Ahogy az ellátási láncok egyre összetettebbé válnak, és a verseny egyre fokozódik, a beszerzési osztályoknak újra kell gondolniuk tevékenységüket. A mesterséges intelligencia és a digitális eszközök új korszakot nyitnak: az intelligens beszerzés korszakát. Ez a forradalom átalakítja a gyakorlatokat, javítja a teljesítményt és megkönnyíti a döntéshozatalt. De hogyan hozhatja ki belőle a legtöbbet? Ebben a cikkben egy strukturált ütemtervet javasolunk beszerzési stratégiájának optimalizálásához és az átalakulás fenntartható megkezdéséhez.
Az intelligens beszerzésben rejlő kihívások és ígéretek
Ahogy a digitális átalakulás alapvető stratégiai eszközzé válik, úgy lesz az intelligens beszerzés a teljesítmény és a rugalmasság egyik pillére. Fedezzük fel ennek az új megközelítésnek az alapjait és konkrét előnyeit.
Mi az intelligens beszerzés?
Ma már az intelligens beszerzés nem korlátozódik pusztán automatizált vagy digitalizált folyamatokra, hanem attól sokkal komplexebb. A beszerzési adatok finomhangolására, a mesterséges intelligencia algoritmusokra és a prediktív elemző eszközökre támaszkodik, amelyek mindegyike együttműködő és összekapcsolt platformokba integrálódik. A cél már nem egyszerűen egy megrendelés végrehajtása, hanem a beszerzési ciklus minden szakaszának előrejelzése, optimalizálása és biztosítása, a beszerzéstől a beszállítók felügyeletéig.
Mindez illeszkedik az általános teljesítmény logikájába:
- Költségek optimalizálása;
- A beszerzés megbízhatóvá tétele;
- Átfutási idők csökkentése;
- Beszállítói kapcsolatok megerősítése.
Más szóval, a vevő stratégiai döntéshozóvá válik, felvértezve olyan intelligens eszközökkel, amelyek valós idejű látásmódot és fokozott cselekvési kapacitást kínálnak.
AI és adatok a teljesítmény szolgálatában
A mesterséges intelligencia integrációja átalakítja a beszerzéskezelés módját. A gépi tanulási modelleknek köszönhetően ma már lehetséges a költési minták automatikus osztályozása, az igények pontos előrejelzése vagy az odafigyelést igénylő jelek észlelése az ellátási láncban.
Ez a képesség, hogy az adatokat cselekvésre ösztönző információkká alakítsák, lehetővé teszi a beszerzési osztályok számára, hogy gyorsabb, megbízhatóbb döntéseket hozzanak, amelyek jobban igazodnak a vállalati kihívásokhoz. Például a dinamikus irányítópultok lehetővé teszik a költségmegtakarítási források vagy a felmerülő beszállítói kockázatok azonnali azonosítását.
„A digitális technológia áll az ügyfeleink számára kínált értékajánlatunk középpontjában. Digitális megoldásokat és személyre szabott szolgáltatásokat kínálunk, amelyek segítik fő beszerzőinket vagy beszerzési funkcióink vezetőit abban, hogy tevékenységeiket hatékonyabbá, fenntarthatóbbá és optimalizáltabbá tegyék”1 – mondja Évelyne Mercier, a Manutan Group pénzügyi igazgatója.
Miért alkalmazzunk most proaktív megközelítést?
Azok a vállalatok, amelyek ma integrálják az intelligens beszerzési stratégiát, fenntartható versenydinamikában helyezkednek el. Mérhető pénzügyi haszonnal járnak, de a piaci bizonytalanságokkal szembeni jobb rugalmasságból is profitálnak, különösen a zavarok előrejelzése, a beszállítói kockázatok kezelése vagy a készletek optimalizálása révén.
Ennek a proaktív megközelítésnek az alkalmazása azt is jelenti, hogy a beszerzési csapatokat felruházzuk olyan eszközökkel, amelyek növelik a hozzáadott értéküket, és valódi partnerekként pozicionálják őket a vállalati stratégiában.
Nyerő stratégiák az intelligens beszerzés optimalizálásához
Az intelligens beszerzésre való áttérés azt jelenti, hogy újra kell gondolni a gyakorlatokat az operatív teljesítmény, az agilitás és a stratégiai érték ötvözése érdekében. Íme három alapvető eszköz, amellyel a legtöbbet hozhatja ki ebből az evolúcióból.
Az automatizálásra való összpontosítás az alacsony hozzáadott értékű feladatok kiküszöbölése érdekében
Az automatizálás az intelligens beszerzés alapja. Az ismétlődő feladatok, például a számlázás, a megrendelések rögzítése vagy a szállítólevelek manuális ellenőrzésének kiküszöbölésével a beszerzési csapatok energiájukat az elemzésre, a stratégiára és a beszállítói kapcsolatokra összpontosíthatják.
A mesterséges intelligencián és az RPA-n (robotizált folyamatautomatizálás) alapuló eszközök mostantól lehetővé teszik a zökkenőmentes beszerzési folyamatok bevezetését. Eredmények: az átfutási idők jelentős csökkenése, az emberi hibák kiküszöbölése és jelentős termelékenységnövekedés. Ez az automatizálás időt szabadít fel a magasabb hozzáadott értékű feladatokra, például a piaci információk gyűjtésére vagy a rendszeres folyamatfejlesztésre.
