Egy olyan környezetben, ahol a vállalatok folyamatosan törekednek versenyképességük javítására, a beszerzési folyamat stratégiai szerepet játszik. A beszerzési gyakorlatok optimalizálása már nem korlátozódik a költségmegtakarításra: a valódi digitális átalakulás részét képezi.
Miért elengedhetetlen a beszerzési folyamat optimalizálása?
A beszerzés központi szerepet játszik minden vállalatnál. Optimalizálása, különösen a digitalizáció révén, lehetővé teszi a hatékonyság javítását és a beszállítókkal való kapcsolatok javítását.
A beszerzési folyamat meghatározása és céljai
A beszerzési folyamat magában foglalja az összes lépést, a követelmények azonosításától a tárgyalásokon át a szerződések nyomon követéséig. A teljes folyamat tehát különbözik a szűken vett beszerzéstől, amely a megrendelések operatív végrehajtásának felel meg. A komplex folyamat megfelelő meghatározása lehetővé teszi a belső szervezet strukturálását, a beszerzésmenedzsment megerősítését és a teljesítményértékelés optimalizálását.
A célok többrétűek:
- Költségcsökkentés;
- Szolgáltatásfejlesztés;
- Kiadásracionalizálás;
- Javított beszállítói kapcsolatok;
- Megfelelőségi előírások betartása.
Ez magában foglalja a kompetens belső csapatok mozgósítását, a követelmények egyértelmű meghatározását pontos specifikációk révén, valamint hatékony kiválasztási, beszerzési és tárgyalási technikák alkalmazását.
A beszerzés digitalizálásának előnyei
A beszerzési folyamat digitalizálása lehetővé teszi számos időigényes feladat automatizálását: a számlák kezelését, a versenytárgyalásokat, a specifikációkat vagy a szerződések nyomon követését. Az e-procurement szoftverek megkönnyítik a csapatok közötti együttműködést, egyszerűsítik a beszállítói kapcsolatokat, és jobb adatelemzést biztosítanak a folyamatos teljesítményértékeléshez.
Ezeknek az eszközöknek a vállalat beszerzési folyamatába való integrálásával javítjuk az irányítást és a nyomon követhetőséget, megteremtve a feltételeket a stratégiaibb, fenntarthatóbb és eredményorientáltabb beszerzéshez. Így minden fázis megtakarítási és értékteremtési lehetőséget kínál a vállalat számára.
„A digitalizáció feltétlenül szükséges. Nagyon nagy volumenekkel rendelkezünk, így e nélkül lehetetlen lenni optimalizálni a folyamatainkat. A digitalizáció lehetővé teszi számunkra, hogy a vállalattal együtt növekedjünk, és támogassuk a fejlesztési igényeket” – mondja Évelyne Mercier, a Manutan France pénzügyi igazgatója.
Digitalizálás a nagyobb hatékonyság érdekében: ezek a kulcsfontosságú lépések
Minden beszerzési folyamat jól meghatározott szakaszokból áll össze, amelyek specifikus digitális eszközök segítségével optimalizálhatók. Ez az átalakulás lehetővé teszi minden csapat számára, hogy növelje a reagálóképességet, javítsa a szolgáltatás minőségét és maximalizálja a generált értéket.
Követelmények azonosítása
Az első lépés egy belső audit elvégzése, amelynek célja a vállalkozás által igényelt áruk vagy szolgáltatások pontos felmérése. Itt elengedhetetlen a világos specifikációk megfogalmazása, az érdekelt felek bevonásával a pontos követelmények meghatározása.
Ezt követően a piacelemzés lehetővé teszi a legrelevánsabb partnerek azonosítását. Ez az elemzés felgyorsítható digitális megoldásokkal, amelyek képesek a belső adatok és a rendelkezésre álló ajánlatok kereszthivatkozására. A cél az, hogy szilárd alapot teremtsen a következő lépéshez, miközben figyelembe a vállalat stratégiai céljait is.
Beszállítók kutatása és kiválasztása
A beszállítók kiválasztása pontos kritériumokon alapul:
- Ár-érték arány;
- Szállítási határidők;
- Szabályozási megfelelés;
- Innováció;
- Logisztikai képességek stb.
A specializált platformok ma már lehetővé teszik ennek az értékelésnek az objektív, gyors és nyomon követhető elvégzését.
A beszerzési technikák modernizálódnak az adatbázisok, értékelő eszközök vagy ajánlási algoritmusok használatával. Ez nagyban megkönnyíti a versenyképes ajánlattételt, lehetővé téve a beszerzési osztályok számára, hogy szabványosított kritériumok szerint hasonlítsák össze az ajánlatokat. A partneri kapcsolatok is egyszerűsödnek, utat nyitva a fenntartható és kölcsönösen előnyös együttműködéseknek.
Tárgyalás, szerződéskötés és monitoring
A tárgyalás kulcsfontosságú fázis, ahol a beszerzési csapat biztosítja a legjobb feltételek elérését, miközben biztosítja a szerződés minőségét. A szerződéskezelő eszközök lehetővé teszik a szerződéstervezetek automatizálását, a kötelezettségvállalások monitorozását és eltérés esetén riasztások generálását is.
