A beszerzési megrendelés (PO, azaz purchase order) a vállalati beszerzésmenedzsment kulcseleme. A jóváhagyás és elküldés után ez a dokumentum az eladó és a vevő közötti kölcsönös kötelezettségvállalás értékével bír. Előbbinek a megrendelést az előírt feltételek szerint kell teljesítenie, utóbbinak pedig át kell vennie az árut vagy szolgáltatást, és ki kell fizetnie. Ez egy jó módszer arra, hogy kontrollálni tudja a kiadásait és felgyorsítsa a beszerzési folyamatot a vállalkozásokon belül.
Mi az a beszerzési megrendelés?
A beszerzési megrendelés (PO) egy kereskedelmi dokumentum, amely jogilag kötelező érvényű mindkét félre nézve, azaz a vevőre és az eladóra is. Miután a beszerzési megrendelést az eladó elfogadja, a dokumentum szerződéses megállapodásként működik.
Ez a dokumentum az értékesítés formalizálására szolgál és felsorolja a szolgáltatás összes lényeges feltételét (pl. termék, mennyiségek, árak, minőség, fizetés stb.). Ez lehetővé teszi mindkét fél számára, hogy megállapodjanak és elkötelezzék magukat azok tiszteletben tartása mellett. Az aláírás igazolja mindkét fél beleegyezését, amivel a beszerzési megrendelés adásvétellé válik. Ez a dokumentum ezután lehetővé teszi a vevő számára, hogy ellenőrizze, hogy a megrendelés az abban foglaltaknak megfelelően került-e leszállításra, az eladó pedig nyomon követheti az értékesítéseit.
A beszerzési megrendeléseknek több kötelező információt is tartalmaznia kell:
- Az eladó és a vevő adatai (a cég neve, székhelye és elérhetőségei);
- A megrendelés száma;
- A megrendelés dátuma;
- Az áruk és/vagy szolgáltatások leírása, beleértve a hivatkozást, leírást, szállítási dátumot, tételek mennyiségét, egységárát és végösszegét;
- A teljes összeg nettó és bruttó értéke, a szállítási költségek, az áfa mértéke;
- Egyéb feltételek (visszaküldési szabályai, jótállás stb.);
- A szállítási cím;
- Szállítási feltételek;
- Számlázási cím;
- Fizetési információk.
A beszerzési megrendelés folyamata
A megrendelést mindkét fél, a vevő és az eladó is létrehozhatja. Általában azonban a vevő indítja el a cége beszerzési folyamatának részeként.
1. lépés: A vevő beszerzési kérelmet hoz létre
Az első lépés egy beszerzési kérelem létrehozása, amelyet a beszerzési és/vagy pénzügyi osztályhoz kell benyújtani. Ez arra szolgál, hogy jóváhagyást kérjen a szükséges áruk és szolgáltatások megvásárlásához. A beszerzési kérelem jóváhagyható, elutasítható vagy részletesebben megvizsgálható.
2. lépés: A vevő megrendelési igényt nyújt be
A beszerzési kérelem jóváhagyását követően a vevő beszerzési megrendelést állít ki. Ez általában dedikált szoftveren keresztül történik, amely lehetővé teszi a beszerzési megrendelések elektronikus úton történő benyújtását és nyomon követését.
3. lépés: A szállító érvényesíti a beszerzési rendelést
Ezután a szállító feladata, hogy jóváhagyja vagy elutasítsa a beszerzési rendelést. Gondosan megvizsgálják a mennyiségeket, árakat, a teljes esedékes összeget és az általános feltételeket. A megrendelés érvényesítése után azonnal elküldhetik számlájukat (a PO szám feltüntetésével). Biztosítják továbbá a megrendelt termékek és/vagy szolgáltatások elkészítését és leszállítását.
4. lépés: A vevő rögzíti a megrendelést
A vevő az áru átvétele és megtekintése után feldolgozza a számlát, egyeztetve azt a tervezett beszerzési rendeléssel. Végül rögzítik a beszerzési rendelést, hogy a bizonylat könnyen visszakereshető legyen egy ellenőrzés esetén.
A beszerzési megrendelés előnyei
A beszerzési megrendelési rendszer bevezetése a vállalaton belül számos előnnyel jár. Ez lehetővé teszi a strukturált és hatékony beszerzési folyamatot, miközben megőrzi a meglévő kapcsolatokat.
A viták elkerülése
Az aláírt beszerzési megrendelés kötelező érvényű szerződésként működik, amely kötelezettségeket ír elő. Ebben az értelemben jogi dokumentumként működik, amely lehetővé teszi az összes információ megismerését, amelyben a felek megállapodtak. Ez segít elkerülni a tranzakcióval kapcsolatos esetleges vitákat vagy félreértéseket.
Rendeléskövetés biztosítása
A beszerzési rendelések segítenek nyomon követni a beérkező rendeléseket, valamint nyomon követni a kiadásokat és bevételeket az üzleten belül. Ez csökkenti a feldolgozási időt, és megakadályozza a megismételt rendeléseket vagy a váratlan számlákat. Mivel minden rendelés egyedi számmal rendelkezik, amely a megfelelő számlához kapcsolódik, ez leegyszerűsíti a számlázási folyamatot.
A beszállítói kapcsolatok egyszerűsítése
A jól kiépített rendszernek köszönhetően a teljes beszállítói menedzsment folyamat áttekinthetőbbé és gördülékenyebbé válik. A beszállító értékesítési folyamata biztonságos, minden információt tömören kommunikál, a számlázási folyamat leegyszerűsödik. A beszerzési rendelések kétségtelenül hozzájárulnak a beszállítókkal való kapcsolatok hosszú távú javulásához.
Az elektronikus beszerzési megrendelés előnyei
A hatékonyság, a gyorsaság és a pontosság növelése érdekében a vállalatoknak érdekükben áll a digitális beszerzési megrendelésekre való átállás egy e-procurement megoldáson keresztül. Ez lehetővé teszi számukra, hogy leegyszerűsítsék a folyamatot a strukturált beszerzési rendeléseknek, valamint a valós idejű nyomkövető rendszernek köszönhetően. Arról nem is beszélve, hogy a digitális és egységes rendszer megkönnyíti a dokumentumkeresést és az adatelemzést.
Kevin Nguyen, az Inari Medical informatikai projektmenedzsere az alábbi tapasztalatokat osztja meg:
„Csökkent a beszállítói könyvelő csapat által végzett kutatómunka, amelynek során azt nyomozták, hogy megérkezett-e az áru, vagy kaptak-e szállítólevelet. Mostantól mindezt egy helyen ellenőrizhetik: Meggyőződhetnek arról, hogy megkapták-e a számlát, majd ellenőrizhetik a rendelést és kifizethetik a számlát.”
A papíralapú dokumentumok kezelésének megszüntetésével a vállalkozások korlátozzák a manuális hibákat, csökkentik a költségeiket és a környezetre gyakorolt hatásukat. Lehetőség van arra is, hogy a megoldást más üzleti eszközökkel, például számviteli szoftverekkel vagy készletkezelési rendszerekkel integráljuk. Ez biztosítja az adatok konzisztenciáját a vállalaton belül.
A beszerzési megrendelés (PO) sokkal több, mint egy egyszerű adminisztratív dokumentum, a beszerzési és pénzügyi menedzsment alapvető pillére egy cégnél. A költségek ellenőrzésének, a beszállítói kockázatok csökkentésének és a tranzakciók átláthatóságának alapvető eszköze.
