszállítói kutatást.
A forrásország(ok) kiválasztása nem triviális, mivel befolyásolja a beszállítók kínálatának költségeit, minőségét és elérhetőségét. Antoine Compin, a Manutan France ügyvezető igazgatója ezt így magyarázza: „Amikor Európában vagy Franciaországban gyártott termékeket keresünk, […] olyan termékeket keresünk, amelyek jó, vagy akár nagyon jó minőségűek, de amelyek ára ezzel együtt magasabb is lehet. Ennek van egy fontos előnye, mégpedig az, hogy egy jó minőségű termék könnyebben értékesíthető a használt termékek piacán.”
A forrásország meghatározásához három fő kiválasztási kritérium tartozik:
- Az elérhetőség magában foglalja a fizikai tényezőket (ország távolsága, éghajlat, közlekedési infrastruktúra), a gazdasági és politikai tényezőket (valuta, kormányzat stabilitása), a tarifális akadályokat (vámok), a nem tarifális akadályokat (beszerzendő dokumentumok) és a társadalmi-kulturális tényezőket (nyelvi akadályok).
- A potenciál, amely magában foglalja a gazdasági adatokat (kereskedelmi mérleg, export/GDP arány, gazdaságpolitika), valamint a keresett termékek piaci dimenzióját.
- A biztonság, ameyl magában foglalja az országra jellemző összes kockázatot (a gazdasági helyzet sebezhetősége, devizalikviditási válság kockázata, külső adósság, bankszektor törékenysége, a vállalatok fizetési magatartása stb.).
4. lépés: Beszállítók keresése
A nemzetközi beszerzés negyedik lépése a piac felkutatása, hogy megtalálják a kérésnek legmegfelelőbb beszállító(ka)t. Előzetesen a beszerzési osztály konzultál a belső ügyfeleivel, hogy megállapodjanak a keresési kritériumokban, és így optimalizálják a felkutatási időt.
A beszállítók kereséséhez számos eszköz áll rendelkezésre: Természetesen az internet, de szakmai címtárak, nemzetközi szakvásárok, piacterek vagy speciális közvetítők is. Nem is beszélve a hivatalos szervezetek, például a nagykövetségek és a kereskedelmi kamarák szolgáltatásairól. Mindezek a hálózatok értékes kapcsolatokhoz biztosítanak hozzáférést a legjobb üzleti partnerek azonosításához.
5. lépés: Beszállítók értékelése
A beszerzési osztálynak ezután választania kell a különböző azonosított potenciális beszállítók közül. Ezt a korábban meghatározott kritériumok alapján teszik. Nemzetközi beszerzés esetén a beszállítók minősítésének különösen aprólékosnak kell lennie. Ez magában foglalhatja a teszteket, a termékellenőrzést, a helyszíni látogatásokat, de mindenekelőtt a várható importköltség kiszámítását.
Thomas Körber, a Twentei Egyetem doktorandusza lenyűgöző tanulmányt végzett a nemzetközi beszerzésről. Ez három fő döntési tényezőt emel ki, amelyek mérvadóak a nemzetközi beszállítók kiválasztásában:
- A beszállító telephelye;
- A termék minősége;
- Erős kapcsolat a vevő és a beszállító között.
Miután a beszállító(ka)t kiválasztották, a vállalat belép a tárgyalási és szerződéskötési szakaszba.
Beszállítók értékelési kritériumai:
- Pénzügyi stabilitás;
- Piaci pozíció;
- Minőségpolitika és tanúsítványok;
- Munkanyelv;
- Beszerzési feltételek;
- Exporttapasztalat;
- Kereskedelmi képviselők helyi jelenléte;
- Logisztikai menedzsment;
- Garanciális feltételek;
- Termelési erőforrások;
- Csomagolási rendszerek.
6. lépés: A teljesítmény előmozdítása
Az utolsó lépés a projekt monitorozásából és ellenőrzéséből áll. Ez magában foglalja az operatív irányítási eszközök bevezetését a beszállítók értékelésére.
Minden vállalat feladata meghatározni a cselekvési tervét, azaz az értékelés célját, gyakoriságát és kritériumait. Lehetőség van az elmúlt év eredményeinek áttekintésére, de a kapcsolat minőségének, a szolgáltatási hiányosságok, vagy a beszállítók erősségeinek és fejlesztendő területeinek rendszeres mérésére is.
A sikeres együttműködés kulcsa a kiegyensúlyozott kereskedelmi kapcsolatban rejlik. A beszállítók teljesítménye mellett a beszerzési osztály az elégedettségüket is értékelheti. Ez lehetőséget ad arra, hogy hangot adjanak nekik a fejlődés dinamikájában, egy mindenki számára előnyös fejlődéssel.
Ahogy látható, a nemzetközi beszerzés különösen összetett. A szokásos piaci kihívásokhoz hozzáadódnak az egyes országokra jellemző jogszabályokkal, pénzügyekkel és kultúrával kapcsolatos egyéb kihívások is. Ezenkívül a globális ellátási lánc optimalizálásáról és biztosításáról is szó van a fizikai távolságok ellenére. Ezért a nemzetközi beszerzési projektek szigorú és strukturált megközelítést igényelnek a vállalaton belül. Így alakíthat ki a beszerzési vezető és csapata szilárd partnerségeket, amelyek az értékteremtésre összpontosítanak.
