A szállítói számlakezelés központi szerepet játszik a kiadáskezelésben, a szabályozási megfelelésben és a beszállítói kapcsolatok javításában.
Miért kiemelt terület a szállítói számlakezelés?
A szállítói számlakezelés a szállítók által kiállított számlák fogadásával, rögzítésével, feldolgozásával és kifizetésével kapcsolatos összes műveletre vonatkozik. Minden szállítói számlának kötelező információkat kell tartalmaznia, és pontos formátumnak kell megfelelnie a számviteli és pénzügyi érvényességének garantálása érdekében.
A szállítói számla egyben egy kereskedelmi dokumentum is, amely igazolja az áruk leszállítását vagy a szolgáltatás teljesítését. Kötelező információkat tartalmaz, például:
- A számlaszám;
- A kiállítás dátuma;
- A szállított termékek vagy szolgáltatások leírása;
- A fizetendő összeg;
- ÁFA-tartalom;
- Fizetési feltételek;
- A vevő és a szállító adatai.
Milyen kihívások és problémák merülnek fel a szállítói számlakezeléssel kapcsolatban?
A szállítói számlák kezelése számos kihívást jelent a vállalatok számára, különösen a költséginfláció és a működési teljesítmény keresése kapcsán.
A pénzügyi és számviteli szabályozások összetettsége
A vállalatoknak szigorú pénzügyi és számviteli szabályozásoknak kell megfelelniük. Minden számlának kötelező információkat kell tartalmaznia, különben elutasításra kerülhet az ellenőrzés során. Ezen szabályok be nem tartása pénzügyi szankciókhoz és vitákhoz vezethet mind az adminisztráció, mind pedig az adózás során.
A fizetési késedelmekhez és hibákhoz kapcsolódó kockázatok
A fizetési késedelmek jelentős kockázatot jelentenek a vállalat pénzforgalmára nézve, és késedelmi büntetésekhez vezethetnek. Az adatbeviteli, egyeztetési vagy számlaérvényesítési hibák gyakoriak a manuális folyamatokban, és további költségeket, sőt feszültségeket is okozhatnak a beszállítókkal.
A beszállítói kapcsolatokra gyakorolt hatás
A számlakezelés minősége közvetlenül befolyásolja a beszállítókkal való kapcsolatokat. Az ismétlődő késedelmek vagy hibák ronthatják a bizalmat, meghosszabbíthatják a szállítási időket, vagy akár az együttműködés megszakadásához is vezethetnek. Ezzel szemben a gördülékeny és átlátható számlakezelés erősíti a vállalat hitelességét, és elősegíti a tartós partnerségeket.
Mi a szállítói számlák kezelésének szabályozási kerete?
A szállítói számlák kezelését jogszabályok írják elő, amelyek célja az átláthatóság, a nyomon követhetőség és a tranzakciók megfelelőségének garantálása.
2014/55/EU irányelv az elektronikus számlázásról
Ez az irányelv 2019 áprilisa óta írja elő az Európai Unió nyilvános piacain lebonyolított tranzakciók digitalizálását. Célja az elektronikus számlaformátumok harmonizálása és automatizált feldolgozásuk egyszerűsítése, ezáltal csökkentve a határidőket és az adminisztratív költségeket a vállalatok számára.
ViDA projekt (ÁFA a digitális korban)
Az Európai Bizottság által kezdeményezett ViDA projekt célja az ÁFA-szabályok korszerűsítése a digitális korban. Nevezetesen előírja az elektronikus számlázás kötelezettségét a B2B tranzakciók esetében, az ÁFA-bevallás automatizálását és az ellenőrzések megerősítését.
Egyedi kötelezettségek
A digitalizáción túl a vállalkozásoknak pontos kötelezettségeket kell betartaniuk:
- Kötelező információk minden számlán;
- Fizetési határidők betartása;
- A számlák biztonságos archiválása a törvényben meghatározott ideig;
- A biztonsági és titoktartási szabályok betartása az adatfeldolgozás során.
Bevált gyakorlatok a szállítói számlakezelés optimalizálására
A szállítói számlakezelés optimalizálása olyan jó gyakorlatok alkalmazásán alapul, amelyek célja a folyamat megbízhatóbbá tétele, a költségek csökkentése és az általános teljesítmény javítása.
A szállítói számlakezelési folyamat szabványosítása
A szabványosítás minden számlához egyértelmű és reprodukálható lépések meghatározását jelenti:
- A számla átvétele (papíron vagy elektronikusan);
- A megfelelőség és a kötelező információk ellenőrzése;
- Az illetékes osztályok (beszerzés, számvitel, vezetés) általi validálás;
- A számviteli rendszerben történő rögzítés és könyvelés;
- A szerződéses határidőknek megfelelő fizetés;
- A számla biztonságos archiválása.
Ez a megközelítés segít korlátozni a hibák kockázatát és garantálja az egyes műveletek nyomon követhetőségét.
Automatizálás és digitalizálás
Az ismétlődő feladatok (adatbevitel, egyeztetés, validálás) automatizálása kezelőszoftver vagy elektronikus számlázási megoldások segítségével lehetővé teszi:
- A feldolgozási idők csökkentése;
- Az emberi hibák kockázatának csökkentése;
- A folyamatban lévő számlák és a pénzügyi kötelezettségvállalások láthatóságának javítása;
- A dokumentumokhoz való hozzáférés és archiválás egyszerűsítése.
