Egy új iroda berendezésének költségei széles skálán mozoghatnak, attól függően, hogy milyen minőségi szintet célzunk meg, mekkora a rendelkezésre álló terület, és kivitelezés során milyen szolgáltatásokat veszünk igénybe. Egy professzionálisan berendezett iroda nem csupán esztétikai szempontból fontos, hanem a munkahatékonyságra és a dolgozók komfortjára is jelentős hatással van. Lássuk a legfontosabb költségtételeket!
Iroda felszerelése: Milyen költségekkel érdemes kalkulálni?
1. Tervezési költségek
Egy lakásirodát vagy egy csupán néhány munkaállomásból álló kis irodát berendezhetünk úgy is, hogy nagyrészt az intuícióinkra hagyatkozunk. Ha betartjuk az alapvető ergonómiai és munkavédelmi előírásokat (pl. megfelelő fényforrás, elegendő mozgástér), akkor saját tervezéssel is hangulatos és funkcionális irodát rendezhetünk be.
Egészen más viszont a helyzet, ha egy nagyobb irodaépületről van szó. Ebben az esetben célszerű bevonni olyan szakembert, aki segít megtervezni az új iroda berendezését. Ez lehet például olyan belsőépítészettel és lakberendezéssel foglalkozó szakember, aki kifejezetten irodákra specializálódott. Fontos, hogy az adott szakember az ergonómiai követelményeken túl a munkavédelmi és tűzvédelmi előírásokat is ismerje, hiszen az iroda tervezése során több jogszabályt is figyelembe kell venni. A Jószaki 2025-ös árai alapján a lakberendezők és belsőépítészek irodák tervezését négyzetméterenkét 10 és 35 ezer forint közötti összegért vállalják. Az ár nyilván függ a projekt összetettségétől és a régiótól is.
Másik megoldás lehet, ha az irodabútorokhoz olyan beszállítót választunk, amely biztosít ilyen szolgáltatást a saját termékeire. Ilyen például a Manutan is, ahol 3D látványtervezés segíti az új iroda berendezését.
Így működik a 3D látványtervezés a Manutannál
Az értékesítési képviselőnk először egyezteti Önnel a részleteket, például, hogy hányan dolgoznak majd az irodában, és mire van szükségük a munkájukhoz. Együtt gondolkodnak azon kiegészítőkről is, amelyeket kollégái hasznosnak találhatnak. Például légkondi vagy ventilátor nyárra, flipchart vagy faliújság. A grafikusunk ezután ingyenesen elkészíti a tervet 3D szoftverben. A tervezés során az e-shopunkban megtalálható termékeket használjuk, és úgy rendezzük el a bútorokat, hogy hatékonyan tudja kihasználni a teret. A szolgáltatásról részleteket itt olvashat.
Egy professzionális látványterv segítségével pontosan megtervezhetjük a terek elosztását, a bútorok elhelyezkedését és az iroda stílusát.
2. Új irodabútorok és felszerelések
Ez az egyik legjelentősebb tétel az iroda berendezése során. Az ár széles skálán mozoghat, a választék pedig óriási, ezért érdemes több árajánlatot is bekérni, illetve megbízható, nagy tapasztalattal rendelkező beszállítót választani. A beszállítók esetén a megbízhatóság fokmérője lehet például:
- A termékek rendelkeznek a szükséges tanúsítványokkal (pl. tűzvédelmi, biztonsági osztályok)
- A tartósság és az élettartam garantálásaként a szállító megfelelő hosszúságú garanciát vállal (az igazán jó termékek esetén ez messze több, mint a törvényi minimum)
- Az irodabútorokhoz a gyártó biztosít pót- és cserealkatrészeket
- A gyártó figyelembe veszi a fenntarthatósági törekvéseket (pl. újrahasznosított alapanyagok használata)
Tudta? A Manutan a saját márkás Manutan Expert termékekre akár 10 év garanciát is vállal, mert hisznek abban, hogy azok igazán tartósak és hosszú ideig használhatja őket. Részletek itt.
Ha szűkös a költségkeret, körbenézhet a használt irodabútorok piacán is. Ez főleg akkor előnyös, ha csak pár íróasztalra vagy szekrényre van szüksége.
Irodabútorok, amiket érdemes betervezni:
- Munkaasztalok és székek: Minőségi irodai szék már 50.000 Ft alatt is kapható. Ez az a tétel, aminél az ergonómiát nem szabad figyelmen kívül hagyni, hiszen az ülőmunka számos negatív hatással lehet a szervezetre. Ezek kialakulásának esélye csökkenthető helyes testtartással és az azt támogató ergonomikus kialakítással. Ha az új iroda desk sharing rendszerben működik majd, íróasztalból válasszon motorosan állítható magasságút. Bár ezek drágábbak, de cserébe mindenki úgy tudja beállítani, hogy az a testmagasságához leginkább passzoljon.
TIPP
Hogy melyik irodai szék a leginkább kényelmes, azt nem is olyan egyszerű eldönteni. A Manutan próbaszék szolgáltatása éppen ebben segít. Akár 3 széktípust is kipróbálhat és teszteltethet a kollégáival 14 napon keresztül. A kiválasztott irodai székkel felszerelheti az új irodát, amire pedig nincs szüksége, azt a Manutan visszaszállítja a saját költségén. A szolgáltatásról részleteket itt olvashat.