Adatok integrálása minden döntésbe
Egy beszerzés intelligenciája azon múlik, hogy képes-e megbízható, strukturált és hasznosítható adatokon alapulni. A prediktív analitikai megoldásoknak köszönhetően lehetővé válik a beszállítók szegmentálása, az igények előrejelzése vagy a költségek dinamikus optimalizálása. Az intelligens beszerzés már nem hagy teret pusztán az intuíciónak: minden döntést precíz mutatók, automatizált riasztások és valós idejű irányítópultok támogatnak. Ez a megközelítés lehetővé teszi a stratégiák folyamatos módosítását és a gyors reagálást a piaci trendekre reagálva.
Az emberek és a mesterséges intelligencia közötti együttműködés újragondolása
A mai vásárló a mesterséges intelligenciára támaszkodik döntéshozatalának gazdagításában. Az AI platformok, a chat alkalmazások, a virtuális asszisztensek és az ajánlómotorok értékes segítséget nyújtanak a szerződések megfogalmazásában, a pályázatok kiírásában vagy a beszerzési feltételek tárgyalásában.
„A működési teljesítmény elengedhetetlen, vagyis az a képesség, hogy racionalizáljuk a termék vagy szolgáltatás tervezésének, gyártásának és a végfelhasználónak történő szállításának módját. Ez lehetővé teszi a minőségi problémák, a hibák és a visszaküldések elkerülését, miközben elégedett az ügyféllel és a lehető legalacsonyabb költségeket generálja.”2 – mondja Murielle Cagnat-Fisseux, a Stella Partners alapítója és vezérigazgatója.
Az emberek és a gépek közötti szinergiával az intelligens beszerzés nagy hatású átalakulás motorjává válik az egész vállalat számára.
Fenntarthatóbb, agilisabb és ellenállóbb intelligens beszerzési funkció felé
Egy instabil, erős gazdasági nyomásnak kitett környezetben az intelligens beszerzés stratégiai eszközként jelenik meg egy olyan beszerzési funkció kiépítéséhez, amely képes ötvözni a teljesítményt, a felelősségvállalást és az alkalmazkodóképességet. Így lehet konkrét alapokat lerakni.
Kockázatok és bizonytalanságok kezelése prediktív mesterséges intelligencia segítségével
A geopolitikai bizonytalanságok, a nyersanyaghiány és a logisztikai zavarok arra kényszerítik a vállalatokat, hogy megerősítsék az ellátási lánc ellenálló képességét. A prediktív mesterséges intelligencia itt értékes eszközként jelenik meg: több millió adatpont (pénzügyi, környezeti, társadalmi stb.) kereszthivatkozásával lehetővé teszi a gyenge jelek észlelését, a zavarok előrejelzését és a válságforgatókönyvek szimulálását.
Így a beszerzési osztályok előre reagálhatnak, kiigazíthatják beszerzési stratégiáikat és biztosíthatják működésüket. Ez a proaktív megközelítés a bizonytalanságot versenyelőnnyé alakítja, ami az intelligens beszerzés egyik pillére.
A teljesítmény és a felelősség összeegyeztetése
Manapság az intelligens beszerzés már nem csak a költségek optimalizálásáról szól. A szervezeteknek mostantól meg kell felelniük a fenntarthatósági, átláthatósági és etikai követelményeknek. A mesterséges intelligencia és a fejlett analitikai megoldások megkönnyítik a felelős beszállítók kiválasztását, szénlábnyomuk felmérését vagy az ESG-kritériumok (környezeti, társadalmi, irányítási) nyomon követését.
Az intelligens beszerzés így a forrástól kezdve felelősségteljes dimenziót integrál, összhangban a vállalat társadalmi felelősségvállalási kötelezettségvállalásaival. Ez erősíti a márkaimázst, de a fenntartható beszerzésre vonatkozó szigorúbb szabályozási szabványoknak való megfelelést is.
A készségek fejlesztése és a munkavállalók bevonása
Az intelligens beszerzés sikere az új eszközök és módszerek alkalmazásának képességétől is függ. Az alkalmazottak készségfejlesztése az adatok, a mesterséges intelligencia, az elemzés vagy a változásmenedzsment területén elengedhetetlen ezen technológiák teljes potenciáljának kiaknázásához.
Nem csak az eszközök integrálásáról van szó, hanem a beszerzési kultúra fejlesztéséről egy analitikusabb, agilisabb és hatásorientáltabb megközelítés felé. Ezen feltétel mellett lesz az átalakulás fenntartható és értéket teremtő az egész szervezet számára.
Az intelligens beszerzés bevezetése azt jelenti, hogy egy kulcsfontosságú funkciót a teljesítmény, az agilitás és a fenntarthatóság valódi mozgatórugójává alakítunk. A technológia, az adatok és a stratégiai vízió kombinálásával a vállalatok megalapozottabb és rugalmasabb döntéseket hozhatnak egy folyamatosan változó világban.
1 Évelyne, MERCIER (Chief Financial Officer, Manutan France), Le débat, SMART @WORK, 4 May 2024, 22 min, B-Smart, [https://www.bsmart.fr/video/24206-smart-work-04-mai-2024]
2 Murielle, CAGNAT-FISSEUX (Founder and Chief Executive Officer, Stella Partners), Le débat, SMART @WORK, 15 January 2022, 28 min, B-Smart, [https://www.bsmart.fr/video/11207-smart-work-emission-15-janvier-2022]