A tranzakciók digitalizálása alapvető fontosságú a hatékonyság növelése és a szabályozási kötelezettségek teljesítése érdekében, ahogy azt Antoine COMPIN, a Manutan France ügyvezető igazgatója is kiemelte: „A digitalizáció lehetővé teszi számunkra a folyamatok fejlesztését és automatizálását, ami időt takarít meg és korlátozza a hibalehetőségeket. Felgyorsítja az információátadást a szállítóval vagy az ügyféllel, például egy megrendelés, egy számla vagy egy reklamáció esetében.”
A csapatok képzése és tudatossága
Egy optimalizálási projekt sikere a támogató csapatoktól függ. Elengedhetetlen a következők:
- A munkatársak képzése az új eszközökre és folyamatokra;
- A megfelelőségi és biztonsági kérdések tudatosítása;
- Rendszeres ellenőrzések bevezetése az anomáliák észlelése és gyors kijavítása érdekében.
Milyen megoldásokat válasszunk a szállítói számlakezelés optimalizálására?
A szállítói számlakezelés digitalizálása különféle eszközökre támaszkodik, a vállalat méretétől és digitális érettségi szintjétől függően. A főbb elérhető megoldások a következők:
- OCR (optikai karakterfelismerés): papír vagy PDF számlák olvasásának automatizálásához;
- EDI (elektronikus adatcsere): strukturált és biztonságos cseréhez;
- SaaS platformok a számlakezeléshez.
A számlakezelési megoldások integrálása az ERP (vállalati erőforrás-tervezési) rendszerekkel elengedhetetlen az adatok konzisztenciájának és megbízhatóságának garantálásához. Ez lehetővé teszi:
- Automatizált egyeztetést a beszerzési megrendelések, bizonylatok és számlák között;
- Globális láthatóságot a kötelezettségvállalások és a pénzforgalom felett;
- A manuális feladatok és a hibakockázatok csökkentését.
Milyen lépéseket kell követni a szállítói számlakezelés optimalizálásához?
A szállítói számlakezelés sikeres optimalizálásához célszerű több egymást kiegészítő lépésből álló megközelítést követni:
1. A meglévő helyzet elemzése: a számlafolyamatok feltérképezése, a szűk keresztmetszetek azonosítása;
2. Célok meghatározása: a fizetési határidők csökkentése, a hozzáadott érték növelése;
3. A megfelelő eszközök kiválasztása: a mennyiség, a költségvetés és a belső korlátok szerint;
4. Kiválasztott megoldások megvalósítása: konfiguráció, tesztelés, képzés;
5. Eredmények mérése: KPI-k (feldolgozási költség, átlagos idő, hibaarány) monitorozása;
6. Folyamatos fejlesztés: a felhasználói visszajelzések integrálása, a folyamat fejlesztése.
Esettanulmány: a szállítói számlák kezelésének digitalizálása egy vállalatnál
Egy középvállalkozás, amely egyre növekvő mennyiségű szállítói számlával (körülbelül évi 10.000) szembesült, addig a teljes számlafeldolgozást manuálisan kezelte: papíralapú számlák vagy PDF formátumú dokumentumok e-mailben történő fogadása, manuális adatbevitel a könyvelőszoftverbe, fizikai validálás különböző osztályok által, majd papíralapú archiválás. Ez a művelet a következőket eredményezte:
- Magas költségek: számlánként 14-20 euró;
- Fizetési késedelmek és feszültségek a szállítókkal;
- Hiba- és dokumentumvesztési kockázatok;
- A pénzforgalom és a pénzügyi kötelezettségvállalások átláthatatlansága.
A vállalat digitalizációs és automatizálási megoldást vezetett be a szállítói számlák feldolgozására, amely integrálva volt az ERP rendszerével. A főbb lépések a következők voltak:
1. Központosított átvétel egyetlen platformon, minden formátum boztosításával (papír, PDF, EDI);
2. A kulcsfontosságú adatok automatizált kinyerése OCR (optikai karakterfelismerés) segítségével: számlaszám, összeg, ÁFA, szállító stb.;
3. Digitális validálás automatizált munkafolyamattal és riasztásokkal késés vagy rendellenesség esetén;
4. Intelligens egyeztetés a beszerzési és szállítási megrendelésekkel, eltérések esetén automatikus blokkolással;
5. Biztonságos elektronikus archiválás, amely bármikor elérhető;
6. Valós idejű monitorozás irányítópultokon keresztül (határidők, hibák, függőben lévő számlák…).
Az elért eredmények a következők:
- Költségek csökkenése 2-5 euróra számlánként;
- Kétszer gyorsabb feldolgozás: validálás kevesebb mint 24 órán belül;
- Kevesebb hiba: duplikációk kiküszöbölése, automatizált ellenőrzések;
- Optimalizált pénzforgalom: időben történő kifizetések, jobb láthatóság;
- Megerősödött beszállítói kapcsolatok: kevesebb vita, nagyobb bizalom;
- Időmegtakarítás a csapatok számára, a hozzáadott értékű feladatokra való átirányítás.
Az automatizált számlafeldolgozás költségmegtakarítást, a folyamatok gyorsítását, az adatmegbízhatóság javítását és a beszállítói kapcsolatok fejlesztését tette lehetővé.
A beszállítói számlák kezelésének optimalizálása fontos stratégiai eszköz minden olyan vállalat számára, amely szeretné kézben tartani költségeit, növelni a hatékonyságot és javítani beszállítói kapcsolatainak minőségét. A digitalizáció, az automatizálás és a csapatok képzése mind kulcsfontosságú sikertényezők ehhez az átalakuláshoz.