Végül, a teljesítménymonitorozás a beszerzési KPI-okra (kulcsfontosságú teljesítménymutatókra) támaszkodik, amelyek ismeretében időben hozhatjuk meg a kiigazító intézkedéseket. E lépés digitalizálása jobb előrejelzést, fokozott reagálóképességet és a kiválasztott beszállítói kötelezettségvállalások folyamatos kezelését teszi lehetővé.
Milyen eszközökkel optimalizálható a beszerzésmenedzsment?
Ahogy a beszerzési folyamat egyre stratégiaibbá válik, a digitális eszközök lehetővé teszik a vállalatok számára az agilitás, az átláthatóság és a teljesítmény növelését. A beszerzésmenedzsment digitalizálása így erőteljes eszközt jelent a hatékonyság erősítésére a beszerzési folyamat minden szakaszában.
Piaci technológiák és szoftverek
A ma elérhető szoftvermegoldások számos funkciót kínálnak a beszerzési folyamattal kapcsolatos tevékenységek automatizálására és optimalizálására. Ezek közül kiemelendők a következők:
- P2P eszközök (Purchase-to-Pay vagy Procure-to-Pay), amelyek a teljes beszerzési ciklust lefedik a számla kifizetéséig.
- ERP és SRM rendszerek, amelyek központosítják a vállalati adatokat, egyszerűsítik a beszállítókkal folytatott kommunikációt és megkönnyítik a költségvetés-ellenőrzést.
- TMS platformok (Szállításirányítási Rendszer), amelyek hasznosak a jelentős logisztikai problémákkal küzdő vállalatok számára.
Ezek a technológiák jelentős megtakarításokat tesznek lehetővé az alacsony hozzáadott értékű feladatok automatizálásával (versenyképes ajánlatok fogadása, szerződések feldolgozása, számlák kezelése stb.). Javítják a beszállítói kapcsolatokat is a jobb kommunikáció és a folyamatos teljesítményértékelés révén.
A platformok a beszerzési osztály és a külső partnerek közötti koordinációt is erősítik, miközben biztosítják a beszerzési specifikációkban meghatározott kritériumoknak való megfelelést.
E-procurement a Manutannál: kulcsrakész megoldás
A Manutan olyan e-procurement megoldást kínál, amelyet a vállalat beszerzési folyamatának automatizálására és egyszerűsítésére terveztek. Integrált és testre szabható, jelentős költségcsökkentést és értékes időmegtakarítást tesz lehetővé a beszerzési osztályok számára.
Beszerzés digitalizálása: egy konkrét sikerpélda
Vegyük egy közepes méretű ipari vállalat példáját, amely nagyrészt manuális munkával dolgozik. A megrendelések nyomon követése Excel fájlokon keresztül történt, a beszállítókkal folytatott kommunikáció széttagolt, és a belső validációk strukturálatlanok. Ez a kontextus jelentős időveszteséget, gyenge kötelezettségvállalási nyomon követhetőséget és a közvetett költségek ellenőrzésének nehézségeit eredményezte.
A folyamatos fejlesztés és az általános teljesítmény fokozásának logikáját követve a vállalat úgy döntött, hogy egy P2P típusú digitális megoldást (Purchase-to-Pay vagy Procure-to-Pay) vezet be. Ez a platform lefedte a teljes beszerzési ciklust (igénylés, validálás, beszerzés, szerződéskötés, megrendelés, átvétel és kifizetés). Integrálták a meglévő ERP rendszerrel, és fokozatosan bevezették a különböző csoportszintű egységeknél.
Ennek az átalakulásnak köszönhetően egy év elteltével számos előnyt figyeltek meg:
- 18%-os megtakarítás a közvetett költségeken, nevezetesen a szabálytalan kiadások csökkentése és a jobb tárgyalási folyamatok révén;
- 40%-os időmegtakarítás a szabványosított beszerzési kérelmek feldolgozásában;
- Jobb költségvetés-ellenőrzés az adatközpontosítás és a kötelezettségvállalások valós idejű láthatósága révén;
- A papírfelhasználás jelentős csökkenése, a CSR-megközelítés részét képezve;
- Javuló beszállítói kapcsolatok, amelyeket a folyamatok átláthatósága és az automatizált teljesítményértékelések tesznek lehetővé.
Ez a projekt a változásmenedzsment fontosságát is demonstrálta, a csapatok megfelelő képzésével és az operatív vezetés erőteljes bevonásával. A széttagolt működésről a digitalizált és koherens folyamatra való áttéréssel a vállalat beszerzési funkcióját stratégiai versenyképességi eszközzé alakította, amely agilisabb, nyomon követhetőbb és hosszú távú értéket teremt.
A beszerzési folyamat digitalizálásával történő optimalizálás lehetővé teszi a vállalatok számára a hatékonyság, az átláthatóság és az ellenőrzés növelését. Minden lépés modernizálásával megalapozható egy hatékonyabb, fenntarthatóbb, a jövőre összpontosító beszerzési funkció.