- Tárgyalóasztalok és székek: Ha cégnél gyakran vannak hosszú megbeszélések, a tárgyalóasztal felülete ne legyen átlátszó. Egy üvegasztal mellett az emberek feszengeni fognak, egyszerűen ezért, mert a lábukat nem tudják kényelmesen pihentetni. Ha jellemzőek a kiscsoportos projektek, akkor 4-6 fős körasztalok és tárgyalószéke lesznek ideálisak.
- Tárolórendszerek: Szükség lehet irattartó szekrényekre, polcokra, gurulós fiókokra. Ezek költsége nagyban függ a mérettől és a felhasznált anyagoktól. Jó, ha színben harmonizálnak az íróasztalokkal, így érdemes irodai bútorcsaládokban gondolkodni. Ismerje meg a Manutan Alfa és Viva irodai bútorsorozatát!
- Konyhai felszerelés: Hűtőszekrény, kávégép, mikrohullámú sütő és egyéb konyhai eszközök sem hiányozhatnak egy jól felszerelt új irodából. Egy teakonyha néhány százezer forintból kihozható, míg egy nagyobb irodai konyha étkezőasztalokkal és székekkel felszerelve nyilván drágább. A konyha felszerelésekor válasszon olyan anyagokat, amelyeket nagy igénybevételre terveztek, könnyen takaríthatóak és a felületük szükség esetén fertőtleníthető is.
- Recepciós pult és váróhelyiség: Egy jól kialakított recepció professzionális benyomást kelt. A recepciós pult és a váróteremben kialakított ülőhelyek sokszor egyedi gyártásban készülnek, ahol a szín és formavilág a cég arculatához van igazítva. De még mielőtt beleugrana egy költséges asztalos munka megrendelésébe, jó ha tudja, hogy számos forgalmazó vállalja, hogy a sztenderd bútorokat legyártja egyedi színekben is, vagy azokra külön matrica, illetve festés rendelhető. Ilyen egyedi kivitelt a Manutan is vállal.
3. Egyéb költségek
Egy új iroda berendezésekor nem szabad elkövetni azt a hibát, hogy a költségvetés tervezésekor nem kalkulálunk a járulékos, közvetett kiadásokkal. Ezek a következők lehetnek:
- Szállítás és összeszerelés: A szállítási költség igen tetemes összegre rúghat, erről mindenképpen egyeztessen még a megrendelés előtt. Érdemes azt is tisztázni, hogy a szállítás pontosan mit takar? Bizonyos cégek csak a megadott cím kapujáig vállalják a szállítást, amivel nem sokra megyünk, ha a mi irodánk az irodaház 5. emeletén található. A szállítási költségeket csökkenti, ha a bútorokat lapra szerelve vásároljuk meg, de ez esetben kalkuláljuk be a költségekbe az összeszerelés díját is.
- Dekoráció és kiegészítők: Faliképekkel, növényekkel, szőnyegekkel és egyéb kiegészítőkkel lesz teljes az összkép, így egy kisebb összeget ezekre is különítsen el.
- Világítás és árnyékolás: Az épületgépészet általában csak a mennyezeti világításokra terjed ki, de egy irodában ezen túl szükség lehet kiegészítő világításra is asztali lámpák formájában. Nyáron a monitor előtti munkavégzés rendkívül kellemetlen tud lenni tükröződő képernyő előtt. Gondoskodjon megfelelő árnyékolásról roló vagy szalagfüggöny formájában.
Mi az, amin nem szabad spórolni az iroda felszerelésekor?
- Ergonomikus székek és asztalok: A rossz minőségű bútorok hosszútávon negatív hatással lehetnek a dolgozók egészségére és teljesítésére.
- Világítás: A megfelelő fényviszonyok növelik a koncentrációt és csökkentik a szemfáradtságot.
- Zajcsökkentő megoldások: Nyitott irodák esetén az akusztikai panelek és zajcsökkentő megoldások javítják a munkakörnyezetet.
Hol lehet okosan spórolni?
- Moduláris bútorok: Olyan darabok választása, amelyek könnyen bővíthetők vagy átalakíthatók.
- Használt vagy felújított bútorok: Minőségi, használt irodabútorokat kedvezőbb áron is be lehet szerezni.
- Tömeges beszerzés: Nagyobb rendelés esetén a gyártók és forgalmazók kedvezményeket biztosíthatnak. A Manutan például számos terméke esetén biztosít mennyiségi kedvezményt.
Iroda berendezés árak: Mennyi az annyi?
A fentiekből is látható, hogy egy új iroda berendezése nagyban függ az egyedi igényektől és az iroda méretétől. A költségvetés tervezéséhez ugyanakkor segítséget adhat a Cushman & Wakefield kutatása, akik az Office Fit Out Cost Guide riportjukban foglalták össze, hogy a régióban átlagosan milyen költségekkel lehet kalkulálni. Ezek szerint Budapesten 750 euró/m² a minimum, 1200 euró/m² a közepes és 1750 euró/m² a minden igényt kielégítő kategóriába eső ár.
Megfelelő tervezéssel és okos döntésekkel jelentős költségcsökkentés érhető el anélkül, hogy a minőség rovására menne. A jól átgondolt tervezés, a megfelelő prioritások meghatározása és a hosszú távú fenntarthatóság figyelembevétele kulcsfontosságú egy hatékony és költségtakarékos iroda kialakításához.