Manapság a beszerzés stratégiai funkcióvá vált a vállalkozásoknál. A pozíció fontossága miatt elengedhetetlenné vált, hogy minden beszerzési osztály dashboardokon keresztül is lássa tevékenységeit. Ez az eszköz lehetővé teszi az összes beszerzési adat összesítését, elemzését és vizualizálását. A beszerzési osztályok így kezelhetik beszerzési tevékenységeiket, elkötelezhetik magukat a folyamatos fejlesztési megközelítés mellett, és funkciójukat valódi teljesítménynövelővé alakíthatják. A kihívás tehát egy világos, releváns és interaktív beszerzési dashboard létrehozása.
A beszerzési dashboard, mint stratégiai eszköz
A beszerzési dashboard egy vizualizációs eszköz, amely központosítja a fő teljesítménymutatókat, és grafikusan ábrázolja azokat. Táblázatok, grafikonok, diagramok: megjelenítik az összetett adatokat, hogy mindenki számára hozzáférhetőek és érthetőek legyenek. Ez áttekintést nyújt a beszerzési adatokról, a beszállítók teljesítményétől a költségmegtakarításokig.
A világos felülettel a beszerzési dashboardok megkönnyítik a döntéshozatalt. Ez lehetővé teszi a beszerzési osztályok számára, hogy valós időben figyeljék a mutatókat, összehasonlítsák az eredményeket a célokkal, és azonosítsák a fejlesztési lehetőségeket. Emellett kulcsfontosságú kommunikációs eszközök az érdekelt felekkel, elősegítve az átláthatóságot és az együttműködést a vállalaton belül.
Tom Mills, a Bibby Financial Services beszerzési igazgatója számára ez egy lehetőség arra, hogy bemutassa beszerzési tevékenységét. Íme a tanácsa, hogyan lehet ezt elérni: „Minden dashboardnak tartalmaznia kell a vezetőséget érdeklő fő teljesítménymutatókat vizuálisan hatásos grafikonokon és diagramokon megjelenítve, valamint a célkitűzések nyomon követését (évről évre, hónapról hónapra stb.). Ezeket az alapvető szabályokat minden fájlomban alkalmazom. Bár nem mindig rendelkezem kifinomult beszerzési technológiával ehhez (persze segít, ha van ilyen), de megrögzötten ragaszkodom ezek betartásához. A beszerzés értéke a megbízhatóságban és az átláthatóságban rejlik. Ahhoz, hogy elismerést szerezzen a beszerzésben, mindkét elemre szüksége van.”
Ideális esetben a beszerzési dashboard összegyűjti és egyidejűleg el is végzi a különböző forrásokból származó adatok elemzését. A legjobb az, ha a beszerzési osztályon dolgozók tehermentesítése érdekében automatikusan frissül is.
A különböző típusú beszerzési dashboardok
Különböző típusú beszerzési dashboardok léteznek. Mindegyiknek megvan a saját célja, különböző kategóriájú információkat mutat be, és egy célközönségnek szól.
A stratégiai beszerzési dashboard
A stratégiai dashboard a hosszú távú célok szemléltetésére szolgál. Például bemutatja a teljes éves kiadást, a kategóriánkénti és beszállítónkénti kiadásokat, az elért teljes megtakarítást stb. Ez a dashboard globális és előremutató képet ad a döntéshozóknak a megalapozott döntések meghozatalához.
Az operatív beszerzési dashboard
Az operatív dashboard célja a napi tevékenységek kezelése. Valós időben figyeli a beszerzési műveleteket, és biztosítja azok zökkenőmentes lebonyolítását. Magában foglalja a nyitott beszerzési kérelmeket, a lejáró szerződéseket, a folyamatban lévő tendereket és a tárgyalásokat. Ez lehetővé teszi a beszerzési osztályok számára, hogy gyorsan reagáljanak az adott helyzetre.
A taktikai beszerzési dashboard
A taktikai dashboard célja a csapat vagy egy beszerzési projekt teljesítményének mérése. Különösen a tárgyalási eredményekre, az elért megtakarításokra, a lezárt beszerzési kérelmekre, a beszerzési kérelmek ciklusidejére stb. összpontosít. Ez segít a beszerzési csapatnak a hatékonyság növelése érdekében a konkrét intézkedések kezelésében.
Beszerzési dashboard: Hogyan válasszuk ki a mutatókat?
Csábító lehet máshol megfigyelt modelleket és fő teljesítménymutatókat átvenni, azonban minden szervezetnek saját dashboardot kell létrehoznia, amely reagál a kihívásaira, stratégiájára és prioritásaira. Teljes mértékben testre kell szabni a releváns mutatókkal, a helyzetükhöz igazítva.
Például egyes szervezetek nem veszik figyelembe a pénzügyi KPI-kat. Ahogy Raphaël Galligani, a Sanef autópálya-üzemeltető beszerzési vezetője kifejti: „A vállalat vezetésével egyetértésben nem erőltetek pénzügyi KPI-kat a csapataimra. A pénzügyi teljesítményt közvetve a többi célkitűzésük is befolyásolja.”
De akkor mely fő teljesítménymutatókat kellene figyelemmel kísérni? Íme néhány példa, témakörök szerint csoportosítva.
Beszerzési hatékonyság
- A befektetés megtérülése
- Ellenőrzött beszerzés aránya
- Elért megtakarítások (a célkitűzésekhez képest)
- Teljes tulajdonlási költség (TCO)
Szerződések hatékony végrehajtása
- Költség/érték összefüggés
- Átlagos végrehajtási idő
Fenntartható beszerzés
- Vásárolt tételenkénti CO2-kibocsátás
- Az egyes beszállítók társadalmi hatása
Beszállítói teljesítmény
- Időben történő szállítási arány
- Beszállítói elégedettségi arány
- Beszállítói rendelkezésre állási arány
Szabályzatok és folyamatok betartása
- Szerződéseken kívüli beszerzések aránya
- Beszerzési ciklus időtartama
Minőség és megfelelőség
- Specifikációknak való megfelelési arány
- Beszállítói hibázási arány
- Beszállítói szerződéskötési arány
Mathilde Lahaie, a Manutan beszerzési tanácsadója hozzáteszi: „A long tail kiadások kategóriájába eső termékek forgalmazójaként ügyfeleinknek testreszabott dashboardokat biztosítunk. Ez hat fő optimalizálási területet emel ki a Savin’side® módszerünk szerint. Minden területhez specifikus KPI-kat követünk nyomon: digitalizációs arány, rendelési összeg, aktív telephelyek száma stb. Most egy új részt is beépítünk a fenntartható beszerzésről a szénlábnyommal együtt, a származási ország szerinti bontásban.”
5 aranyszabály a hatékony dashboardokhoz
- Biztosítsa az olvashatóságot egyértelmű betűtípusokkal, strukturált információkkal és megfelelő szövegméretekkel
- Csökkentse a kognitív terhelést egyszerű információkkal a maximális megértés érdekében
- Az adatokat egészítse ki kontextusba helyezett releváns megjegyzésekkel, vizualizációkkal és összehasonlításokkal
- Harmonizálja a színeket az egyes témákhoz tartozó színpaletta meghatározásával
- Automatizáljon annyit, amennyit csak tud.
Manapság a beszerzési dashboard egy nagyszerű irányítási és kommunikációs eszköz a csapatok számára. Az összes előny kihasználása érdekében a beszerzési osztályoknak biztosítaniuk kell, hogy releváns, jól megtervezett és integrált legyen a folyamatos fejlesztési megközelítésben. Azok a beszerzési osztályok, amelyek elsajátítják ezt a stratégiai eszközt, versenyelőnyre tesznek szert.
